Die Erstellung eines Contract Playbooks ist unbestreitbar praktisch: So stellen Sie durch klare Anweisungen eine konsistente Vertragsprüfung durch alle Mitarbeitenden sicher. Contract Playbooks führen zu effizienteren Vertragsverhandlungen und sichern internes Know-how. Außerdem reduzieren die Handbücher zur Vertragsprüfung repetitive Fragen an die Rechtsabteilung.
Doch bevor Sie Ihren Nutzen aus all diesen Vorteilen ziehen können, müssen Sie Ihr Contract Playbook erst einmal erstellen. Viele Unternehmen schrecken vor der vermeintlichen Herkulesaufgabe zurück. Ein Handbuch, das alle Fragen zu einem Vertrag ein für alle Mal klären soll, erfordert doch bestimmt ein großes Zeitinvestment?
Richtig angegangen, entwerfen Sie Ihr eigenes Contract Playbook innerhalb weniger Tage. Wie Sie ein Contract Playbook erstellen, erläutern wir in 5 Schritten. Folgen Sie unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung, haben Sie schon bald ein gut strukturiertes und wirkungsstarkes Handbuch zur Vertragsverhandlung erstellt.
Contract Playbook erstellen? Klären Sie zuerst diese Fragen
Sie stehen in den Startlöchern und wollen rasch Ergebnisse sehen. Das ist verständlich! Nehmen Sie sich dennoch zu Beginn die Zeit, drei grundlegende Entscheidungen hinsichtlich des Contract Playbooks zu treffen:
1. Format: Welches Format soll Ihr Playbook erhalten?
Die Möglichkeiten reichen vom klassischen Dokumentenordner im Regal über die Excel-Tabelle im Sharepoint bis zum komplett digitalen, in die Systeme integrierten Playbook. Berücksichtigen Sie auch, wie Mitarbeitende später auf das Playbook zugreifen werden. Unnötig zu erwähnen, dass ein möglichst barrierefreier, einfacher Zugang die Akzeptanz Ihres Werkes verbessert.
Tipp: Bei Legartis ist das Contract Playbook in die LegalTech Software eingebettet. Damit KI und Playbook optimal zusammenarbeiten, stellen wir unseren Kunden eine Contract Playbook Vorlage zur Verfügung.
2. Vertragsart: Welchen Vertragstyp soll Ihr Playbook behandeln?
Trennen Sie Vertragsarten strikt: Jeder Vertragstyp bekommt ein separates Contract Playbook. Starten Sie mit einem Vertragstypen, vorzugsweise mit einem stark standardisierten wie etwa Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) oder Auftragsverarbeitungsverträge. Sammeln Sie dabei Erfahrungen und nehmen Sie nach und nach weitere Vertragstypen hinzu.
3. Task-Force: Wer muss in die Erstellung des Contract Playbooks involviert werden?
Vertragsrichtlinien werden durch die Bedürfnisse aller Abteilungen bestimmt. Holen Sie die verschiedenen Stakeholder, Ihre Expertise und Erfahrung ab. Die Personen, die tägliche Herausforderungen in der Vertragsprüfung und -verhandlung lösen müssen, verfügen über einen reichen Erfahrungsschatz. Diesen sollten Sie in die Erstellung des Contract Playbooks einfließen lassen.
Außerdem schadet es nicht, wenn Sie das Projekt, dessen Zweck und das generelle Vorgehen im Voraus kommunizieren. Niemand wird gerne überrascht. Geben Sie den beteiligten Personen eine Chance, sich vorzubereiten. Sie können auf diese Weise bereits Überlegungen anstellen und die fließenden Informationen werden von höherer Qualität sein.
Tipp: Auch externe Expert:innen wie Anwält:innen und Berater:innen können einen wertvollen Beitrag bei der Erstellung Ihres Contract Playbooks leisten. Vor allem, wenn sie Erfahrung mit der Implementierung eines solchen in verschiedenen Unternehmen mitbringen. Beachten Sie aber, dass Sie diese Aufgabe in den meisten Fällen nicht als Ganzes delegieren sollten.
In 5 Schritten zum Contract Playbook
1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe
Denken Sie im ersten Schritt an Ihre Zielgruppe. Wer wird das Contract Playbook in Zukunft nutzen?
- das Legal Team selbst?
- juristisch geschulte und erfahrene Business User?
- völlig fachfremde Mitarbeitende aus Vertrieb und anderen Abteilungen?
- das Compliance-Team?
Die Bedürfnisse von Jurist:innen decken sich nicht in allen Belangen mit jenen von Mitarbeitenden aus Fachabteilungen Einfache Strukturen und Formulierungen erleichtern diesen den Zugang zur juristischen Expertise. Unterscheiden Sie dabei: Der erklärende Meta-Text um die Standardklauseln herum nimmt den Leser bei der Hand, die fachlichen Inhalte bleiben juristisch messerscharf und klar.
Für Jurist:innen kann es herausfordernd sein, die „Fachbrille“ abzusetzen und mit den Augen eines Business Users auf die Sachverhalte zu schauen. Holen Sie sich hier unbedingt Unterstützung und nehmen Sie Feedback ernst (siehe Schritt 4). Wenn das Playbook einen Mehrwert für Ihre Zielgruppe darstellen soll, muss es die benötigten Informationen auf für sie verwertbare und unmittelbar zugängliche Weise aufbereiten.
Sie fragen sich, ob, wann und wozu Sie überhaupt ein Contract Playbook brauchen? Antworten finden Sie hier: Contract Playbook: Warum man es braucht.
2. Sichten Sie das vorhandene Material
Nun geht es darum, die Inhalte Ihres Contract Playbooks zusammenzutragen und zunächst unsortiert zu sammeln. In ein Contract Playbook gehören interne Richtlinien zu Aufbau und Inhalt der gewählten Vertragsart und Guidelines für dessen Verhandlung:
- Vertragsstandardtexte
- Akzeptable Abweichungen davon
- Wünschenswerte Klauseln, auf die jedoch auch verzichtet werden kann
- No-Gos, die der Vertragsschließung entgegenstehen
- Kriterien zum erforderlichen Ort im Vertragsdokument
- Hinweise und Tipps aus der juristischen Praxis
- Best Practices aus früheren Vertragsverhandlungen
Die gute Nachricht: Dieses Wissen ist schon vorhanden, verstreut in einzelnen Dokumenten, Datenbanken oder in den Köpfen Ihrer Rechtsexpert:innen. Sie müssen es nur finden! Ziehen Sie die Informationen aus allen verfügbaren Quellen zusammen.
Tipp: Vertragsvorlagen bieten eine gute Orientierungshilfe bei der Erstellung Ihres Contract Playbooks. Sie enthalten z. B. bereits genehmigte Standardklauseln, die Sie direkt in Ihr Contract Playbook übernehmen.
3. Stellen Sie die Informationen zusammen
Sie möchten Ihre Vertragssprache standardisieren und alle wichtigen Informationen zu einem Vertrag in eine hilfreiche Form bringen. Darum machen Sie sich jetzt daran, die gesammelten Inhalte einerseits zu sichten, zu verifizieren und gegebenenfalls zu korrigieren.
Andererseits gliedern Sie diese und gruppieren Sie zu den einzelnen Kapiteln des Playbooks. Achten Sie auf eine intuitive, sinnvolle Struktur, die den Leser:innen Überblick verschafft. Hilfreich dabei: ein Contract Playbook Muster. Im Zuge dieses Prozesses erkennen Sie auch schnell, welche Informationen fehlen und ergänzt werden müssen.
Tipp: Mit dem Contract Playbook sollen repetitive Fragen an die Rechtsabteilung reduziert werden. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten die Vertragsrichtlinien nicht zu starr formuliert sein. Stellen Sie den Nutzer:innen des Contract Playbooks alternative Formulierungen pro Rechtsthema und Klausel zur Verfügung.
4. Holen Sie sich Feedback von Test User:innen
Führen Sie zuerst für sich selbst und danach mit 2-3 Kolleg:innen einen Probelauf durch. Wichtig ist, dass diese aus verschiedenen Abteilungen kommen und unterschiedliche Hintergründe mitbringen.
Testen Sie, ob Ihre Anweisungen im Contract Playbook verständlich sind, das Contract Playbook alle notwendigen Informationen enthält oder ob bestimmte Instruktionen fehlen. Passen Sie Ihren Entwurf danach an und iterieren Sie!
5. Planen Sie jetzt bereits Version 2.0
Ihr Contract Playbook bildet die Basis für die Vertragsprüfung und -verhandlung für Sie und Ihre Kolleg:innen. Damit Ihr Contract Playbook allgemein akzeptiert wird, sind zwei Elemente zentral:
- Bestimmen Sie eine Person, welche für die Aktualität des Contract Playbooks verantwortlich ist.
- Schaffen Sie ein Gefäss für kontinuierliches Feedback (z. B. Q&A-Meetings).
Ihr Contract Playbook wird niemals einen finalen Status erreichen. Das ist gar nicht Sinn der Sache! Betrachten Sie es vielmehr als lebendiges Hilfsmittel, das sich mit den Anforderungen der Geschäftswelt wandelt. Im Idealfall pflegen Sie Ihr Handbuch perspektivisch in eine Legal Software für die automatisierte Vertragsprüfung ein.
So erstellen Sie ein Contract Playbook: 3 Key Takeaways
- Die Aufgabe, ein unternehmensweites Contract Playbook zu erstellen, klingt anspruchsvoll. Wenn Sie aber Schritt für Schritt vorgehen, bleibt der Prozess überschaubar. Üblicherweise vergehen bis zum ersten Entwurf nur wenige Tage.
- Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, legen Sie Format und Vertragsart des Contract Playbooks fest. Außerdem holen Sie Ihre Stakeholder ins Boot.
- Das Zusammenziehen, Auswerten und Aufbereiten der Informationen nimmt den Großteil des Projektes ein. Greifen Sie hierzu auf das Wissen erfahrener Expert:innen und bereits vorhandene Vertragsvorlagen zurück. So gehen Sie nicht im Klausel-Urwald verloren.
