Die Implementierung von KI oder AI (künstliche Intelligenz oder Artificial Intelligence) in eine Rechtsabteilung oder auch in Fachabteilungen stellt für Legal Teams eine grosse Veränderung dar. Damit Sie bei der Implementierung von Legal AI in der Vertragsprüfung keine grossen Hürden erfahren, haben wir eine Checkliste zusammengestellt. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre KI-assistierte Vertragsprüfung erfolgreich umzusetzen.
Der Ablauf der Implementierung ist in vier Phasen unterteilt: In die Planungsphase, die Analyse, die Implementierung und die Review bzw. Optimierungs-Phase. Wir stellen Ihnen für jede Phase die wichtigsten To-Dos vor. Sie können sich die Checkliste auch einfach herunterladen, damit Sie sie jederzeit zur Hand haben.
1.1. Das Projekt-Team bestimmen
| Wer ist der Projektleiter? |
Sie brauchen engagierte Fachleute, die Verantwortung und Koordination während des Projekts übernehmen. Daraus bildet sich das Projektteam. |
|
| Wer ist das Projekt-Team? |
1.2. Interne Stakeholder bestimmen
|
Wer sind unsere Stakeholder? |
Wer kommt mit der Technologie in Berührung, profitiert davon oder könnte das Projekt behindern? Mögliche Schlüsselrollen spielen die Rechtsabteilung, IT, Procurement, Sales, Finance und das Management. |
|
|
Wer gibt das Projekt frei: Budget, IT-Regularien? |
1.3. Projektauftrag erstellen
| Kurzer Projektauftrag mit Zielen, grobem Zeitplan, Projektteam und Projektbudget erstellen | Der Projektauftrag gibt die Stossrichtung vor |
Während der Analysephase des Projekts schaffen Sie die Grundlage für Ihren Projektplan. Dazu beschreiben und analysieren Sie die Ausgangssituation mit Bezug auf relevante Indikatoren und formulieren auf dieser Grundlage die erwünschten Ziele, die mit automatisierter Vertragsprüfung in Ihrem Unternehmen erreicht werden sollen.
2.1. Ausgangslage
| Beschreibung der Ausgangssituation und der Problemstellung. | Lassen Sie sich von Ihrem KI-Anbieter bei der Analyse der Ist-Situation unterstützen und erstellen Sie gemeinsam einen Business Case. | |
| KPIs und Metriken aufzeigen (Anzahl Verträge / Jahr; Anzahl Std.
Vertragsprüfung pro Jahr) |
||
| Risiken aufgrund von Nicht-Standardisierung | ||
|
Zufriedenheit des Legal Teams |
||
|
Produktivität des Legal Teams in Bezug auf Vertragsprüfungen |
2.2. Ausgangslage Fachabteilung
|
Wartezeit in Tagen, bis eine Vertragsprüfung abgeschlossen ist |
Falls sich in Fachabteilungen Potenziale zur Beschleunigung eröffnen, sollten Sie eine Analyse mit den betroffenen Abteilungen durchführen. |
|
|
Anzahl abgeschlossener Verträge / Vertragsart pro Jahr |
||
|
Zufriedenheit der Fachabteilung mit der Vertragsprüfungsdauer. |
2.3. Ziele: Soll-Situation formulieren
|
Quantitativ: |
Zeigen Sie in der Soll-Situation auf: Welche Prozesse wurden verbessert? Wie haben sich die Aufgaben in der Rechtsabteilung verändert? |
|
|
Um wie viel % möchten Sie den Vertragsprüfungsprozess beschleunigen? |
||
|
Um wie viel % möchten Sie die Durchlaufzeit eines Vertrags reduzieren? |
||
|
Um wieviel % möchten Sie die Anzahl der abgeschlossenen Verträge pro Jahr erhöhen? |
||
|
Um wieviel % möchten Sie die rechtlichen Risiken aus der Vertragsprüfung minimieren? |
||
|
Qualitativ: |
||
|
Um wie viel % möchten Sie die Zufriedenheit Ihres Legal Teams erhöhen? |
||
|
Um wie viel % möchten Sie die Zufriedenheit der Fachabteilungen erhöhen? |
||
|
Welche Prozesse haben sich verbessert? |
||
|
Wie haben sich die Verbesserungen auf die Produktivität ausgewirkt? |
2.4. Business Case erstellen
|
Gemeinsam mit dem Solution Provider die Ist-/Soll-Situation erstellen |
Ziel des Business Case ist, festzustellen, wie die Kosten-Nutzen-Rechnung in der Rechtsabteilung nach Einführung der KI-assistierten Vertragsprüfung aussieht. |
|
|
Kosten-Nutzen aufzeigen
|
2.5. Projekt-Budget erstellen
|
Kostenplanung Investitionen: |
Grenzen Sie in der Budgetplanung ab: Was sind einmalige Projektkosten? Was sind jährliche und wiederkehrende Kosten? |
|
|
Lizenzkosten |
||
|
Onboardingkosten |
||
|
Externe Beratungskosten |
||
|
IT-Anpassungen |
||
|
Interner Personalaufwand: |
||
|
Projektleiter |
||
|
Projektteam |
||
|
Sonstige Projektmitarbeitende |
||
|
Weitere Kosten: |
||
|
Unvorhergesehenes |
2.6. Freigabe zur Umsetzung
|
Wer gibt das Projekt frei: |
Klären Sie frühzeitig ab, wer das Projekt freigibt, damit es keine Verzögerungen in der Projektplanung gibt. |
|
|
Steering Committee? |
||
|
Finance? |
||
|
Management? |
||
|
Selbstverantwortetes Budget? |
2.7. Projektplan erstellen
|
Zeitrahmen, Projektphasen und Milestones festlegen |
||
|
Bestimmung der Nutzergruppen für das erste Roll-out |
||
|
Bestimmung der Nutzergruppen für weitere Roll-outs |
||
|
Sind alle internen IT-Regularien bekannt und erfüllt? |
||
|
Ist der Installationsprozess (Timing, Milestones) mit der IT abgestimmt? |
Zum Start der Implementierung stimmen Sie sich mit Projektleiter:innen, Anbieter und Budgethoder ab und bereiten die User:innen auf die Nutzung des Tools vor.
3.1. Kickoff Implementierung
|
Stimmen Sie sich ab: |
||
|
Projektleiter |
||
|
Solution Provider |
||
|
Sponsor bzw. Budgetholder |
3.2. User Onboarding
|
Vorbereitung der User:innen: |
||
|
Einblick in das Tool |
||
|
Erwartungen an die Nutzung klären |
||
|
Unterstützung durch den Anbieter einholen |
||
|
Während des Onboardings: |
||
|
Feedback einholen |
||
|
Unterstützung anbieten |
Während der Review-Phase identifizieren Sie Optimierungspotenziale, die Sie beim nächsten Rollout umsetzen können und stellen sicher, dass das Tool ohne weitere Hürden in den Prozessabläufen von Nutzer:innen verwendet wird.
|
Wissen alle User:innen, wie das Tool genutzt wird? |
||
|
Ist die Koordination mit der Rechtsabteilung abgestimmt? |
||
|
Ist das nächste Rollout geplant? |
Eine strategische Herangehensweise an die Implementierung Ihres KI-Projekts verspricht den Erfolg der Umsetzung. Eine gut geplante Strategie für die Implementierung von KI in der Vertragsprüfung ist die Voraussetzung für eine gewinnbringende Investition. Die Einführung von künstlicher Intelligenz in der Rechtsabteilung ist nicht mit dem Kauf der Legal Software getan, sondern verlangt das Mitdenken neuer Prozesse, Voraussetzungen und Bedürfnisse beteiligter Nutzer:innen.
Mit dieser Checkliste erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch die wichtigsten To-Dos im Planungs- und Implementierungsprozess Ihres Tools.