Wissen ist Macht – doch trifft dies auch auf Unternehmen mit einer inhouse Rechtsabteilung zu? Durch die Verwendung von KPIs kann die Rechtsabteilung ihre Leistungen bewerten, Schwachstellen identifizieren und Massnahmen ergreifen, um ihre Effizienz und Wirksamkeit zu verbessern.
Doch oft werden in Rechtsabteilungen kaum aussagekräftige Messungen zu internen Abläufen durchgeführt. Das bedeutet, dass in vielen Fällen die subjektive Wahrnehmung als Richtwert für Entscheidungen oder die Einschätzung über die Prozess-Effizienz und -Effektivität herhalten muss.
Gerade bei Entscheidungen zur Einführung von digitalen Lösungen zur Prozessoptimierung sind KPIs hilfreiche Richtwerte. Das Managements stellt berechtigterweise Fragen zur Produktivitätssteigerung und Kostensenkung vor der Einführung neuer Technologien, wie einer automatisierten Vertragsprüfung. Das Management kennt in manchen Fällen nur eine Kennzahl: den ROI (Return on Investment).
Aus diesem Grund ist es hilfreich, bereits vor Einführung von neuer Legal Tech gewisse Metriken aufgrund von eigenen Messungen zu kennen oder gar KPIs für die Rechtsabteilung zu definieren.
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel auf, welche KPIs sich für Rechtsabteilungen anbieten und in welche Kategorien sich diese einteilen lassen.
KPIs der Rechtsabteilung: Ein Leitfaden für Unternehmen
Key Performance Indicators, kurz KPIs, sind wichtige Messgrössen, mit denen Leistung in Unternehmen ermittelt wird. Betriebe auf der ganzen Welt verwenden KPIs, um den Erfolg ihrer Abteilungen und Geschäftsbereiche zu überwachen und zu verstehen. KPIs werden in vielen verschiedenen Bereichen verwendet, z.B. in der Fertigung, im Einzelhandel, im Marketing, in der IT und in der Rechtsabteilung. Eine besonders grosse Rolle spielen die Messgrössen bereits in der Finanz- und Betriebswirtschaft. Doch auch die Erstellung von KPIs für die Rechtsabteilung lohnt sich für Unternehmen.
So können KPIs der Rechtsabteilung dazu verwendet werden, um zu beurteilen, wie effektiv die Abteilung arbeitet und um Ressourcen effizienter zu verwalten. Anhand der ermittelten Ergebnisse werden in den Daten auffällige Muster und Trends erkannt. Diese helfen den Führungskräften eines Unternehmens, bei Bedarf geeignete Umstrukturierungsmassnahmen zu ergreifen oder in zukünftige Planungen, wie etwa die Digitalisierung der Rechtsabteilung, mit einzubeziehen.
Typische KPIs der Rechtsabteilung
Einige Beispiele für typische KPIs der Rechtsabteilung sind:
- Interne Anwälte im Verhältnis zum Umsatz
- Kosten pro Anwalt
- Differenzbetrag von Budget und tatsächlichen Ausgaben
- Externe Ausgaben vs. interne Ausgaben
- Gesamtausgaben für Dienstleistungen (intern und extern)
- Kosten pro Matter
- Legal Spend als Prozentsatz am Gesamtumsatz
- Ausgaben mit Legal Software im Vergleich zu Ausgaben ohne
- Einhaltung von Fristen
- Reaktionszeit auf Anfragen
Kategorien von KPIs der Rechtsabteilung
KPIs für die Rechtsabteilung und Kategorien können vom Unternehmen oder der Abteilung, je nach Bedarf und Schwerpunkt, individuell bestimmt werden. Trotzdem bietet es sich an, folgende Kategorien mit KPIs für die Rechtsabteilung abzudecken und auszuwerten:
- Rechtliche Risiken: Diese Kategorie zeigt auf, wie schnell Sie rechtliche Risiken erkennen und bewerten und wie effektiv Sie diese beheben.
- Rechtsstreitigkeiten: Hier wird gemessen, wie häufig die Rechtsabteilung Streitigkeiten lösen muss, wie viele Streitigkeiten erfolgreich gelöst werden und wie viele Streitigkeiten gerichtlich entschieden werden müssen.
- Compliance: Hier wird mithilfe von KPIs festgestellt, wie sicher die Compliance-Richtlinien der Rechtsabteilung eingehalten werden und wie effektiv die Compliance-Programme implementiert werden.
- Rechtsberatung: In der Kategorie der Rechtsberatung geht es darum, wie viele rechtliche Beratungsanfragen beantwortet werden, wie schnell diese beantwortet werden und wie zufrieden Mandanten oder Führungskräfte des Unternehmens mit den Antworten sind.
- Vertragsmanagement: Diese Kategorie der KPIs für Rechtsabteilungen misst, wie schnell Verträge bereitgestellt werden und wie erfolgreich die Verhandlungen sind.
- Kosten: Zeigt mitunter auf, wie viel Geld die Rechtsabteilung für Beratungsleistungen und andere Rechtsdienstleistungen ausgibt
- Kundenzufriedenheit: Ziel ist, die rechtlichen Interessen des Unternehmens zu schützen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Kunden zu gewährleisten. Mögliche KPIs für die Rechtsabteilung, die auch die Kundenzufriedenheit berücksichtigen, sind das Kundenfeedback oder die Erfolgsquote von Kundenklagen.
- Zyklusdauer: Die Rechtsabteilung eines Unternehmens ist oft mit vielen verschiedenen Aufgaben und Prozessen beschäftigt. Daher kann die Messung der Zyklusdauer ein nützlicher KPI sein, um die Leistung der Rechtsabteilung zu beurteilen. Als Beispiel dient hier die Vertragszyklusdauer oder die Reaktionszeit auf Anfragen.
Wie man KPIs der Rechtsabteilung definiert
Eine Rechtsabteilung ist ein wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens, da sie die Rechtmässigkeit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens gewährleistet. Um sicherzustellen, dass die Abteilung ihre Arbeit effizient und effektiv erledigt, ist eine klare Definition von KPIs für die Rechtsabteilung erforderlich. Diese erfolgt nach dem Prinzip:
- Plan
- Do
- Check
- Act
Plan:
Der erste Schritt zur Definition von KPIs für eine Rechtsabteilung besteht darin, eine Analyse der Abteilung durchzuführen, um zu bestimmen, welche Arten von Aktivitäten die Abteilung ausführt. Dazu gehören die Überprüfung von Verträgen, die Beratung von Abteilungsleitern und anderen Mitarbeitern, die Verhandlungen mit Dritten und die Unterstützung der Abteilung bei der Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen. Anschliessend müssen die Ergebnisse dieser Analyse verwendet werden, um die KPIs für die Rechtsabteilung zu definieren.
Do:
Der Prozess der Kennzahlen-Erfassung besteht ferner aus drei Schritten: Identifizierung von kritischen Bereichen, Festlegung einer präzisen Messmethode und eines erwarteten Leistungsniveaus. Wichtig hierbei: Die Entscheidungen sollten niemals im Alleingang getroffen werden, sondern immer in enger Absprache mit der Geschäftsführung und anderen zusammenhängenden Abteilungen erfolgen. So wird gewährleistet, dass sie mit den kurz- und langfristigen Unternehmenszielen im Einklang stehen.
Check:
Wie bei allen KPIs müssen auch die KPIs der Rechtsabteilung vorab verständlich formuliert, messbar und erreichbar sein und mit vergleichbaren Benchmarks validiert werden. Auf diese Weise können sie anschliessend wirksam an alle betroffenen Parteien kommuniziert werden. Vor allem die Punkte Erreichbarkeit und Benchmark sind nicht zu vernachlässigen. Denn es kann für ein Unternehmen schnell von Nachteil sein, wenn es sich utopische Ziele setzt und zu lange an diesen festhält.
Act:
Der gesamte Prozess der Datenerfassung, Messung und Analyse muss unter höchster Präzision erfolgen. Deshalb müssen vor der Festlegung von KPIs für die Rechtsabteilung Systeme vorhanden sein, die die Durchführung dieser Schritte ermöglichen. Das Festlegen und Messen von KPIs für die Rechtsabteilung ist allerdings nur die eine Hälfte des Prozesses. Der zweite und entscheidende Teil ist es, die gewonnenen Daten auszuwerten und festzustellen, ob und an welchen Schrauben in der Rechtsabteilung gedreht werden muss, um die aktuelle Situation zu verbessern. Möglicherweise zeigt eine Auswertung aber auch, dass Abläufe und Systeme bereits gut funktionieren.
Warum KPIs in der Rechtsabteilung wichtig sind
KPIs dienen dazu, den Erfolg einzelner Kategorien der Rechtsabteilung zu messen und das Optimierungspotenzial anhand der Werte festzustellen.
Performance:
KPIs in der Rechtsabteilung sind eines der wichtigsten Instrumente, um einen objektiven Einblick in die tatsächliche Performance der Abteilung zu bekommen und diese bei Bedarf zu verbessern. Um den Erfolg gezielt messbar zu machen, bietet es sich an, ausgewählte KPIs der Rechtsabteilung zu verwenden. Zum Beispiel die gerade abgeschlossenen Fälle oder den Anteil der Fallbearbeitungen, die Anzahl der Fälle, die vor Gericht gewonnen wurden, und andere relevante Metriken aus diesem Bereich.
Kosten und Gewinnmaximierung:
Darüber hinaus werden KPIs der Rechtsabteilung auch dazu verwendet, die Kosten der Abteilung zu überwachen. Dieser Aspekt ist deshalb von besonderem Interesse, da Unternehmen permanent danach streben, Kosten zu senken, Sales zu generieren und Gewinne zu maximieren. KPIs der Rechtsabteilung helfen in diesem Fall, die Ausgaben für externe Beratung sowie Anwaltskosten zu überwachen und abschliessend zu bewerten. KPIs der Rechtsabteilung können auch dazu verwendet werden, die Anzahl der Mitarbeiter:innen zu überprüfen und zu vergleichen, wie die Pro-Kopf-Leistung der Unternehmensjurist:innen ist. Daraus können Führungskräfte entnehmen, ob beispielsweise die Arbeitslast zu gross ist und ob möglicherweise neues Personal eingestellt werden sollte.
Risikomanagement:
Schliesslich helfen KPIs der Rechtsabteilung dabei, das Risikomanagement der Abteilung zu überwachen. KPIs werden dazu verwendet, die Anzahl der Fälle zu überprüfen, die vor Gericht verloren wurden, die Anzahl der Fälle, die gewonnen wurden, und die Anzahl der Fälle, die aufgrund eines aussergerichtlichen Vergleichs beendet wurden. So zeigen diese Art von KPIs der Rechtsabteilung mögliche Risiken auf, die in Zukunft gemanagt werden müssen.
KPIs der Rechtsabteilung sind ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse des Unternehmens auf einem konstant hohen Niveau bleiben. Die Einführung von intelligenten, klar definierten KPIs schafft Anreize für bessere Leistungen, insbesondere wenn Honorare oder Bonuszahlungen für Mitarbeiter:innen vereinbart werden. Sie tragen auch erheblich zur Kostenkontrolle und Kostensenkung bei. Es lohnt sich also, aktuelle Leistungskennzahlen und Prozesse im Vorfeld der Einführung von KPIs zu überprüfen.
Key Takeaways
Die Verwendung von KPIs ist für die Rechtsabteilung in Unternehmen von grosser Bedeutung. Sie tragen dazu bei, die Effektivität und Effizienz der Arbeit in der Abteilung zu überwachen und bei Bedarf zu verbessern. Um die KPIs der Rechtsabteilung zu definieren, ist es wichtig, eine Analyse der Abteilung durchzuführen. Die Ergebnisse werden verwendet, um die Kennzahlen zu bestimmen, die am besten für den jeweiligen Case geeignet sind.
Hier sollte für die KPIs der Rechtsabteilung nach dem System: Plan, Do, Check und Act vorgegangen werden. Wichtig hierbei ist zu verstehen, dass KPIs der Rechtsabteilung keiner einmaligen Prüfung unterliegen, sondern regelmässig kontrolliert und analysiert werden müssen. Denn das Ziel ist es, eine permanente Verbesserung zu erzielen und zu überprüfen, ob die eingeschlagenen Massnahmen eine messbare Wirkung zeigen. Es ist ebenso sicherzustellen, dass die Entscheidungen zur Definition der KPIs in enger Absprache mit der Geschäftsführung und anderen zusammenhängenden Abteilungen getroffen werden. So wird gewährleistet, dass sie mit entsprechenden Richtlinien übereinstimmen und den kurz- und langfristigen Unternehmenszielen entsprechen.
Wie überall gibt es aber auch bei dem Thema KPIs der Rechtsabteilung in Verbindung mit den Herausforderungen der Rechtsabteilung einige wenige kritische Stimmen. Kritiker argumentieren, dass die Verwendung von KPIs zu einem starren Ansatz in der Abteilung führen kann, der nicht immer zu verbesserten Ergebnissen führt. Andere argumentieren, dass KPIs der Rechtsabteilung nicht immer genau sind und dass sie nicht alle relevanten Faktoren berücksichtigen. Damit Sie eine wirksame Auswahl treffen, gilt es für Unternehmen und Abteilung darauf zu achten, dass bei der Auswahl der KPIs vorab stets eine präzise Analyse erfolgt, um die idealen KPIs der Rechtsabteilung zu lokalisieren und schliesslich erfolgreich anzuwenden.
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