Wann immer zwei Unternehmen wirtschaftlich interagieren, kommt früher oder später ein Vertrag ins Spiel. Sei es ein Dienstleistungsvertrag, ein Geheimhaltungsvertrag oder ein Liefervertrag – die schriftlichen Willenserklärungen zweier oder mehrerer Parteien sind die Bausteine geschäftlicher Zusammenarbeit.
Rund um den Vertragslebenszyklus fällt dabei viel Arbeit an. Verträge wollen erstellt und verhandelt, abgelegt und überwacht werden. Wer für sein Vertragsmanagement statt auf Contract Software noch ganz oldschool auf E-Mail-Ping-Pong oder gar Aktenschränke setzt, steht bald auf verlorenem Posten. Ein hoher Aufwand, Fehleranfälligkeit und eine suboptimale, weil altmodische Aussenwirkung sind nur einige der Nachteile einer manuellen Vertragsorganisation.
Was Unternehmen heute brauchen, ist eine umfassende Software zum Vertragsmanagement – die Contract Software. Damit können Sie den gesamten Vertrags-Lifecycle abdecken und digital verwalten. Dieser Artikel
- führt Sie in das Thema Contract Software ein,
- hilft Ihnen dabei, Ihre Anforderungen abzustecken, um das richtige Angebot auf dem Markt auszuwählen und
- zeigt Ihnen verschiedene Anwendungsbereiche für Contract Software und Legal AI auf.
Was ist Contract Software?
Contract Software ist ein Sammelbegriff für Anwendungen, die digitale Verfahren zur unternehmensseitigen Verwaltung von Verträgen bereitstellen. Oftmals schliesst die Vertragssoftware alle Bereiche des Vertragslebenszyklus von der Erstellung bis zur Post-Signing-Phase ein. Der Leistungsumfang einer Vertragssoftware kann jedoch je nach Anbieter variieren. Wichtiges Kennzeichen von Contract Software ist die Fähigkeit, die manuell so mühsamen Vertragsprozesse zu automatisieren.
Vorteile von Contract Software
- Effizienzsteigerungen: Die umfassende Automatisierung führt zu einer hohen Wirksamkeit Ihres Vertragsmanagements. Sie erzielen mit wenig Aufwand exzellente Ergebnisse.
- Kosteneinsparungen: Die effizienten Prozesse in Verwaltung und Abstimmung erfordern weniger Ressourcen – finanzieller wie personeller Art.
- Beschleunigung der Vertragsabläufe: Salesteams können schneller einen Vertragsentwurf vorlegen, die Kommunikation läuft reibungsloser und auch das Vertragscontrolling geht rascher vonstatten.
- Management rechtlicher Risiken: Es fällt allen Stakeholdern leichter, zentrale Vorgaben in Recht und Compliance einzuhalten und zu kontrollieren.
- Positives Vertragserlebnis: Verträge sind der Kern jeder Geschäftsbeziehung. Mit Contract Software hinterlassen Sie bei Ihrem Vertragspartner einen modernen, souveränen Eindruck.
Entdecken Sie unsere Legal Tech Map – die Übersicht über die wichtigsten Legal Tech Unternehmen im Bereich Vertragsmanagement.
Die richtige Contract Software für Ihr Unternehmen
Der Markt für Contract Software ist vielleicht nicht gewaltig, jedoch gross genug, um den Überblick zu verlieren. Wie gehen Sie also vor, wenn Sie nach der passenden Contract Software für Ihr Unternehmen Ausschau halten? Wir empfehlen Ihnen, zunächst Ihre Bedürfnisse festzustellen.
- Legen Sie Ihre Anforderungen fest: Worauf kommt es bei Ihrer Art von Business besonders an? Etwa eine Vielzahl an Unterschriften zu koordinieren oder eine möglichst grosse Bandbreite an Dokumenten abzudecken. Vielleicht liegt der Fokus aber auch auf fertig einsatzbereiten Vertragsvorlagen für den Vertrieb.
- Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen: Nehmen Sie Ihr bisheriges Vertragsmanagement und den Lifecycle Ihrer häufigsten Vertragsarten unter die Lupe. An welchen Stellen hakt es regelmässig? In welchen Stufen des Vertragslebenszyklus oder welchen Abteilungen treten gehäuft Probleme und Ineffizienzen auf?
- Definieren Sie Ihre Ziele und Erwartungen: Was wollen Sie mit der Contract Software vor allem erreichen? Wie wird die Zusammenarbeit künftig ablaufen? Holen Sie die Zielvorstellungen aller Interessengruppen wie Jurist:innen und Business User ein.
In diesen Phasen des Vertragslebenszyklus setzen Sie Contract Software ein
Bei Vertragssoftware haben Sie die Wahl zwischen umfassenden Lösungen und Spezialisten.
Erstere lotsen Verträge durch den kompletten Vertragsprozess. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie erhalten Software für ein weitreichendes Vertragsmanagement ohne Medienbrüche und aus einem Guss.
Die Spezialisten im Bereich Contract Software hingegen konzentrieren ihr Angebot auf einen festgelegten Bereich im Vertragslebenszyklus. Für jede Aufgabe nutzen Sie eine andere Art von Vertragssoftware. Mit diesem Modell können Sie auch sehr spezielle Anforderungen abdecken und entscheiden sich häufig für eine Best-in-Class-Lösung des jeweiligen Gebiets.
Wir stellen Ihnen drei relevante Bereiche digitaler Vertragsmanagement-Lösungen näher vor.
Die Vertragserstellung
Ihrer Unterschrift unter dem fertigen Vertrag gehen in der Regel einige Gespräche voraus. Der Vertragslebenszyklus beginnt in der vorvertraglichen Phase mit dem ersten Meeting, in dem die Vertragspartner sich über die Anforderungen an die Zusammenarbeit austauschen.
Auf dieser Basis wird ein erster Vertragsentwurf angefertigt. Normalerweise gibt eine Partei dieses mehr oder weniger grobe Gerüst als Verhandlungsgrundlage für die folgenden Vertragsverhandlungen vor.
Typische Pain-Points bei der Vertragserstellung:
- Für die Erstellung von Vertragsentwürfen muss eine aufwändige manuelle Recherche im Fundus der bisherigen Dokumente durchgeführt werden.
- Es besteht Unsicherheit über die zu verwendenden Klauseln bzw. die genauen Formulierungen.
- Flüchtigkeitsfehler schleichen sich ein, die später nur noch schwer zu identifizieren sind.
Vertragserstellung mit Contract Software
Contract Software macht die Recherche bei Vertragserstellung nahezu obsolet. Die Vertragssoftware durchsucht automatisch und detailliert die vorhandenen Verträge und zeigt die entsprechenden Passagen an. Anstatt in mühsamer Einzelarbeit einen Vertragsentwurf von Grund auf neu auszuarbeiten, greifen Jurist:innen einfach auf Templates oder bereits geprüfte Textbausteine zurück. Das minimiert auch das Risiko für menschliche Fehler.
Erhalten Sie von Ihrem Vertragspartner einen Vertragsentwurf, kommt ebenfalls die Contract Software zum Einsatz. Innerhalb weniger Minuten prüft die Vertragssoftware den Text – um ein Vielfaches schneller als selbst die erfahrensten Jurist:innen. Die Contract Software vergleicht den vorliegenden Entwurf mit den Guidelines des Contract Playbooks. Die Legal Tech AI filtert unzulässige Klauseln heraus und macht auf fehlende, aber vorgeschriebene Klauseln aufmerksam. Das beschleunigt die Prüfung, denn Jurist:innen nehmen nun die aufgezeigten Passagen in den Fokus, statt das Dokument Satz für Satz durchzugehen.
Die Vertragsverhandlung
Liegt das Vertragsgrundgerüst vor, treten beide Parteien in die Vertragsverhandlung ein. Jetzt werden kritische Details der Vertragsbedingungen diskutiert und Vereinbarungen endgültig schriftlich fixiert. Die Vertragspartner prüfen und verhandeln den Vertragsentwurf, bis sie sich mit der Unterschrift verbindlich einigen. Die vorvertragliche Phase geht an dieser Stelle in die Vertragsdurchführung über.
Typische Pain-Points bei der Vertragsverhandlung:
- Chaos beim Weiterreichen bzw. Verschicken der verschiedenen Versionen. Welches ist die aktuelle, welche ist veraltet?
- Medienbrüche im Verhandlungsprozess: Verträge werden als Word-Dokument verfasst, als PDF verschickt, vom Vertragspartner ausgedruckt und mit Anmerkungen per Post zurückgesendet, dort wird der Vertrag wieder eingescannt …
- Compliance-Verstösse im Vertragsinhalt, die während der engagierten Verhandlung zunächst nicht weiter auffallen.
Vertragsverhandlung mit Contract Software
Contract Software optimiert und automatisiert alle Prozesse, die während der Vertragsverhandlung erforderlich sind. Auf diese Weise können Unternehmen die Vertragsverhandlung effektiver gestalten. Vertragssoftware unterstützt ausserdem die Abstimmung der Vertragspartner. Sie können Versionen besser kontrollieren und nachverfolgen oder sogar kollaborativ in Echtzeit an Verträgen arbeiten.
Auch die finale Prüfung des Vertrags erledigt Contract Software mit einer enormen Zeitersparnis. Sie warnt bei heiklen Klauseln und schlägt alternative Standardklauseln vor. Somit sorgt sie für die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Vermeidung rechtlicher Risiken. Eine automatisierte Vertragsprüfung ist noch dazu unbegrenzt skalierbar.
Post-Signing: Die Vertragsanalyse
War die Vertragsverhandlung erfolgreich, wird der Vertrag als zukünftige Referenz gespeichert. Während der Vertragslaufzeit in einer leicht zugänglichen Form, später dann zur Archivierung in einem Dokumenten-Management-System. Die Analyse aktiver wie inaktiver Verträge ist für künftige Verträge überaus hilfreich und stellt einen wichtigen Teil der nachvertraglichen Phase dar.
Typische Pain-Points bei der Vertragsanalyse:
- Unübersichtlichkeit: Es sind einfach zu viele Verträge, die in unterschiedlichen Formen an verschiedenen Orten gespeichert werden.
- Manuelle Analysen verbrauchen Zeiteinheiten, die dann im Tagesgeschäft dringend fehlen.
- Die sensiblen Dokumente sind selten wirklich sicher verwahrt und gleichzeitig für Analysen zugänglich.
Vertragsanalyse mit Contract Software
Die Vertragssoftware unterstützt in der nachvertraglichen Phase des Vertragslebenszyklus, wenn eine grosse Zahl an Verträgen zu analysieren ist. AI-getriebene Contract Software glänzt damit, automatisch bestimmte Vertragsinhalte aus Verträgen zu extrahieren. Sie sind bei der Suche nicht auf Keywords beschränkt.
Die Verträge sind dabei im Dokumentenspeicher optimal sortiert und sicher abgelegt. Sie finden rasch alles, was Sie brauchen, um Compliance-Prüfungen oder juristische Recherchen durchzuführen.
Key Takeaway
Contract Software ist ein Gewinn für jedes Legal Team. Sie hilft Ihnen entlang des Vertragslebenszyklus dabei, Engpässe und Reibungsverluste zu vermeiden. Manuelle, zeitaufwändige Arbeit ersetzt Vertragssoftware durch oftmals AI-unterstützte digitale Workflows. Vertragsprozesse werden somit automatisiert, standardisiert und kontrollierbar.