Der digitale Wandel macht auch in der Arbeitswelt nicht halt. Die Industrialisierung und Digitalisierung offenbaren neue Technologien und Möglichkeiten, um Arbeitsstrukturen und Prozesse sowohl effizienter als auch effektiver zu gestalten. Ein Begriff, der vor allem in den Rechtsabteilungen von modernen Unternehmen immer häufiger vorkommt, lautet Legal Operations. Doch was genau ist Legal Operations? Unter diese Bezeichnung lässt sich ein ganzer Kernbereich der Rechtsabteilung einordnen. Denn das moderne juristische Tätigkeitsfeld umfasst mehr als die Rechtsberatung für Fachabteilungen und die Geschäftsführung oder die blosse Vertragsprüfung. Die Rechtsabteilung der Zukunft muss sich ebenso um die Ausrichtung von Unternehmenszielen sowie die strategische Planung der zu erledigenden Aufgaben und das Management von Ressourcen und Technologien kümmern.
Das Ziel von Legal Operations ist es, die Arbeit in der Rechtsabteilung zu transformieren. Von einem reaktiven und langsamen Prozedere hin zu einem aktiven, vorausschauenden und betriebswirtschaftlichen Partner für die Unternehmensführung.
Rollen und Funktionen von Legal Operations
Die moderne Rechtsabteilung beschäftigt sich mit viel mehr als nur der juristischen Tätigkeit wie beispielsweise der Vertragsprüfung. Die Unternehmensjurist:innen müssen, neben den reinen Rechtsdienstleistungen, vor allem einen Fokus auf die Legal Operations legen. Diese verbessern nicht nur die Qualität und Effizienz der juristischen Arbeit, sondern unterstützen effektiv die gesamte Dienstleistung. Darunter zählen bei den Legal Operations das Projektmanagement, die Planung der Finanzmittel oder auch die Erforschung und Entwicklung neuer digitaler Tools.
Der Einsatz und die Entwicklung innovativer digitaler Tools spielt ebenfalls im Themenbereich des Legal Tech eine übergeordnete Rolle. Hier werden, wie bei den Legal Operations, durch neue Denkanstösse und den Einsatz von modernen neuen Anwendungen interne Arbeitsprozesse und Teile der Rechtsdienstleistung automatisiert. Dies wiederum bewirkt eine effizientere Arbeit, mehr Zeit für Kernkompetenzen und die Einsparung von Kosten. Ein Beispiel dafür ist die automatisierte Vertragsprüfung. Jedoch zeichnet sich Legal Tech nicht nur durch hochkomplexe Technologie aus, sondern auch der Einsatz von simpleren Tools, wie etwa Excel von Microsoft, kann ein erster Schritt in Richtung Legal Tech und Legal Operations sein.
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Legal Operations sind dafür da, um Strukturen und Abläufe im Unternehmen zu erkennen, die festgefahren oder zu ineffizient sind. Gleichzeitig dienen sie dazu, erbrachte Leistungen in der Rechtsabteilung messbar zu machen. Denn nur durch die Erhebung von Kennzahlen lassen sich der momentane Stand und etwaige Probleme im Unternehmen identifizieren und klassifizieren.
Einsatz von Legal Operations Manager:innen
Eine Vielzahl der Legal Operations können von Rechtsanwält:innen oder Unternehmensjurist:innen umgesetzt werden. Manche Gebiete erfordern hingegen explizite fachliche Expertise, die Unternehmensjurist:innen während ihrer Studienlaufbahn nicht erlernen. Ein Beispiel hierfür ist die Programmierung oder Entwicklung von digitalen Tools aus dem Legal Tech-Bereich. Deshalb gibt es Unternehmen, die für die Ausführung von Legal Operations eigens ein Legal Operations Management einstellen.
Legal Operations Manager:innen zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht den traditionellen Weg eines Juristen oder einer Juristin gewählt haben, sondern oft einen akademisch betriebswirtschaftlichen Hintergrund haben. Das Legal Operations Management liefert den Rechtsabteilungen einen Mehrwert, indem sie sowohl methodisches als auch fachliches Know-how in die Rechtsabteilung integrieren, welches vorher entweder noch gar nicht oder nur zum Teil vorhanden war.
Ein weiterer Pluspunkt bei dem Einsatz von speziell ausgebildeten Legal Operations Manager:innen ist, dass den Unternehmensjurist:innen mehr Zeit für ihre eigentlichen Kernkompetenzen bleibt und sie sich voll und ganz auf diese während der Arbeit konzentrieren können. Das Ergebnis beim Einsatz eines Legal Operations Managements ist im besten Fall eine bemerkbare Produktivitäts- und Qualitätssteigerung der juristischen Arbeit.
Ebenfalls werden Programme und Fortbildungen angeboten, um alle Akteure aus dem Rechtsmarkt zu Legal Operations Manager:innen aus- oder fortzubilden. Die Kurse sind oft strikt an die spezifischen Bedürfnisse der Zielgruppe angepasst. Durch eine praxisnahe Vermittlung von fachlichen und methodischen Wissen werden die Teilnehmer:innen so ausgebildet, dass sie die erlernten Massnahmen selbständig in der Rechtsabteilung ihres Unternehmens initiieren und umsetzen. Dabei agieren sie als ,,rechte Hand‘‘ der Rechtsabteilung.
Legal Operations: Auf das Fingerspitzengefühl der Unternehmensjurist:innen vertrauen
Der Fokus der Rechtsabteilung der Zukunft liegt vermehrt auf Legal Operations und dem Einsatz von digitalen und datenbasierten Anwendungen. So werden Prozesse im Unternehmen und in der Rechtsabteilung effizienter gestaltet. Dennoch ist die Erfahrung und das juristische Fingerspitzengefühl der Unternehmensjurist:innen immer noch entscheidend, um eine erfolgreiche Rechtsabteilung aufzubauen und zu führen.
Nur ein Zusammenspiel aus beiden Faktoren garantiert eine einwandfrei funktionierende Rechtsdienstleistung. Denn wenn die Mitarbeiter:innen den Mehrwert von Legal Operations erkennen und sich der neuen Aufgaben annehmen, können diese ihre Effizienz und Effektivität während der Arbeit auf einen neuen Bestwert heben. Deshalb ist es oft sinnvoll, sich beim Thema Legal Operations und dem möglichen Einsatz von Legal Operations Manager:innen mit der eigenen Rechtsabteilung eng abzusprechen, um Probleme zu erkennen und an gemeinsamen Lösungen zu arbeiten.
Die 5 Kernthemen von Legal Operations
Legal Operations können sich je nach Unternehmen und Branche stark voneinander differenzieren. Deshalb lassen sich Legal Operations nicht in ein spezifisches Tätigkeitsfeld einordnen. In der Praxis haben sich dennoch fünf Tätigkeitsschwerpunkte herauskristallisiert, die nun im Detail betrachtet werden:
Vendor-Management
Legal Operations umfasst auch die Beschaffung von externen juristischen Dienstleistungen. Neben der offensichtlichen Unterstützung für die unternehmensinterne Rechtsabteilung ist ein weiterer Kernpunkt der erwünschte Zugewinn und Lerneffekt an neuem rechtlichem Wissen. Dies ist oft unabdingbar, wenn es im vorliegenden Fall um ein juristisches Spezialgebiet geht, das aus eigener juristischer Kraft nicht zu stemmen ist.
Ein weiterer Pluspunkt ist die temporäre Aufstockung an qualifiziertem externem Personal. So können grössere Projekte gestartet werden, die ohne Zusatzkräfte nicht realisierbar gewesen wären. Legal Operations ist ebenfalls für den Erwerb von Tools und Anwendungen aus dem Bereich Legal Tech verantwortlich. Dies ist vor allem von Bedeutung, wenn das eigene Unternehmen nicht in der Lage ist, eigene digitale Anwendungen für den Unternehmensbetrieb zu entwickeln.
Risiko-Management
Rechtsabteilungen müssen sich mit Legal Operations laufend die Frage stellen, welche rechtlichen Herausforderungen auf ihr Unternehmen zukommen und müssen diese umgehend mit entsprechenden Reporting-Tools erfassen. Ebenfalls müssen die Unternehmensjurist:innen mit Legal Operations immer auf dem neusten Stand der Dinge sein und kommende Trends auf dem Rechtsmarkt erkennen, darunter unter anderem:
- neue, risikoreiche Gesetzesänderungen
- gerichtliche Urteile und Rechtsprechungen, mit Relevanz für das eigene Unternehmen
- Compliance-Risiken mit aktuellen oder zukünftigen Business-Partnern
Technologie-Management
Legal Operations bedeutet auch fachlich geschultes Personal mit IT-Know-how im Unternehmen ausfindig zu machen, um Legal Tech Anwendungen für die Rechtsabteilung zu entwickeln. Ist kein geeignetes internes Personal für dieses Vorhaben verfügbar, wird die benötigte Software extern eingekauft. Daneben ist es von hoher Relevanz, dass die Software Tools benutzerfreundlich sind. So ist sichergestellt, dass diese von allen Mitarbeiter:innen aus der Rechtsabteilung problemlos in der Praxis genutzt werden. Damit zieht das eigene Unternehmen aus Legal Tech einen positiven wirtschaftlichen Nutzen. Auch die Thematik AI Technology in Unternehmen kann hier in der Zukunft noch eine grosse Rolle spielen.
Wissens-Management
Wissen ist Macht! Dieser Spruch gilt auch in den Rechtsabteilungen. Deshalb ist es für ein Unternehmen und die hauseigene Rechtsabteilung unabdingbar, juristisches Fachwissen zu sammeln und jederzeit abrufbar zu machen, sodass auf alle Eventualitäten sofort juristisch reagiert werden kann und das Unternehmen somit Wettbewerbsvorteile gegenüber den anderen Parteien generiert. Mit der Integrierung eines hauseigenen digitalen Knowledge Management Systems können zu jeder Zeit die aktuellen Gesetze, die neuesten Rechtsprechungen oder Muster und Vorlagen von der Rechtsabteilung abgerufen werden.
Finanz-Management
Das Finanz-Management spielt bei den Legal Operations eine bedeutende Rolle. Wer die Finanzen der Rechtsabteilung konsequent im Blick hat, kann wirtschaftliche Ziele planen und diese auch in die Tat umsetzen. Durch den Einsatz von regelmässigen Finanzreportings kann beispielsweise der wirtschaftliche Status quo der Rechtsabteilung beurteilt und bei Bedarf verbessert werden.
Der Fokus auf den Ausbau von Legal Operations lohnt sich
Letztlich lässt sich festhalten, dass der Einsatz und Ausbau von Legal Operations für Unternehmen mit eigener Rechtsabteilung von hoher Relevanz ist. Denn im Zuge der Digitalisierung profitiert das gesamte Unternehmen und generiert Wettbewerbsvorteile gegenüber möglichen Konkurrenten. Bei interner Betrachtung hilft der Einsatz von Legal Operations dabei, Unternehmensrisiken auf ein Minimum zu reduzieren, gründlicher zu arbeiten und Unternehmensstandards zum Beispiel durch den Einsatz von Legal Tech automatisch zu kontrollieren und einzuhalten.
Ebenfalls werden Betriebskosten auf lange Sicht reduziert und die Unternehmensjurist:innen entlastet. Die freien Kapazitäten, die mit dem Ausbau von Legal Operations geschaffen werden, können wiederum für andere zentrale Bereiche oder für eine optimierte strategische Planung und zukünftige Ausrichtung des Unternehmens genutzt werden.
Mit den Legal Operations setzt ebenfalls eine Standardisierung von ausgewählten Geschäftsprozessen ein. Eine Standardisierung durch Legal Operations ermöglicht zudem eine effiziente interne Kollaboration zwischen der Rechtsabteilung und anderen Fachabteilungen im Unternehmen. Somit kann der Ausbau und die Nutzung von Legal Operations für Unternehmen, die sich alltäglich im Wettbewerb befinden und mit hohem Kostendruck wirtschaften müssen, zu gewinnbringenden Vorteilen im Vergleich zu anderen Mitbewerbern führen, die keinen Wert auf Legal Operations legen.
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