Digitalisierung der Rechtsabteilung: In drei Schritten zum Erfolg

Bereits im Jahr 2018 kam eine Studie zur Einführung von LegalTech in Rechtsabteilungen zu einem eindeutigen Ergebnis: Obwohl über 70 % der Jurist:innen in den befragten Unternehmen die Nutzung von Legal Technology für unverzichtbar hielten, gaben nur 3 % an, dass sie LegalTech strategisch einsetzten oder an entsprechenden Lösung arbeiteten.

Was hat sich seitdem verändert? Leider noch nicht viel.

Immer noch ist der Aufholbedarf der Rechtsbranche in Sachen Digitalisierung immens. In vielen Abteilungen deckt nicht zuletzt die Corona-Krise auf, welche Nachteile sich für den Workflow ergeben, wenn schon einfache Prozesse nicht genug digitalisiert sind. Erfahren Sie, wo Unternehmen durch LegalTech große Potenziale freisetzen können und wie Sie in drei Schritten Ihre Rechtsabteilung digitalisieren.

Digitalisierung der Rechtsbranche: Komplexität steigt

Hohe Ansprüche an die Qualität bei immer komplexeren Regulierungsherausforderungen und zunehmenden Kapazitätsengpässen: Für Rechtsabteilungen wird es laufend anspruchsvoller, den wachsenden Business-Anforderungen gerecht zu werden.

Dem lässt sich nur mit dem Einsatz von Legal Technology begegnen. Mittels intelligenter LegalTech-Lösungen können einfache Aufgaben soweit möglich automatisiert werden. Den Mitarbeiter:innen bleibt so mehr Zeit, sich anderen, noch wichtigeren Themen zu widmen, so dass Effizienz und Produktivität der ganzen Organisation gesteigert werden können.

Insbesondere die Corona-Krise hat aufgezeigt, wie dringend die Optimierung der Arbeit in der Rechtsbranche ist.  44 % der von Gartner befragten Führungskräfte geben an, dass die unter anderem durch die Pandemie bedingte Remote-Work-Kultur die Kollaboration erschwert. Nie war es offensichtlicher, wie unabdingbar es ist, die Digitalisierung voranzutreiben und nie waren die Chancen, die sich für Rechtsabteilungen durch den Einsatz von LegalTech und KI im Unternehmen ergeben, größer.

1. Schritt: Integrieren Sie die Digitalisierung in Ihre Strategie

Zunehmende Digitalisierung ermöglicht stets effizienteres Arbeiten und schnellere Abläufe. Gleichzeitig wird Schnelligkeit und Effizienz auch immer entscheidender, um reibungslose Kollaboration unter den Fachabteilungen sicherzustellen. 

Ohne digitale Prozesse ist unsere Arbeitswelt nicht mehr vorzustellen. Es gibt kaum einen Sektor, in dem Unternehmer:innen die digitale Transformation nicht bereits angestoßen haben und von der Optimierung und Effizienzsteigerung in Prozessabläufen und Wertschöpfungsketten profitieren.

Wie sieht es diesbezüglich in Rechtsabteilungen aus? Laut einer globalen Gartner-Umfrage unter Führungskräften fehlt bei 54 % noch eine umfassende Strategie zur Umsetzung der digitalen Transformation. Und das, obwohl das digitale Arbeiten, genauer die Optimierung von Arbeitsabläufen durch intelligente Automatisierung, längst überfällig ist.

Die Digitalisierung der Rechtsabteilung ist daher eine wichtige Maßnahme für Unternehmen. Denn die verbesserte Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen im Unternehmen, das Treffen von Entscheidungen auf Basis von Daten sowie die effektivere Unterstützung der eigenen Business-Strategie gehört in Rechtsabteilungen zu den wichtigsten Prioritäten in den kommenden Jahren.

Diese Ziele können heutige Rechtsteams jedoch nur mit einer effektiven Digitalisierungsstrategie erreichen.

2. Schritt: Lösen Sie sich von konventionellen Strukturen

Rechtsabteilungen stehen vor einem grundlegenden Wandel. Um die Vision, wonach juristisch geprägte Entscheidungen besser oder schneller werden sollen, zu erreichen, müssen Rechtsteams sich von konventionellen, latent ineffizienten Strukturen lösen und mit der Automatisierung einfacher analoger Prozesse beginnen.

Um weiterhin optimal mit Einkaufs- und Vertriebsabteilungen zusammenarbeiten zu können, dürfen digitale Organisationsstrukturen auf keinen Fall fehlen. Und um den sich wandelnden Erwartungen der internen und externen Kunden gerecht zu werden, sollten Rechtsabteilungen also ihre Workflows mittels intelligenter Lösungen aus dem LegalTech-Bereich modernisieren.

LegalTech ist dabei für viele noch ein diffuser Begriff und wird oft mit der Digitalisierung im juristischen Umfeld gleichgesetzt. Konkret meint es jedoch den Einsatz von technologischen Innovationen, die Produktivität und Compliance in der Rechtsbranche fördern sollen.

Definition: LegalTech

LegalTech ist die Kurzform für Legal Technology und bezeichnet Technologien, die ihren Einsatz in der Rechtsbranche finden. Das Spektrum ist breit und beinhaltet unter anderem Softwareapplikationen, die mit Hilfe künstlicher Intelligenz komplette Arbeitsprozesse automatisiert übernehmen.

Quelle: in Anlehnung an die LegalTech-Definition von Haufe

3. Schritt: Etablieren Sie eine LegalTech-Lösung

Die grosse Mehrheit der Unternehmensjurist:innen hat das Potenzial von Legal Software für ihre Abteilung bereits erkannt: Laut „Future Ready Lawyer“-Studie von Wolters Kluwer erwarten 83 % der Anwält:innnen in Zukunft einen zunehmenden Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Produktivität. Genutzt werden derartige Technologien jedoch nur bei wenigen: Nur 28 % geben an, dass ihre Organisation sehr gut vorbereitet ist, um auf den steigenden Einfluss von LegalTech zu reagieren.

LegalTech in die Arbeitsabläufe der Rechtsbranche zu integrieren, heißt nicht, dass die ganze Organisationsstruktur verändert werden oder das Team sich in komplett neue Workflows einfinden muss. Im Gegenteil. Automatisierung und künstliche Intelligenz setzen vielmehr dort an, wo es zu Ineffizienzen und Fehleranfälligkeit kommt. Mit der richtigen LegalTech-Lösung werden den Mitarbeiter:innen zeitraubende Arbeitsschritte erleichtert, standardisiert und somit Kapazitäten freigesetzt und das Fehlerrisiko gesenkt.

LegalTech in der Vertragsprüfung

Betrachten wir eine der Kernaufgaben in Rechtsabteilungen: die Vertragsprüfung. Ein Bereich, in dem die Anforderungen stetig steigen: Unternehmensjurist:innen sollen immer mehr und immer komplexere Verträge in möglichst kurzer Zeit überprüfen – mit höchster und gleichbleibender Präzision. Die LegalTech-Lösung von Legartis unterstützt Rechtsteams bei der automatisierten Vertragsprüfung.

Diese Potenziale setzt KI-gestützte Vertragsprüfung in der Rechtsabteilung und darüber hinaus frei:

• Höhere Effizienz: Die künstliche Intelligenz von Legartis automatisiert die Prüfung von Vertraulichkeitsvereinbarungen, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen und anderen Vertragsarten und beschleunigt so die Vertragsprüfung bei erhöhter Präzision.
• Größere Wertschöpfung: Wiederkehrende Aufgaben in der Vertragsprüfung werden automatisiert. Fachkräfte können sich so auf komplexere Herausforderungen in der Vertragsgestaltung und -verhandlung konzentrieren.
• Verbesserte Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen: Die Standardisierung des Vertragsprüfungsprozesses sorgt für reibungslose Übergaben, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht eine effiziente Kollaboration zwischen Rechtsabteilung, Anwälten und Fachabteilungen.
• Gesenktes Betriebsrisiko: Unternehmensrichtlinien und Standardvertragsklauseln sind für jeden Vertrag definiert. Der Prozess der Vertragsprüfung wird dadurch standardisiert und das Fehlerrisiko reduziert, wodurch über alle Abteilungen hinweg konsequent bessere Verträge ausgehandelt werden können.
• Leichte Integration ohne langwieriges Onboarding und komplizierte Einarbeitung: Die künstliche Intelligenz von Legartis ist vortrainiert und nach 30 Minuten Onboarding einsatzbereit. Das integrierte Contract Playbook, mit dem Unternehmensrichtlinien auf Knopfdruck verfügbar sind, ist kompatibel mit Microsoft Office 365, so dass Anwender:innen weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten.

Wie Rechtsteams jetzt den Start in die Digitalisierung schaffen? Nutzen Sie LegalTech dort, wo sich langwierige Prozesse mittels intelligenter und nutzerfreundlicher Anwendungen optimieren lassen, wie in der Vertragsprüfung. Einfache Arbeitsschritte können auf diese Weise mittels künstlicher Intelligenz automatisiert, die Effizienz der ganzen Abteilung gesteigert und die Zusammenarbeit mit Vertriebs- und Einkaufsorganisationen verbessert werden.

Sie möchten mehr über das volle Potenzial von LegalTech erfahren? Dann lesen Sie jetzt unser Interview mit Dr. Marc Hansmann über die Einführung von LegalTech bei Arvato.