KPIs bei der Vertragsprüfung

KPIs (Key Performance Indicators ) sind Kennzahlen, mit denen Leistung gemessen und festgestellt wird, ob vorgegebene Ziele erreicht werden. Das gilt für Unternehmen, aber ebenfalls für ihre jeweiligen Fachabteilungen, Einheiten und Aktivitäten, wie die Vertragsprüfung. Wie man KPIs bei der Vertragsprüfung erheben kann, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Die Bedeutung von KPIs bei der Vertragsprüfung

KPIs sind eine essentielle Grundlage, um den Erfolg eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Prozesses zu messen. Die Leistungswerte liefern auch eine Argumentationsgrundlage für Investitionen in technologische Unterstützung und zeigen Optimierungspotenziale auf. .

Damit es möglich ist, KPIs für die Vertragsprüfung zu messen, benötigen Sie zunächst eine Datenbasis.. In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie Daten erheben, die Ihre Prozesseffizienz und -effektivität im Bereich der Vertragsprüfung belegen. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie Ihre Daten ins Verhältnis mit Unternehmenszielen setzen und daraus KPIs bilden. 

Mit dieser Anleitung können Sie anschliessend auf Grundlage von datenbasierten Fakten und den daraus gewonnenen Erkenntnissen den Return on Investment (ROI) für eine automatisierte Vertragsprüfung berechnen und vor dem Management argumentieren.

Effizienzmessung bei der Vertragsprüfung

Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Jurist:innen für die Prüfung eines bestimmten Vertragstyps benötigen? Können Sie einschätzen, wie hoch die monatliche Arbeitslast für verschiedene Vertragstypen ist? Wissen Sie, wie lange es durchschnittlich braucht, bis ein Vertrag unterschriftsreif an die Gegenpartei gesendet wird? Wenn Sie diese Kennzahlen noch nicht erhoben haben, empfehlen wir Ihnen, dazu Messungen vorzunehmen. 

Die Vertragsprüfung kann ein zeitaufwändiger und ressourcenintensiver Prozess sein. Ohne genaue Messung wissen viele Rechtsabteilungen nicht genau, wie viel Zeit und Ressourcen tatsächlich in die Vertragsprüfung fliesst. Aber Fakt ist, dass immer mehr Verträge die Rechtsabteilungen erreichen und das bei gleichbleibenden Ressourcen.

Fragen zur Selbsteinschätzung:

• Zeitaufwand: Wissen Sie, wie viel Zeit Ihre Jurist:innen für die Prüfung eines Vertrags aufwenden? 
• Arbeitslast: Können Sie einschätzen, wie hoch die monatliche Arbeitslast ist rund um Vertragsprüfungen? 
• Durchlaufzeit: Wissen Sie, wie lange es durchschnittlich dauert, bis ein Vertrag unterschriftsreif an die Gegenpartei gesendet wird?

Wenn Sie diese Fragen nicht exakt beantworten können - wenn Ihnen dazu die Datengrundlage fehlt - ist es an der Zeit, Messungen vorzunehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung von KPIs

Schritt 1: Identifikation der wichtigsten Vertragstypen

Beginnen Sie damit, die Vertragstypen zu identifizieren, die den Löwenanteil der Arbeitsbelastung in Ihrer Rechtsabteilung ausmachen. Dies ermöglicht es Ihnen, Prioritäten zu setzen und den Fokus auf die Bereiche mit dem grössten Optimierungspotenzial zu legen.

Beispiele für zeitintensive Vertragstypen:

• Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
• Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPA)
• SaaS-Verträge (Software-as-a-Service)

Schritt 2: Messung der Vertragsprüfungszeit

Im zweiten Schritt erheben Sie die Vertragsprüfungszeit pro Vertragstyp. Die Vertragsprüfungszeit bemisst den Zeitraum, der benötigt wird, um einen Vertrag (eine Vertragsversion) zu prüfen. Wir empfehlen Ihnen, die Vertragsprüfungszeit pro Vertragstyp idealerweise zehn Mal zu erheben. 

Anleitung zur Messung

• Auswahl an Verträgen: Nehmen Sie mindestens zehn Verträge aus jedem identifizierten Vertragstypen.
  
  
• Zeitmessung: Messen Sie die Zeit, die für die Prüfung jedes einzelnen Vertrags benötigt wird.
  • Messpunkt 1: Start der Vertragsprüfung (Datum, Uhrzeit)
  • Messpunkt 2: Ende der Vertragsprüfung (Datum, Uhrzeit)
    
    
• Unterbrechungen berücksichtigen: Falls es Unterbrechungen gibt (Telefonate, E-Mails), stoppen Sie die Zeitmessung und starten Sie diese wieder, wenn Sie die Vertragsprüfung fortsetzen.
  
  
• Verschiedene Jurist:innen einbeziehen: Da jede/r Jurist:in in einem anderen Tempo arbeitet, sollten Sie die Messung auf verschiedene Teammitglieder verteilen, um ein repräsentatives Durchschnittsergebnis zu erhalten.

Berechnung der Prüfzeit

Tabelle 1: Berechnung der Prüfzeit

Schritt 3: Monatliche Anzahl pro Vertragstyp und Zeitaufwand 

Wie viele Verträge prüfen Sie durchschnittlich pro Monat?

Um ein vollständiges Bild der Ressourcenbelastung zu erhalten, sollten Sie die durchschnittliche Anzahl der Verträge pro Monat für jeden Vertragstyp ermitteln und die durchschnittliche Prüfungszeit pro Vertrag darzustellen. So erhalten Sie ein klares Bild, wohin Ihre Ressourcen fliessen. 

Vorgehensweise:

• Vertragshistorie analysieren: Schauen Sie in Ihrer Vertragsdatenbank oder Ablage nach, wie viele Verträge in den letzten sechs Monaten geprüft wurden.
• Daten aufbereiten: Erfassen Sie die Anzahl der Verträge pro Monat und Vertragstyp.
• Durchschnitt berechnen

Beispiel: Berechnung Monatlicher Zeitaufand pro Vertragstyp

Tabelle 2: Berechnung Monatlicher Zeitaufwand 

Erkenntnis: In diesem fingierten Beispiel wird die Rechtsabteilung von SaaS-Verträgen am meisten beansprucht. 

Schritt 4: Messung der Durchlaufzeit eines Vertragstypen 

Die Durchlaufzeit eines Vertrags beschreibt die Zeit vom Eintreffen des Vertrages in der Rechtsabteilung bis zum Versenden zur Unterschrift an die Gegenpartei oder an die Fachabteilung. Dies inkludiert alle Versionen eines Vertrages, respektive den gesamten Verhandlungszyklus eines Vertrags.

Diese Metrik gibt Ihnen einen Hinweis darauf, wie schnell Geschäftsabschlüsse getätigt werden können. Wenn Sie die Durchlaufzeit eines Vertrags verkürzen, hat das einen direkten Einfluss auf die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens. 

Bedeutung der Durchlaufzeit:

• Geschäftsabschlüsse beschleunigen: Eine kürzere Durchlaufzeit ermöglicht schnellere Vertragsabschlüsse, was sich positiv auf den Umsatz auswirkt.
• Kundenzufriedenheit steigern: Schnellere Prozesse können die Zufriedenheit von Geschäftspartnern erhöhen.
• Wettbewerbsvorteil erzielen: Unternehmen, die Verträge effizient abwickeln, heben sich gegenüber Mitbewerbern ab. 

Messen Sie die Durchlaufzeit eines Vertragstypen wie folgt:  

• Messpunkt 1: Datum/Uhrzeit Ankunft des Vertrags in die Rechtsabteilung
• Messpunkt 2: Datum/Uhrzeit Versand der letzten, unterschriftsreifen Vertragsversion 

Berechnen Sie nun aus den Daten die durchschnittliche Durchlaufzeit pro Vertragstyp. 

Beispiel: Berechnung Durchlaufzeit eines Vertrags in Tagen

Tabelle 3: Berechnung Durchschnittliche Durchlaufzeit eines Vertrages in Tagen 

Qualitative Messdaten zur Vertragsprüfung

Häufig zeigt die Bewertung der subjektiven Arbeitssituation einen klaren Handlungsbedarf, selbst wenn die quantitativen Messwerte noch fehlen. Mit untenstehenden Fragen erfahren Sie nicht nur die Zufriedenheit der Jurist:innen in Bezug auf den Vertragsprüfungs-Prozess, Sie erhalten Hinweise darüber, inwiefern die Rechtsabteilung bei der Vertragsprüfung das damit verbundene Unternehmensrisiken-Management tatsächlich wahrnehmen kann. 

Mit untenstehenden Fragen erhalten Sie Werte, die Sie später zu KPIs bündeln können. 

Qualitative Befragung Ihrer Jurist:innen

1. Wie hoch ist die Zufriedenheit in Bezug auf die Arbeitsbelastung aufgrund von Vertragsprüfungen? (Skala 1 - 5, wobei 5 = sehr zufrieden)
2. Wie hoch ist die Zufriedenheit mit dem gesamten Vertragsprüfungs-Prozess? (Skala 1 - 5, wobei 5 = sehr zufrieden) 
3. Wie hoch ist die Zufriedenheit in Bezug auf die Einfachheit der konstanten Einhaltung der Unternehmensrichtlinien bei der Vertragsprüfung? (Skala 1 - 5, wobei 5 = sehr zufrieden)
4. Wie sicher sind Sie, dass Sie die Unternehmensrichtlinien bei jeder Vertragsprüfung korrekt einhalten? (Skala 1 - 5, wobei 5 = sehr sicher)
5. Wie hoch schätzen Sie das Vertragsvolumen, das durch das Prüfungsraster fällt, bzw. nicht geprüft wird? (Angabe Anzahl Verträge)

Die Metriken aus dieser Umfrage weisen auf die Unternehmensrisiken hin, die aufgrund von fehlerhaften oder unvollständigen Vertragsprüfungen entstehen. Begünstigt werden diese durch eine überlastete Rechtsabteilung sowie durch nicht standardisierte Prüfprozesse - diese sind zeitintensiv und fehleranfällig. Nutzen Sie diese Metriken, um aufzuzeigen, welche finanziellen Risiken sich aus unvollständigen, inkonsistenten Vertragsprüfungen ergeben

Beispiel: Auswertung der qualitativen Befragung Ihrer Jurist:innen

Tabelle 4: Beispielauswertung qualitative Befragung der Jurist:innen

Auswertung:

• Identifikation von Problemfeldern: Niedrige Zufriedenheitswerte weisen auf Überlastung, ineffiziente Prozesse oder mangelnde Unterstützung (fehlende Unternehmensrichtlinien) hin. 

• Risikobewertung: Eine hohe Anzahl von Verträgen, die nicht geprüft werden, erhöht das Unternehmensrisiko.

4 KPIs für die Vertragsprüfung

Sie haben nun die Basis gelegt und eigene Metriken erhoben. Mit diesen Daten können Sie nun spezifische KPIs bilden, die als Grundlage für Verbesserungen dienen und den Mehrwert von Investitionen, beispielsweise in Legal-Tech-Lösungen, messbar machen. 

KPI 1: Qualität des Vertragsprüfungs-Prozesses 

Metriken: Skalenwerte zu Frage 1, 2 und Frage 3

Berechnung: Durchschnitt der Skalenwerte Frage 1-3

Erläuterung: Wie hoch ist die Qualität Ihres Vertragsprüfungs-Prozesses? Je höher der Skalenwert, desto besser gelingt es den Unternehmensjurist:innen, die Arbeitsbelastung zu bewältigen und die Unternehmensrichtlinien jederzeit einzuhalten. Je tiefer der Wert, desto schwieriger ist es für die Rechtsabteilung in der ihr zur Verfügung stehenden Zeit, die Interessen des Unternehmens zu wahren. 

KPI 2: Management der Unternehmensrisiken 

Metriken: Skalenwert zu Frage 4 und Anzahl zu Frage 5

KPI-Berechnung: Total Anzahl Verträge dividiert durch Skalenwert Frage 4 

Erläuterung: Je tiefer dieser KPI, desto besser gelingt es der Rechtsabteilung, sämtliche Verträge unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien zu prüfen. Damit sinken die Unternehmensrisiken, bzw. es gelingt es den Jurist:innen, diese sachgemäss zu managen. 

KPI 3: Einflussnahme auf Unternehmensproduktivität

Metrik = KPI: Durchschnittliche Durchlaufzeit eines Vertragstyps in Tagen

Erläuterung: Eine Reduktion der Durchlaufzeit ermöglicht eine Erhöhung der Geschäftsabschlüsse in derselben Zeit. Die Anzahl der getätigten Geschäftsabschlüsse in einem bestimmten Zeitraum geben Hinweis auf die Unternehmensproduktivität. Je schneller ein Vertrag die Rechtsabteilung durchlaufen hat, desto mehr Geschäftsabschlüsse sind möglich. 

KPI 4: Effizienz Vertragsprüfung

Metrik = KPI: Durchschnittliche Vertragsprüfungszeit 

Erläuterung: Eine deutlich reduzierte Vertragsprüfungszeit geht mit einer  Effizienzsteigerung und Kostensenkung einher. Alleine mit dieser Metrik wird es Ihnen möglich sein, den ROI zum Kauf eines Legal AI-Tools zur Vertragsprüfung vor dem Management zu berechnen. 

Beispiel: KPIs im Detail 

Tabelle 5: Beispiel KPIs im Detail

Mit den ermittelten KPIs können Sie gezielt die Effizienz und Effektivität Ihrer Rechtsabteilung verbessern. Technologische Lösungen wie die Legal AI von Legartis unterstützen Sie dabei, indem sie die Vertragsprüfung automatisieren und somit die genannten Kennzahlen positiv beeinflussen.

Erfahren, Sie, wie Legartis Ihre KPIs in der Rechtsabteilung verbessert. 

Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie Sie den Return on Investment (ROI) einer Investition in eine Legal AI berechnen und den Business Case zum Kauf einer technologischen Lösung erfolgreich vor dem Management präsentieren. 

Wie man den ROI für eine Legal AI berechnet 

Nehmen Sie die Metrik der durchschnittlichen Vertragsprüfungszeit. Mit einer einfachen Rechnung belegen Sie vor dem Management, dass eine Effizienzsteigerung mit massiven Kostensenkungen einhergeht. 

Hier ein kurzes Zahlenbeispiel 

• Sie haben 200 SaaS-Verträge pro Jahr, die geprüft werden müssen. 
• Die durchschnittl. Vertragsprüfungszeit pro SaaS-Vertrag beträgt: 4.4 Std. 
• Der durchschnittl. Lohn pro Stunde für eine:n Unternehmensjurist:in beträgt: CHF 172
• Die jährlichen Vertragsprüfungskosten für diesen Vertragstypen betragen: CHF 151.040

Wenn Sie diese Verträge mit einer Legal AI automatisiert prüfen, reduziert sich die durchschnittliche Vertragsprüfungszeit um 50 - 80%. Das ergibt eine jährliche Kostenersparnis von 75.520 - 120.768 CHF. 

Beispiel: Berechnung des ROI

Tabelle 6: ROI Legal AI Lösung

Gehen Sie mit dieser einfachen Rechnung zum Management - sie zeigt auf, dass das Investment in eine Legal AI-Technologie, die die Vertragsprüfung automatisiert erledigt, 

a) sich innerhalb kürzester Zeit amortisiert 
b) Kosten reduziert 
c) Ressourcen freimacht 

Argumentation für eine Legal AI-Lösung vor dem Management

Zeigen Sie der Geschäftsleitung ebenfalls den Status Quo des KPIs “Management der Unternehmensrisiken”. Zeigen Sie auf, wie viele Verträge derzeit durch das Prüfungsraster fallen (geschätzt) und welche geschätzten, unbekannten Haftungsrisiken sich daraus ergeben. 

Ist der Wert dieses KPIs hoch, wie in unserem Beispiel in Tabelle 5, dann ist es angezeigt, diesen Wert mittels einer KI-Technologie ebenfalls zu reduzieren.

Mit dem KPI “Einflussnahme auf Unternehmensproduktivität” haben Sie eine Datenbasis an der Hand, die dem Management aufzeigt, dass die Verkürzung der Durchlaufzeit eines Vertrages einen direkten Einfluss auf rasche Geschäftsabschlüsse hat - und die Rechtsabteilung somit einen positiven Einfluss auf die Unternehmensproduktivität haben könnte, sofern dieser Wert verbessert wird. 

Zusammenfassung der Argumente

Tabelle 7: Zusammenfassung Argumente vor Management

FAZIT

Die Einführung von KPIs in der Vertragsprüfung ist ein entscheidender Schritt, um die Effizienz und Effektivität der Rechtsabteilung messbar zu machen. Durch die systematische Erhebung quantitativer und qualitativer Daten erhalten Sie ein klares Bild über die aktuelle Leistungsfähigkeit Ihrer Vertragsprüfungs-Prozesse.

Mit aussagekräftigen KPIs können Sie nicht nur interne Optimierungen vornehmen, sondern auch datenbasiert vor dem Management argumentieren. Die Berechnung des ROI für eine automatisierte Vertragsprüfung zeigt auf, dass Investitionen in Legal-AI-Lösungen nicht nur Kosteneinsparungen bringen, sondern auch die Unternehmensrisiken minimieren und die Produktivität steigern.

Die Digitalisierung der Vertragsprüfung bietet die Chance, Ihre Rechtsabteilung zukunftsfähig aufzustellen. Sie entlasten Ihre Jurist:innen von repetitiven Aufgaben, erhöhen die Zufriedenheit im Team und tragen massgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei.

Steigern Sie Ihre KPIs, reduzieren Sie Kosten und minimieren Sie Risiken mit der führenden KI von Legartis.