HAWE Hydraulik setzt auf Legal Tech AI bei der Vertragsprüfung

HAWE Hydraulik entwickelt und produziert Hydraulikkomponenten und -systeme für den Maschinen- und Anlagenbau. In Sachen Digitalisierung geht das Unternehmen mit Sitz im Münchener Umland ganzheitlich vor. Warum sollte man nur in Kernbereichen des Maschinenbaus die Chancen von künstlicher Intelligenz nutzen? Bei HAWE setzt man auch in der Rechtsabteilung auf moderne Technologien. Dabei verlässt sich das Team auf intelligente LegalTech für die Vertragsprüfung.

Innovationsführer HAWE setzt auf Digitalisierung – und das nicht nur im Kerngeschäft

Als Innovationsführer für Hydrauliksysteme wird bei HAWE Digitalisierung grossgeschrieben. Das Potenzial von intelligenten Technologien liegt für die Mitarbeiter*innen auf der Hand: Repetitive Aufgaben an Computer delegieren, die diese gründlicher und schneller erledigen und dadurch im ganzen Unternehmen von optimierten Workflows profitieren.

Mit Ansätzen wie Predictive Maintenance in Produktion und Engineering setzen Unternehmen vielerorts bereits grosse Optimierungspotenziale frei. HAWE geht einen Schritt weiter: Hier gibt man sich nicht damit zufrieden, Schlüsselbereiche zu revolutionieren. Auch andere Puzzleteile wie die juristische Prüfung von Verträgen, beispielsweise von Vertraulichkeitsvereinbarungen, können mittels künstlicher Intelligenz automatisiert und dadurch die Abläufe im ganzen Unternehmen verbessert werden.

Eines steht fest: Bei HAWE hat man die Chancen des digitalen Arbeitens erkannt. Der Einsatz von LegalTech, also intelligenter Lösungen zur Automatisierung von Arbeitsschritten in der Rechtsabteilung und anderen Business-Bereichen, passt daher optimal zur innovativen Grundeinstellung des Unternehmens.

Juristische Arbeit bietet keinen Ansatz für Automatisierung? Dieser Use Case beweist das Gegenteil

Passen die Tätigkeit der Unternehmensjurist*innen und künstliche Intelligenz nicht zusammen? Was hier als Frage formuliert ist, entspricht einer weit verbreiteten Meinung, wenn es darum geht, Automatisierung in der Rechtsabteilung einzusetzen. Und es stimmt: Der Grossteil der juristischen Arbeit ist wenig repetitiv und kann daher nicht auf den Faktor Mensch verzichten.

Doch damit ist nicht alles gesagt. Denn das Ziel intelligenter Automatisierung von juristischen Aufgaben ist es nicht, die Unternehmensjurist*innen zu ersetzen. Im Gegenteil. LegalTech bietet die Möglichkeit, das Optimierungspotenzial in alltäglichen Prozessen aufzudecken, einzelne Arbeitsschritte zu vereinfachen und die Arbeit für Mitarbeiter*innen auch ausserhalb der Rechtsabteilung enorm zu erleichtern: Fachabteilungen wie Vertrieb und Unternehmensentwicklung profitieren von schnelleren Vertragsprüfungsprozessen und erhalten direkten Zugang zu rechtlichem Knowhow. Mit der LegalTech-Lösung von Legartis hat das Team von HAWE diese Vision zur Realität gemacht.

„Die künstliche Intelligenz von Legartis ersetzt nicht den Faktor Mensch. Sie hilft, Schwächen im Prozess zu kompensieren.“

– Ute Meyer, Leiterin Treasury, HAWE Hydraulik

Bei KI-gestützter Vertragsprüfung, beispielsweise für Non-Disclosure-Agreements (NDA), handelt es sich um den optimalen Use Case für LegalTech. Die Mitarbeiter*innen der Rechtsabteilung bei HAWE haben daher schnell gemerkt, welche Chancen sich aus der Automatisierung kleiner Arbeitsschritte ergeben:

• Das Team wird von wichtigen, aber repetitiven und zeitraubenden Aufgaben entlastet.
• Dadurch ergibt sich mehr Freiraum im Arbeitstag, den die Mitarbeiter*innen nutzen können, um sich auf komplexe Rechtsfragen zu konzentrieren.
• Die Prozesse in der ganzen Abteilung werden effizienter und schneller. Dieser Vorteil macht sich auch über die Rechtsabteilung hinaus bemerkbar.

LegalTech setzt Potenziale im gesamten Unternehmen frei – nicht nur in der Rechtsabteilung

Eine gängige Herausforderung in den Rechtsabteilungen kleiner und mittlerer Unternehmen ist die Ressourcenknappheit und begrenzte Kapazität. Mittels automatisierter Vertragsprüfung kann LegalTech zur Lösung dieses Problems beitragen und obendrein die Zusammenarbeit zwischen Rechtsteams und anderen Fachabteilungen verbessern.

Beispielsweise war bei Vertragsverhandlungen die rechtliche Prüfung regelmässig ein Engpass. Dadurch verlangsamte sich der Prozess und die beteiligten Kollegen in Vertrieb und Unternehmensentwicklung waren tendenziell unzufrieden mit dem Servicelevel. 

Durch die Automatisierung weniger komplexer Verträge lassen sich diese negativen Auswirkungen jedoch leicht vermeiden! Heute nutzt HAWE Legartis für die intelligente Vertragsprüfung. Die Vorteile sind für alle beteiligten Mitarbeiter*innen spürbar:

• Juristisches Knowhow wird per Digitalisierung dezentralisiert und auch ausserhalb der Rechtsabteilung zugänglich gemacht.
• Die Mitarbeiter*innen in anderen Fachabteilungen können autark agieren und sind bei wichtigen Vertraulichkeitsvereinbarungen nicht darauf angewiesen, ob die Rechtsabteilung gerade andere Verträge mit höherer Priorität bearbeitet.
• Dadurch fällt das zeitraubende Hin-und-Her weg: Nahezu alle NDAs können komplett eigenständig in Vertrieb und Unternehmensentwicklung bearbeitet werden.
• Mit der Legartis-Lösung lassen sich Unternehmensrichtlinien und Standardvertragsklauseln definieren. Dadurch hat die Rechtsabteilung nicht zuletzt die Gewissheit, dass alle Verträge den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Integration in den Workflow: Wie steht es mit der Umsetzung für Nicht-Juristen?

Die Einführung neuer Technologien stellt Vorgesetzte und Mitarbeiter*innen meist gleichermassen vor Herausforderungen. Während die einen oft schon von der Lösung überzeugt sind und versuchen, die Mitarbeiter*innen ins Boot zu holen, müssen die anderen sich mit einem ungewohnten Programm bekannt machen. Besonders bei Software für den Rechtsbereich schrecken nicht-Juristen oft vor der Integration in den Arbeitsalltag zurück.

Auch bei HAWE stiess die Idee, Arbeitsschritte mithilfe von künstlicher Intelligenz gewissermassen von der Rechtsabteilung in die Fachabteilungen zu delegieren, nicht sofort auf Begeisterung. Jetzt möchte man jedoch nicht mehr auf die Vorteile der LegalTech-Lösung verzichten! Wie ist also das Erfolgsrezept für die erfolgreiche Einführung von LegalTech laut HAWE?

„Digitale Lösungen müssen einfach sein und sich intuitiv bedienen lassen. Diese Versprechen haben wir mit Legartis optimal eingelöst.“

– Felix Braun, Justiziar, HAWE Hydraulik

Grundsätzlich kann ein schrittweiser Rollout dabei helfen, die Akzeptanz von neuen Technologien unter den Mitarbeiter*innen zu erhöhen. Ob die Lösung langfristig Anklang findet, kommt jedoch massgeblich darauf an, wie nutzerfreundlich sie ist. Schnell bemerkte man bei HAWE: Legartis verursacht keine zusätzlichen Arbeitsschritte und führt sowohl Juristen als nicht-Juristen in der gewohnten Arbeitsumgebung bei Microsoft Word schrittweise durch den Prüfungsprozess.

Dank der LegalTech-Lösung von Legartis konnte die Rechtsabteilung von HAWE eine deutliche Beschleunigung der Prüfungsprozesse erreichen. Durch die automatisierte Prüfung von Vertraulichkeitsvereinbarungen kann das Rechtsteam sich nun auf seine persönlichen Stärken konzentrieren und profitiert von einer reibungslosen Zusammenarbeit mit den Vertriebs- und Einkaufsabteilungen. Unterm Strich ist der Einsatz der LegalTech-Lösung von Legartis laut HAWE vor allem eines: ein grosser Freiheits- und Qualitätsgewinn für alle Beteiligten!

Haben Sie einige der Herausforderungen in diesem Beitrag aus Ihrem Unternehmen wiedererkannt? Folgen Sie jetzt dem Beispiel von HAWE Hydraulik und optimieren Sie die Workflows bei der Vertragsprüfung.

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Über HAWE Hydraulik
HAWE Hydraulik entwickelt und produziert Hydraulikkomponenten und -systeme für den Maschinen- und Anlagenbau. Professionell und agil arbeiten über 2.500 Menschen an Lösungen für eine Welt unter Druck – an innovativen Lösungen für Kunden der Märkte Energie, Infrastruktur, effiziente Produktion sowie Ernährung und Natur. HAWE Hydraulik ist ein verantwortungsbewusster und wertschöpfender Technologiepartner mit nachhaltigen und vertrauensvollen Geschäftsbeziehungen.
Weitere Informationen: www.hawe.com