Implementierung von Legal Tech: Eine Anleitung

Der Anspruch an Effizienz und Produktivität steigt am Markt - dabei müssen Kosten und Ressourcen gespart werden. Das gilt auch für Legal Departments. 

Deswegen setzen Unternehmen auf Legal Tech-Lösungen, um ihre Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Workflows zu optimieren. Mit diesem Leitfaden lernen Sie die wichtigsten Schritte für die erfolgreiche Implementierung von Legal Tech-Lösungen kennen - von der Planung und Strategie bis hin zur Einführung und Benutzerschulung.

Drei Faktoren bei der Legal Tech-Implementierung

Gerade Legal Teams sind in der Regel noch nicht umfassend digitalisiert. Umso wichtiger ist es, dass sie gut auf die Digitalisierung der Rechtsabteilung vorbereitet sind. Tech-Anwendungen sind häufig nur so gut, wie die Organisation und die Menschen, die mit ihr arbeiten. Damit die Implementierung Ihrer Legal Tech-Lösung reibungslos abläuft, müssen Mensch, Technik und Organisation zusammenarbeiten. 

Legal Tech: 7 Tipps zur Implementierung

Damit die Implementierung Ihrer Legal Tech-Lösung reibungslos abläuft und Sie von den Vorteilen technologischer Hilfe profitieren können, empfiehlt es sich, einen Projektplan in kleinen Schritten aufzustellen. Dabei ist es wichtig, nicht nur auf die technologische Umsetzung im Unternehmen zu bauen, sondern besonders die beteiligten Menschen als Nutzer:innen im Blick zu haben. Damit die Tech-Lösung erfolgreich implementiert werden kann, ist das Verständnis, die Akzeptanz und Förderung durch die Menschen, die die Lösung nutzen sollen, besonders wichtig.

Projektplan erstellen

1. Herausforderungen und Ziele definieren

Bevor Sie Legal Tech als Lösung für die Optimierung Ihrer Prozesse implementieren, ist es hilfreich, sich genau zu überlegen, welche Herausforderungen Sie meistern und welche Abläufe Sie effizienter gestalten wollen.

Für die Implementierung von Legal Tech sollte das Legal Team Ansprechpartner sein, damit gezielt Herausforderungen der Rechtsabteilung festgelegt werden können. 

Formulieren Sie die Herausforderungen und Arbeitsschritte Ihrer Rechtsabteilung und definieren Sie im Anschluss die Ziele, die Sie während des Optimierungsprozesses erreichen wollen.

2. Voraussetzungen im Unternehmen evaluieren

Haben Sie die Situation evaluiert und relevante Baustellen und Ziele festgelegt, können Sie nun die Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen zur Optimierung der Situation feststellen. Skizzieren Sie, welche organisatorischen Bedingungen gegeben sein müssen, damit die Situation verbessert werden kann und Massnahmen zur Optimierung eingeführt werden können.

• Was ist der finanzielle Rahmen?
• Was ist zu beachten (Markt, Gesetze, weitere Projekte)?

Budgetplanung: 

Legen Sie ein Budget fest und kalkulieren Sie den finanziellen Rahmen Ihres Projekts. Dazu gehören die Kosten für den Kauf der Legal Tech-Lösung und ihre Implementierung. Kalkulieren Sie auch die möglicherweise notwendige Anpassung anderer IT-Systeme und die Einrichtung der IT-Infrastruktur ein, sofern nötig. Ebenso beachtet werden sollten Kosten für externe Ressourcen wie Beratungen. Daneben fallen Kosten für den internen Ressourcenaufwand an: Wie viel Personal wird für die Umsetzung benötigt? Wie gross ist der Aufwand der Projektleitung und des Projektteams? 

Zeitlicher Rahmen: 

Konkretisieren Sie zusätzlich einen zeitlichen Rahmen, in dem das Projekt ablaufen soll. Legen Sie einen Start- und einen Endtermin fest und formulieren Sie innerhalb dieses Zeitraums Meilensteine, an denen Sie sich für den Fortschritt der Legal Tech-Implementierung orientieren können.

Faktoren der Rahmenplanung:

• Ausgangssituation und Problemstellung
• Ziele
• Projekt-Budget
• Kosten des Projekts
• Meilensteine
• Start- und Enddatum 
• Projekt-Rollen
• Kritische Erfolgsfaktoren
  

3. Bedarf konkretisieren und Teilbereiche festlegen

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Implementierung einer Legal Tech-Lösung ist es, konkrete Teilbereiche festzulegen, die optimiert zum Erreichen der festgelegten Ziele beitragen. Welche Prozesse können verbessert und neu definiert werden? Gibt es Prozesse, die Sie sofort mit Legal Tech unterstützen können? Für den Einsatz von Tech-Lösungen eignen sich konkrete Abläufe wie die Contract Review besonders gut, denn sie werden oft wiederholt, laufen nach festgelegten Mustern ab und fordern viele Ressourcen.

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Auch für die Motivation der Projektbeteiligten ist es hilfreich, klein anzufangen und nicht gleich alle Arbeitsprozesse auf einmal zu digitalisieren. Große Digitalisierungsprojekte erfordern einen hohen Koordinationsaufwand, viele interne Ressourcen und gehen meist mit Rückschlägen einher. Das führt schnell zu Frust bei den beteiligten Mitarbeitenden und fehlender Motivation für die Umsetzung und Arbeit mit der neuen Technologie.

Die Einführung von Technologie in Teilschritten hilft dabei, das Technologieverständnis und die Kompetenzen im Team für spätere Rollouts eines größeren Systems aufzubauen. So minimieren Sie den Organisationsaufwand und erzielen schnelle Resultate durch eine kurzfristige und positive Technologie-Erfahrung. Schritt für Schritt können Sie das Team in weitere digitalisierte Abläufe einführen.

Teilbereich festlegen:

• Ist-Zustand analysieren
• Soll-Situation festlegen
• Bedarf konkretisieren
• Massnahmen definieren

4. Stakeholder abholen

Eine effektive Auswahl der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen setzt voraus, dass die Bedürfnisse der Stakeholder und Endnutzer der Lösung verstanden und beachtet werden. Management, Legal Teams und Fachabteilungen - definieren Sie Ihre Stakeholder und legen Sie fest, wer mit der geplanten Lösung arbeiten soll und welche Abteilungen in die optimierten Prozesse und die Nutzung der Legal Tech-Lösung involviert sind.

Mögliche Stakeholder:

• Management
• Legal Teams
• Fachabteilungen 
• IT
• Finance

Das Verstehen der Stakeholder ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen ist von ihrer Motivation, die Legal Tech-Lösung einzuführen und zu nutzen, der Erfolg der Lösung im Unternehmen abhängig. Zum anderen muss das Projekt von Finance abgenommen und finanziert werden. 

Damit das gelingt, hilft es, die Wirtschaftlichkeit der Lösung in einem Business Case zu kalkulieren. Evaluieren Sie Kosten und Nutzen von möglichen Lösungen und analysieren Sie die Risiken. Bewerten Sie anschließend Ihr Vorhaben und legen Sie es Ihrem Management und Finance Team vor: Auf diese Weise können Sie mit konkreten Zahlen für eine Investition argumentieren und Vertrauen in den Mehrwert der Legal Tech-Lösung aufbauen. 

Business Case erstellen:

• Mögliche Lösung finden
• Investitionsaufwand und operative Kosten kalkulieren
• Wirtschaftlichen Nutzen errechnen
• Risiken finden und bewerten
• Bewertung des Vorhabens

Auch für die Nutzer:innen ist es wichtig, dass ihre Bedürfnisse beachtet werden. Neue Systeme verlangen von ihnen, Prozesse neu anzugehen und sich umzustellen. Deswegen sollte das Team am besten von Anfang an in die Planung integriert werden. Nehmen Sie alle Beteiligten mit auf die Reise: Erarbeiten Sie gemeinsam, wo Ihr größter Handlungsbedarf liegt und wie Ihr Team entlastet werden kann. Die Festlegung eines gemeinsamen Problems unterstützt die Akzeptanz bei der Einführung der Lösung.

5. Faktoren für das richtige Tool definieren

Wenn Sie festgelegt haben, welchen Teilbereich Sie optimieren, dann ist es jetzt an der Zeit, die wichtigen Leistungen des Anbieters und Eigenschaften eines passenden Tools für den Erfolg der Lösung festzulegen. Nachdem Sie die größten Herausforderungen des Teams definiert haben, involvieren Sie Ihr Team und Ihre Projektleiter in den Auswahlprozess einer passenden Lösung.

Stellen Sie zusammen, welche Leistungen Sie durch den Anbieter erhalten wollen. Dazu gehören beispielsweise die Art und Anzahl der Legal Tech-Lösung, Schulungen durch den Anbieter, zusätzliche Handbücher und Support-Services während der Nutzung.

Für die Auswahl des richtigen Tools sollten Sie ausserdem auf die Eigenschaften der Lösung achten und evaluieren, wie gut die ausgewählte Legal Tech-Lösung sich in den bereits bestehenden Prozess einfügt. Denken Sie bei der Auswahl vorausschauend und beziehen Sie bestehende Systeme und die zukünftige Entwicklung der genutzten Daten mit ein: Die Gesamtarchitektur der Tech-Anwendung sollte sich leicht in die bestehende Systeme einfügen und praxistauglich sein. 

Idealerweise fordert das passende Tool keine aufwendige Umstrukturierung der Prozesse und lässt sich ohne Hürden durch die Nutzer:innen bedienen. 

Dazu können Sie die folgen Faktoren evaluieren:

• Qualität der Lösung 
• Anpassung der Lösung an vorhandene und spätere Unternehmenssysteme
• Komplexität der technologischen Implementierung
• Unterstützung durch den Anbieter im Onboarding-Prozess
• Einfachheit der Anwendung für die Nutzer:innen
• Fachliche Qualität der Lösung

6. Neue Rollen definieren

Mit der Einführung der Tech-Anwendung eröffnet sich die Möglichkeit, neue Rollen sowohl im Prozess der Einführung als auch nach der Implementierung zu definieren. Die betrieblichen Abläufe der Organisation passen sich an die effiziente Struktur des optimierten Ablaufs an und neue Aufgaben ergänzen die Verantwortlichkeiten: Fachmitarbeiter:innen erhalten neue Kompetenzen durch die Legal Tech-Lösung, Qualitätskontrollen und Anpassungen der Datensätze sollten vorgenommen werden. 

Auch während der Einführung der Legal Tech-Lösung ergeben sich neue Verantwortlichkeiten, die die Akzeptanz der neuen Technologie erhöhen und die Implementierung der Legal Tech-Anwendung unterstützen: Die Ernennung von Projektleiter:innen und Pilot Usern hilft dabei, Mitarbeiter:innen schon während der Planung des Projekts in den Prozess der Implementierung zu involvieren und die Motivation für eine erfolgreiche Umsetzung zu fördern. 

Außerdem reduziert eine gut strukturierte Verteilung der Verantwortlichen die Arbeitslast während der Implementierung. Mit der Betreuung durch Projektleiter:innen, die das Team informiert durch den Prozess begleiten, werden Unsicherheiten abgebaut und das Verständnis für die Legal Tech-Lösung gefördert. Pilot-User können daneben praktische Erfahrungen und Erfolge durch den Gebrauch der Contract Review AI im Unternehmen teilen und das Vertrauen in die Technologie erweitern.

7. Onboarding

Legal Tech-Lösungen verbessern die betrieblichen Abläufe nur, wenn die Nutzer:innen gut geschult sind und der Lösung vertrauen. Deswegen ist ein gut strukturiertes Onboarding für Key-User und normale Anwender die Basis für eine effiziente Nutzung der Legal Tech-Lösung. 

Eine nachhaltige Schulung folgt am besten in Etappen und begleitend zum normalen Betrieb. Wird ein Onboarding vom Anbieter vorgenommen, empfiehlt es sich Key-User im Unternehmen zu bestimmen, die im weiteren Verlauf der Implementierung ihr Wissen an neue User weitergeben und Ansprechpartner für involvierte Teams werden. 

Das Onboarding der Anwender kann entweder durch die Anbieter erfolgen oder im späteren Verlauf durch schon geschulte Key-User. Das Onboarding sollte mit möglichst realistischen Daten erfolgen. Außerdem können Handbücher erstellt und die Erreichbarkeit der Key-User für Fragen sichergestellt werden. 

Projektabschluss

Ihre Legal Tech-Lösung ist implementiert und wird erfolgreich angewendet? Dann ist es jetzt Zeit, die Leistungen des Projektteams während der Umsetzung zu würdigen und die Resultate zu reflektieren.

Wenn Sie bereits eine Testphase abgeschlossen haben, vergleichen Sie die optimierten Prozesse vor und nach der Einführung von Legal Tech. Das erlaubt Ihnen, Aussagen über die Qualität der Software und den Erfolg der Implementierung zu treffen. Legen Sie dazu Daten fest, anhand derer Sie die Effizienz der Prüfung messen möchten und vergleichen Sie Ihre Ergebnisse der Testphase mit vorherigen Ergebnissen.

Reflektieren Sie in diesem Schritt, welche Ihrer zu Beginn festgelegten Projektziele erreicht wurden und welche Punkte noch offen sind. 

Fragen zum Abschluss:

• Wurden die Projektziele erreicht? 
• Sind noch organisatorische Punkte offen?
• Was ist im Projekt gut gelaufen?
• Was kann in der Projektplanung verbessert werden?

Key Takeaways

Eine strukturierte Durchführung der Implementierung von Legal Tech sollte ein Zusammenspiel aus Technologie, Mensch und Unternehmen in den Fokus stellen. 

Legen Sie vor Einführung der Legal Tech-Lösung fest, welche Ziele Sie erreichen möchten und wie die Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen für die Einführung der Lösung sind. Auf dieser Grundlage können Sie die Eigenschaften des richtigen Tools für Ihr Unternehmen auswählen und einen zeitlichen und finanziellen Rahmen des Projekts festlegen. 

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter:innen mit auf die Reise und involvieren Sie Ihre Teams von Beginn an in den Prozess. Definieren Sie gemeinsam die zu lösenden Herausforderungen, legen Sie die zu optimierenden Prozesse und entsprechenden Ziele fest und einigen Sie sich auf eine technologische Lösung. So erhalten Sie die Motivation in den Teams und stellen sicher, dass die Tech-Lösung bestmöglich genutzt wird. 

Zu guter Letzt: Begeisterung steckt an! Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen die Tech-Lösung testen und die Resultate evaluieren. Geben Sie den Teams Zeit, Vertrauen zu gewinnen und sich über Projekterfolge auszutauschen. 

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