Das Warenhaus Jelmoli an der Zürcher Bahnhofstrasse wird geschlossen. Für die betreibende Immobiliengesellschaft Swiss Prime Site (SPS) bedeutet die Abwicklung ein enormer Kraftakt – vor allem in rechtlicher Hinsicht: Über 1'000 laufende Vertragsverhältnisse gilt es inhaltlich zu überprüfen und an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Wie lässt sich eine solche Komplexität bewältigen? SPS entschliesst sich, für diese Herausforderung die Künstliche Intelligenz von Legartis zur Vertragsanalyse einzusetzen. Diese identifiziert und extrahiert relevante Datenpunkte aus den Vertragsdokumenten. Nach Validierung der Datenqualität können die notwendigen Vertragsanpassungen zur vollen Zufriedenheit der Stakeholder einfach im Word-Format ausgegeben werden.
Das gesamte Projekt dauerte nicht länger als 2 Monate. Erfahren Sie mehr über dieses Paradebeispiel für den erfolgreichen Einsatz von Legartis KI für Vertragsanalysen!
Das Projekt: Schliessung des Warenhauses Jelmoli
Das Warenhaus Jelmoli in Zürich gehört der SPS. Auf sechs Etagen bietet es ein vielfältiges Sortiment mit internationalen Marken und vielen Dienstleistungen. Aufgrund veränderter Konsumgewohnheiten und des wachsenden Online-Handels hat die SPS beschlossen, das Warenhaus in seiner bisherigen Form zu schliessen und zu transformieren. In diesem Zusammenhang ist es erforderlich, alle bestehenden Vertragsverhältnisse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Rahmenbedingungen
- Projektstart: 08.09.2023
- Ziel: Fristgerechter Abschluss von Vertragsanpassungen bis zum 24.11.2023
- Herausforderung: Identifizierung der relevanten Verträge und Extraktion der Vertragsdatenpunkte zu über 1'000 unstrukturierten Vertragsdokumenten
- Anforderungen: Entwicklung eines kosten- und zeiteffizienten Workflows zur Dokumentenanalyse und Vertragsanpassungs-Schreiben bei höchsten Qualitätsansprüchen
SPS: Evaluation des Projektpartners
SPS lotet zunächst die Optionen aus. Die erste Idee ist, eine grosse Anwaltskanzlei zu beauftragen, die über die notwendigen Ressourcen (d.h. die erforderliche Anzahl von Jurist:innen) verfügt, um den Dokumentenstapel fristgerecht zu bewältigen und korrekte Vertragsanpassungen zu garantieren. Diese geballte Kompetenz hat jedoch ihren Preis. Angesichts der Menge und Vielfalt der Dokumente ist man auch bereit, neue Wege zu gehen.
SPS: Entscheid für Legartis
Dann stossen die Verantwortlichen auf Legartis. Die Schweizer Legal AI-Experten empfehlen den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Vertragsanalyse. Auf diese Weise erreicht SPS eine hohe Qualität zu rund 10 Prozent der Kosten, die mit der Beauftragung einer Grosskanzlei angefallen wären. Die erprobte und kosteneffiziente KI-Lösung beeindruckt SPS mit ihrer Qualität und ihrer Geschwindigkeit, mit der sie Ergebnisse liefert.
Der Kosten-Nutzen-Faktor spielt eine zentrale Rolle für den Entscheid: Im Vergleich zu traditionellen manuellen Ansätzen bietet die KI-Lösung erhebliche Einsparpotenziale bei Zeit und Personalaufwand, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität einzugehen, denn diese sichert Legartis vertraglich zu. Anfang September 2023 fällt daher der Entscheid für die Legartis KI und der Startschuss für das Projekt.
Anforderungen an die Legartis Vertragsanalyse KI
Für die SPS ist es entscheidend, dass die Technologie höchste Standards in Bezug auf Präzision und Zuverlässigkeit erfüllt.
Die KI soll über 1'000 aktive Vertragsdokumente auf spezifische Datenpunkte analysieren, relevante Verträge und Vertragsdatenpunkte identifizieren und extrahieren. Anschliessend sollen die entsprechenden Vertragsparteien fristgerecht mit entsprechenden Vertragsanpassungsschreiben informiert werden. Dies in hoher Präzision und Genauigkeit.
Projektablauf
Die führende Legal AI-Technologie von Legartis lernt zuerst, die richtigen Datenpunkte aus den Vertragsdokumenten zu erkennen und herauszufiltern. Danach werden alle relevanten Datenpunkte in eine Excel-Liste exportiert. Die von der KI gelieferten Daten werden automatisiert in vorbereitete Vertragsanpassungsschreiben importiert.
KI Vertragsanalyse: In vier Schritten zur Vertragsanpassung
- Extraktion der Datenpunkte: Die Legartis KI analysiert alle Vertragsdokumente, erkennt die relevanten Vertragsdaten und extrahiert die Datenpunkte, die für das Projekt relevant sind.
- Validierung mit Test-Sets: In verschiedenen Validierungsverfahren prüft Legartis, ob die gewonnenen Datenpunkte den Anforderungen entsprechen. Dazu nutzt Legartis eine Test-Pipeline mit Bewertungsmechanismen.
- Validierung durch SPS: SPS überprüft die Qualität der Daten, die von der KI in eine Excel-Liste extrahiert werden.
- Erstellung der Vertragsanpassungen: Die von der KI gelieferten Daten werden automatisiert in vorbereitete Vertragsanpassungsschreiben importiert.
Ergebnisse: Präzision und Effizienz, die überzeugen
Das Projekt ist ein voller Erfolg: Mit der KI-gestützten Vertragsanalyse werden aus den über 1'000 Vertragsdokumenten die relevanten Verträge und Vertragsinhalte identifiziert und die Vertragsparteien fristgerecht informiert. Alle Vertragsanpassungsschreiben werden fehlerfrei versendet.
Es gibt keine negative Rückmeldungen zu den Formalitäten der Vertragsanpassungen – weder von Vertragspartnern noch von internen Stakeholdern. Innerhalb von SPS wird die Professionalität und Effizienz der Abwicklung positiv hervorgehoben.
Jürg Sommer, General Counsel von SPS, zeigt sich begeistert:
"Dank des Einsatzes von Legartis konnten wir den komplexen Vertragsanpassungs-Prozess in hoher Qualität bei vergleichsweise geringen Kosten abschliessen. Die Legartis KI hat unsere Erwartungen erfüllt und gezeigt, was diese Technologie leisten kann: hohe Präzision und Geschwindigkeit in einem komplexen Prozess."
Download der Case Study
Vorteile der Legartis KI bei Vertragsanalysen
- Effizient: Statt dass die Mitarbeitenden mühsam jeden Vertrag lesen und Datensätze abtippen müssen, erledigt das die KI. Eine echte Entlastung für das Unternehmen.
- Zuverlässig fehlerfrei: Eine gut trainierte KI macht keine Flüchtigkeitsfehler. Auch beim Projekt Jelmoli gab es keine Zahlendreher. Die KI extrahiert die Daten zuverlässig korrekt.
- Kostengünstig: Qualifizierte rechtliche Fachkräfte haben ihren Preis. Eine auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmte KI wie jene von Legartis verlangt deutlich weniger finanzielle Ressourcen.
- Schnell: Aufgaben aus dem Bereich Vertragsanalyse gestalten sich häufig repetitiv und lassen sich nicht etwa durch ein grösseres Wissen beschleunigen. Für Geschwindigkeit sorgt nur die KI mit ihren automatisierten Prozessen.
Das Projekt Jelmoli demonstriert eindrucksvoll, wie leistungsfähig hochspezialisierte Künstliche Intelligenz bei einer klar umrissenen Aufgabenstellung wie dieser sein kann – und dass Unternehmen die Vorteile der Vertragsanalyse auch in der Post-Signing-Phase voll ausschöpfen sollten, wenn sie schnelle, präzise Ergebnisse wünschen.
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