Interview Ringier: Effiziente DPA Vertragsprüfung | Legartis

Ringier ist ein Medien- und Technologieunternehmen mit Hauptstandort in Zürich, das in Europa, Asien und Afrika tätig ist. Zum Portfolio des Familienunternehmens gehören rund 130 Tochtergesellschaften in den Bereichen Print, digitale Medien, Radio, Ticketing, Entertainment und E-Commerce sowie Online-Marktplätze für Autos, Immobilien und Jobs.

Für die Rechtsabteilung des Unternehmens bedeutet die Vielfalt vor allem: zahlreiche Verträge, die geprüft werden wollen. Das sind unter anderem Verträge betreffend die Vermarktung von Medientiteln, Medienkooperationen und die Lizenzierung von Software, aber auch Verträge betreffend die Bearbeitung von Personendaten.

Über 100 Data Processing Agreements (DPA) stehen im Jahr auf der To-do-Liste von Laurence Hulliger, Head of Legal Commercial, IP & Technology. Im Interview berichtet sie, wie Legartis sie bei der Prüfung von DPAs unterstützt und wie ihre Vision einer KI-assistierten Rechtsabteilung aussieht.

Frau Hulliger, warum setzt Ihre Rechtsabteilung auf künstliche Intelligenz in der DPA-Vertragsprüfung?

Datenschutz ist seit jeher ein wichtiges Thema für uns. Doch seit die EU-Datenschutz-Grundverordnung eingeführt wurde und insbesondere seit sich die Rechtsprechung zur Bearbeitung von Personendaten in Drittländern verschärft hat, erleben wir in der Rechtsabteilung eine stark zunehmende Arbeitslast. Zum einen kommen laufend neue DPA zur Prüfung hinzu. Zum anderen müssen wir derzeit in bestehenden DPA die neuen EU-Standardvertragsklauseln einfügen. 

Mit unseren begrenzten personellen Ressourcen stossen wir hier an unsere Grenzen. Jeden Vertrag manuell zu prüfen und zu bearbeiten – das dauert. Von der Legal AI haben wir uns daher erhofft, die einzelnen DPA effizienter prüfen zu können und dabei schneller voranzukommen. Auf diese Weise schaffen wir mehr Zeit und Raum für andere Vertragsarten und wichtige Aufgaben. 

„Die DPA-Prüfung ist eine relativ repetitive, zeitfressende Aufgabe, die sich für die Anwendung künstlicher Intelligenz perfekt eignet.“

Wir haben uns entschieden, Legartis ausschliesslich für DPA einzusetzen. Die Prüfung dieser Verträge nimmt viel Zeit in Anspruch und man muss genau auf die Definitionen und die Vollständigkeit achten. Gleichzeitig sind die DPA immer ähnlich aufgebaut und inhaltlich nicht besonders spannend. Damit eignen sie sich besonders für die Prüfung durch die Anwendung künstlicher Intelligenz.

Produktivität und Zeitersparnis war Ihnen wichtig. Gibt es noch weitere Gründe, die aus Ihrer Sicht für den Einsatz der AI sprechen?

Ganz klar: Potenzielle Fehler bei der Vertragsprüfung vermeiden und damit verbundene Risiken minimieren. Mit der Anwendung künstlicher Intelligenz haben wir eine wertvolle Unterstützung, die gewährleistet, dass die DPA vollständig sind und alle relevanten Klauseln enthalten. 

Wir haben uns für die automatisierte Vertragsprüfung mit Legartis entschieden, um durch Standardisierung die Qualität unserer Arbeit zu sichern. Hier kann die KI einen echten Mehrwert stiften und Unternehmensrisiken senken.

Wie haben Sie das Onboarding mit Legartis erlebt?

Es war sehr angenehm. Ich habe noch nie ein derart hohes Servicelevel erlebt. Für jedes Teammitglied gab es eine Einzelschulung, bei der die Legartis-Mitarbeiterin mit viel Zeit und Geduld auf die individuellen Bedürfnisse und Fragen eingegangen ist. 

Alle Fragen, die aufgekommen sind, wurden umgehend beantwortet und danach waren wir startklar. Das Legartis Word Add-in ist selbsterklärend und benutzerfreundlich. Mein Team und ich sind von Beginn an sehr gut mit der Handhabung klargekommen. Ich würde sagen: Selbst für Personen, die nicht besonders IT-affin sind, ist Legartis sehr einfach in der Handhabung.

Jetzt arbeiten Sie seit etwa 2 Monaten mit Legartis. Haben Sie erste Erfahrungswerte aus Ihrem Arbeitsalltag?

Es hat sich herausgestellt, dass wir bei der Prüfung der DPA produktiver geworden sind. Und ich habe auch mehr Spass dabei! Früher war die DPA-Prüfung eher eine unliebsame Aufgabe. Heute ist die Schwelle, mit der Prüfung eines DPA anzufangen, viel niedriger, weil die KI schon einen Grossteil der Arbeit erledigt hat, wenn ich mich das erste Mal mit dem Vertrag befasse.

Legartis liefert mir einen Bericht und Handlungsanweisungen, anhand dessen ich den Vertrag dann durchgehe. Es ist natürlich immer noch Arbeit, man muss die Vertragsklauseln nach der Prüfung ja noch anpassen. Es ist eine KI-assistierte Vertragsprüfung, wobei auch jeder Vertrag ein bisschen anders ist. Aber das Überarbeiten der Klauseln geht mir leichter von der Hand und die Motivation ist viel höher. 

„Mit Legartis bin ich mir sicher, dass alle vorgeschriebenen DPA-Klauseln auch wirklich im Vertrag vorhanden sind.“

Genial ist das Contract Playbook als Ort des Wissensmanagements. Auch ich habe nicht immer alle DPA-Standardklauseln im Kopf. Im Playbook sind sie jedoch hinterlegt und die KI erinnert mich daran, wie eine Klausel korrekterweise lauten muss. 

„Wenn ich einige Zeit kein DPA mehr bearbeitet habe, vergesse ich manche Formulierungen für Vertragsklauseln. Die KI nicht.“

Wie viele Klauseln deckt Legartis im Schnitt ab?

In unseren DPA deckt Legartis etwa 75 % der Klauseln ab – ein tolles Ergebnis! Etwa 25 % der Klauseln erfasst die künstliche Intelligenz nicht. Diese fallen meist in eine der folgenden drei Kategorien: 

• Formulierungen, die sehr Ringier-spezifisch sind. Wir haben zahlreiche Tochtergesellschaften, was manche Sachverhalte juristisch sehr komplex werden lässt. 
• Klauseln, die in der EU und in den USA unterschiedlich benannt werden. Unsere amerikanischen Vertragspartner nutzen an manchen Stellen ihre eigenen Begriffe, die die KI dann nicht erkennt.
• Verlinkungen auf Webseiten. Viele Provider verweisen in ihren DPA auf die Nutzungsbedingungen und weitere Dokumente im Internet. Diese prüfen wir weiterhin manuell.

Welche Vorteile haben Sie dank Legartis?

„Legartis entlastet uns und macht uns produktiver.“

Legartis ist ein praktisches Tool, das uns in der Rechtsabteilung die DPA-Prüfung erleichtert und Qualitätsgewinne bringt. Das sind meine Top 5 Vorteile:

• Gesteigerte Produktivität bei der Vertragsprüfung: DPA sind jetzt schneller geprüft. Wenn ich vor Legartis noch ca. 45 Minuten für ein einfaches DPA gebraucht habe, schaffe ich es jetzt in ca. 15-20 Minuten.
• Höhere Qualität: Die KI arbeitet zuverlässiger als wir menschliche Mitarbeitende es können. Sie vergisst nichts und macht keine Fehler.
• Vermindertes Unternehmensrisiko: Legartis senkt unser Unternehmensrisiko, indem es uns fehlende Klauseln aufzeigt.
• Auch Personen mit weniger Erfahrung können DPA prüfen: Legartis stellt mit den Standardklauseln im Contract Playbook die Formulierungen für die erforderlichen Klauseln bereit.
• Einfache Handhabung: Wir hatten früher eine Checkliste mit Klauseln, die ich neben dem zu prüfenden DPA öffnen musste. Jetzt ist alles in einer Ansicht, und ich muss keine Musterklauseln mehr suchen. Die Usability von Legartis überzeugt mich sehr.

Wie sieht Ihre Vision für die Rechtsabteilung der Zukunft aus oder was sollte eine KI künftig leisten können?

Ich gehe davon aus, dass die Leistungsfähigkeit der künstlichen Intelligenz in den nächsten Jahren stark zunehmen wird und damit auch ihr Mehrwert für Rechtsabteilungen. KI wird in Zukunft sicherlich insbesondere Routineaufgaben beschleunigen, bei der Entscheidungsfindung unterstützen und helfen, die Qualität hochzuhalten. KI hat in gewissen Bereichen der Rechtsberatung sicherlich enormes Potential.

Das Interview wurde mündlich geführt.