Chronische Überbelastung, begrenztes Budget und repetitive Aufgaben - kennen Sie? Die Anforderungen an Unternehmen und die Einhaltung von Regularien steigen bei gleichbleibenden Kapazitäten. Aufträge stauen sich und es bleibt keine Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Die Herausforderungen, mit denen Rechtsabteilungen in Unternehmen konfrontiert sind, sind vielfältig und verzögern Prozessabläufe im ganzen Unternehmen. Dabei bietet die automatisierte Vertragsprüfung mit einer Contract Review Software eine Lösung an.
Contract Review Software kann in dieser Lage helfen. Denn das Programm setzt um, was der Name verspricht: Es unterstützt Sie bei der Prüfung von Verträgen und ermöglicht auch nicht juristisch geschulten Mitarbeiter:innen, Verträge schnell zu analysieren. Aber was genau ist Contract Review Software eigentlich und in welchen Situationen wird sie gebraucht?
Was ist eine Contract Review Software?
Unter Contract Review Software versteht man ein in den meisten Fällen AI-assistiertes Programm, das Sie bei der Vertragsprüfung unterstützt, indem es Klauseln, juristische Konzepte und Formulierungen analysiert, mit Rechtstexten und Unternehmensstandards abgleicht und auf ihre Zulässigkeit prüft. Die Software standardisiert und organisiert den Prüfprozess und erleichtert langwierige, manuelle Arbeit. Die Ergebnisse werden separat für User zusammengefasst und Auffälligkeiten und Unstimmigkeiten hervorgehoben. Welche Klauseln entsprechen Ihren Unternehmensrichtlinien und welche sind inakzeptabel?
Contract Review Software ist darauf trainiert, spezifische Informationen aus einer großen Menge Verträgen zu erkennen und für die Nutzer:innen zusammenzufassen. Auf diese Weise leitet die Software sie durch den Vertrag und gibt Handlungsanweisungen bei Klauseln, die nicht unternehmenskonform sind. Damit die Software Unterschiede zwischen der im Vertrag verwendeten Sprache und genehmigten Bedingungen erkennen kann, werden die Unternehmensrichtlinien in einem Contract Playbook hinterlegt. So werden juristisches Wissen und die Richtlinien des Unternehmens transparent standardisiert und als Grundlage für alle Vertragsprüfungen nutzbar. Kritische Klauseln können so von Legals und Non-Legals gefunden und bearbeitet werden, ohne dass der Prüfprozess ausgebremst wird.
Contract Review Software Definition
Contract Review Software ist ein digitales Werkzeug, das Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen nutzt, um die Vertragsprüfung und -verwaltung zu automatisieren. Diese Softwarelösungen analysieren und bewerten Verträge, um Risiken, Verpflichtungen und Chancen schnell und effizient zu identifizieren. Darüber hinaus bieten sie Funktionen wie Zusammenfassungen, Versionskontrolle und Integration in bestehende Systeme, um den gesamten Vertragslebenszyklus zu optimieren.
Was macht eine Contract Review Software?
Contract Review Software erleichtert allen Mitarbeiter:innen eines Unternehmens die Arbeit, sobald Verträge geprüft werden müssen. Klauseln müssen nicht mehr mühevoll einzeln gelesen, abgeglichen und geprüft werden, sondern werden von der Software analysiert und in Sekunden ausgewertet.
Contract Review Software mit AI
Um das zu ermöglichen, nutzen innovative Legal Tech-Anwendungen Künstliche Intelligenz (AI). Besonders hilfreich im Prüfprozess ist eine vortrainierte AI. Im Trainingsprozess, der die AI befähigt, Verträge zu “lesen”, ihre Sprache zu erkennen und Alternativen anzubieten, werden der Software im Machine Learning Verträge vorgelegt, Ergebnisse geprüft und korrigiert, bis die Legal Tech AI Nutzer:innen wirklich unterstützen kann.
Hier unterscheiden sich Lösungen in ihrem Angebot: Ist die AI der Anwendung nicht vortrainiert, muss dieser Lernprozess über Wochen und Monate selbst betreut und die Ergebnisse von den Anwender:innen korrigiert werden.
Contract Review Software im Vertragslebenszyklus
Gerade im Prüfprozess eines Vertrags kann durch notwendige Absprachen zwischen dem Legal Department und Non-Legals Zeit verloren gehen und die Verhandlung verzögert werden. Contract Review Software entfaltet entsprechend in der Pre-Signing Phase seine volle Kraft:
Standards müssen nicht mehr nachgeschaut und abgesprochen werden, sondern sind vom Programm hinterlegt und werden automatisch angewendet, um bestehende vertragliche Unstimmigkeiten zu korrigieren. Die AI liefert alle relevanten Vertragsprüfungs-Ergebnisse innerhalb von Sekunden, sodass Anpassungen kritischer Stellen vorgenommen werden können und die Vertragsverhandlung schneller abgeschlossen werden kann.
Eine vortrainierte Contract Review AI, also eine Lösung, die mit einer vortrainierten künstlichen Intelligenz bei Ihnen zum Einsatz kommt, kann grundsätzlich ab dem ersten Tag nach Installation Verträge prüfen. Contract Review Software mit AI kann ab sofort Vertragstexte lesen, nicht nur im Legal Department, sondern in allen Unternehmensbereichen, kritische Klauseln markieren und relevante Lösungen vorschlagen. Sie gleicht die hinterlegten Unternehmensrichtlinien mit den Vertragsinhalten ab und hebt hervor, welche Klauseln nicht mit den Vorgaben übereinstimmen. Gleichzeitig bietet Sie passende Formulierungen für die Korrektur an. Sie müssen Sie nur noch an- und übernehmen.
Warum brauche ich eine Contract Review Software?
Contract Review Software hilft Unternehmen dabei, Zeit und Geld zu sparen, erleichtert repetitive Arbeit und hilft dabei, Fehlerquellen zu reduzieren. Es gibt einige Gründe, die für den Einsatz von Contract Review Software im Unternehmen sprechen - denn sie erleichtert Jurist:innen und Fachmitarbeitenden die Herausforderungen der Vertragsprüfung.
Herausforderungen bei der Contract Review
Die Contract Review ist ein wichtiger Bestandteil des Vertragslebenszyklus, aber es gibt viele Herausforderungen, die bei der Durchführung einer erfolgreichen Vertragsprüfung berücksichtigt werden müssen. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Herausforderungen bei der Contract Review betrachtet und erklärt wie Unternehmen diese Herausforderungen bewältigen können:
- Zuteilung
Eine der grössten Herausforderungen bei der Contract Review ist die Zuteilung von Ressourcen. In vielen Unternehmen sind die Ressourcen begrenzt, und es kann schwierig sein, die richtigen Personen mit der Vertragsprüfung zu betrauen. Eine mögliche Lösung besteht darin, ein Team von Unternehmensjurist:innen einzusetzen, die speziell für die Vertragsprüfung geschult und zugewiesen sind.
- Medienbrüche
Ein weiteres Hindernis bei der Contract Review sind Medienbrüche. Die Verträge sind in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Plattformen gespeichert, was die Verwaltung und Überprüfung erschwert. Ein möglicher Lösungsansatz besteht darin, ein Vertragsmanagement-System zu implementieren, das alle Verträge an einem zentralen Ort speichert und den Zugriff auf diese erleichtert.
- Compliance Verstösse
Eine weitere Herausforderung bei der Contract Review ist die Einhaltung von Vertragsbedingungen und gesetzlichen Vorschriften. Es ist schwierig, sicherzustellen, dass alle Verträge vollständig und korrekt sind und dass sie den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Hier ist es hilfreich, eine Checkliste von Vertragsbedingungen und rechtlichen Anforderungen zu erstellen, die bei jeder Vertragsprüfung berücksichtigt werden müssen.
- Durchlaufzeiten
Die Durchlaufzeiten bei der Contract Review sind ebenfalls eine Herausforderung. In vielen Unternehmen dauert es lange, bis ein Vertrag geprüft und genehmigt wird, was zu Verzögerungen bei der Durchführung von Geschäften führen kann. Eine Lösung besteht darin, den Vertragsprüfungsprozess zu automatisieren und zu standardisieren, um die Durchlaufzeiten zu verkürzen.
- Kapazitäten
In vielen Unternehmen gibt es einen begrenzten Pool von qualifizierten Unternehmensjurist:innen, die Verträge prüfen, was zu Engpässen führt. Um dem entgegenzuwirken, müssen zusätzliche Ressourcen bereitgestellt oder die Vertragsprüfung an externe Dienstleister ausgelagert werden.
- Unternehmensrichtlinien
Auch das Einhalten der Unternehmensrichtlinien ist eine Herausforderung bei der Contract Review. Es ist schwierig, sicherzustellen, dass alle Verträge den internen Richtlinien und Verfahren des Unternehmens entsprechen. Es hilft in diesem Fall klare Richtlinien und Verfahren für die Vertragsprüfung zu implementieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen entsprechend geschult sind.
Optimierung durch Contract Review Software
Trotz der hohen Bedeutung von Verträgen bleibt ihre Verwaltung häufig zeitaufwändig und fehleranfällig. Hier kommt Contract Review Software ins Spiel, die den Prozess der Vertragsprüfung und -verwaltung erheblich vereinfacht und optimiert.
5 Gründe für den Einsatz von Contract Review Software
“Vertragsprüfungen sind teuer. Sie dauern lange und reduzieren die Produktivität von Legal Teams.”
Dr. Marc Hansmann
Eine passende Contract Review Software ist für alle Beteiligten im Vertragsprüfungsprozess eine große Hilfe. Rechtsabteilungen werden entlastet, Prozesse beschleunigt und ermüdende Arbeit erleichtert. Die Software standardisiert bei gleichbleibend hoher Qualität der Prüfung:
-
Mehr Kapazität: Mit steigendenen Vertragsprüfungsvolumen und wachsenden Anforderungen an Unternehmen werden Rechtsabteilungen schnell überlastet. Aufträge stauen sich, geschäftliche Einschnitte werden sichtbar und das Legal Department wird schnell zum Bottleneck im Unternehmen. Durch die sekundenschnelle Analyse verschafft Contract Review Software dem Unternehmen mehr Kapazitäten und sichert der Rechtsabteilung Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
-
Weniger Kosten: Das Budget für Mitarbeitende ist begrenzt, freie Ressourcen gibt es in Unternehmen nur selten. Contract Review Software erleichtert den Prüfprozess, sodass Ressourcen optimal genutzt werden können, der Prüfprozess verkürzt wird und Sie schneller mit Kunden zum Vertragsabschluss kommen. Das spart effektiv Kosten ein.
-
Höhere Qualität: Die Schnelligkeit der Prüfung ist nicht der einzige Vorteil von Contract Review Software. Durch die Standardisierung des Prüfungsprozesses und transparente Organisation von juristischen Anforderungen Ihres Unternehmens, halten Sie Ihre Richtlinien jederzeit ein und sichern die Qualität der Vertragsprüfung.
-
Weniger Risiken: Es fallen weniger Verträge durch das Raster einer Prüfung. Jeder Vertrag wird geprüft. Mit der Standardisierung wird jeder Vertrag objektiv bewertet und den Unternehmensrichtlinien entsprechend geprüft. Das minimiert subjektiv geprägte Vertragsprüfungen und reduziert Risiken.
-
Effizienzgewinne: Contract Review Software erleichtert Arbeit. Ihre Nutzung ermöglicht die Prüfung von mehr Verträgen in der gleichen Zeit.
Wer nutzt eine Contract Review Software?
Nicht nur Legal Teams profitieren bei repetitiven Aufgaben vom Einsatz einer Contract Review Software. Auch bei Non-Legals wird der Workflow und Vertragsprüfungsprozess erleichtert. Die zentrale Organisation von juristischem Wissen erlaubt allen am Prüfprozess Beteiligten den Zugriff und das schnelle Überprüfen eines Vertrags.
- Mitarbeiter:innen im Einkauf, die sichergehen wollen, dass ihre Bedingungen und unternehmerischen Vorgaben im Angebot erfüllt werden
- Mitarbeiter:innen im Verkauf, die Kunden und Businesspartner nicht warten lassen und trotzdem alle Unternehmensrichtlinien prüfen wollen
- Legal Teams, die bei Vertragsprüfungen von der Software entlastet werden und damit Zeit für wertschöpfende Aufgaben gewinnen
So erleichtert Contract Review Software den Workflow zwischen Legal, Sales und Procurement und befähigt alle am Prüfprozess Beteiligten, die Klauseln ihres Vertrags mit Unternehmensstandards abzugleichen.
Wo ist die Contract Review Software anzusiedeln im Legal Tech-Bereich?
Legal Tech-Anwendungen gibt es im gesamten Vertragslebenszyklus und darüber hinaus. Lösungen, die den gesamten Vertragslebenszyklus umfassen und vor allem die Organisation von Vertragszyklen erleichtern, fallen unter die Bezeichnung Contract Life Cycle Management (CLM). Eine Contract Review Software fokussiert auf die Vertragsprüfung, also auf den Zeitpunkt der Vertragsverhandlung in der sogenannten Pre-Sigining-Phase.
Für die Pre-Signing Phase gibt es neben der Contract Review Software ebenfalls Anbieter, die sich nicht auf die Prüfung, sondern auf die Erstellung eines Vertrags spezialisieren. Es gibt aber auch Technologien, die ihre Anwender:innen in der Vertragsdurchführung, also im Signing, unterstützen oder die Dokumentenanalyse in der Post-Signing-Phase erleichtern.
Contract Review Software mit AI arbeitet unermüdlich und scheut keine repetitive Tätigkeit. Dennoch macht auch eine AI mal Fehler oder erkennt eine Formulierung innerhalb eines Textes nicht. Hier hilft das Verständnis, dass AI als Assistent in der Vertragsprüfung dient. Und dass der Mensch die Vorschläge der AI validiert oder ablehnt.
Legartis Contract Review Software
Die Legal Tech-Lösungen unterscheiden sich in ihrem Angebot, ihrer Leistungsfähigkeit, dem Sprachverständnis und der User Experience.
Neben der Leistungsfähigkeit der AI und ihrem Training ist vor allem die Einfachheit der Anwendung der Contract Review Software für Nutzer:innen wichtig. Neben den Vorteilen einer vortrainierten AI liegt bei Legartis der Fokus auf einem intuitiven, einfachen User Workflow, der Anwender:innen durch die Vertragsprüfung führt.
- Intuitiver Vertragsprüfungsprozess: Direkt integriert in Microsoft Word als Add-In, wird der User Schritt um Schritt durch die Vertragsprüfung geleitet. Die Auflistung der Prüfergebnisse im Word Add-In verhilft zu einer schnellen Übersicht über alle kritischen Klauseln. Wie bei einer ToDo-Liste werden Anwender:innen durch die Vertragsprüfung geführt.
- Vortrainierte AI: Ab Tag eins erkennt die AI kritische, fehlerhafte oder fehlende Klauseln in Ihren Verträgen. Sie wird fortlaufend von unserem Machine Teaching-Team weitertrainiert.
- Kein Installationsaufwand: Legartis wird mit einem Klick als Word Add-In installiert.
- Transparenz: Anpassungen können in Word als Historie transparent aufgelistet und verfolgt werden, so wissen alle Beteiligten jederzeit über den Stand der Prüfung Bescheid.
Key Takeaways
Contract Review Software erleichtert nicht nur die Arbeit der Rechtsabteilung, sondern unterstützt alle an der Vertragsverhandlung Beteiligten. Sie standardisiert und strukturiert den Prüfprozess und organisiert die Ergebnisse, sodass Nutzer:innen sie übersichtlich zusammengefasst prüfen können. Contract Review Software bietet die Möglichkeit, juristisches Wissen zentral zu hinterlegen und für alle zugänglich zu machen. So erleichtert die Software repetitive Arbeiten. Legal Teams können schneller bei erhöhter Qualität und Genauigkeit Verträge prüfen. Fehler und Risiken werden minimiert und Rechtsabteilungen arbeiten detaillierter und effizienter. So bleibt Zeit für strategisch Wichtiges. Und auch Non-Legals müssen nicht mehr auf die Rückmeldung überlasteter Rechtsabteilungen warten: Mit Contract Review Software wird der Prüfprozess beschleunigt und Verhandlungen mit Vertragspartnern effizient unterstützt.
Möchten Sie noch mehr über die Contract Review Software erfahren? Weitere Informationen finden Sie in unseren Legal Tech-Webinaren – alternativ können Sie uns unverbindlich kontaktieren. Weitere spannende Themen rund um LegalTech und KI finden Sie in unserem aufschlussreichen Blog. Schauen Sie gerne vorbei!