Die Digitalisierung wird in den Unternehmen von Abteilung zu Abteilung ausgerollt. Das Ziel: Organisationen sollen schlanker, agiler und schneller werden, um dem steigenden Wettbewerbsdruck standzuhalten. Erfahren Sie wertvolle Tipps, wie Sie Legal Technology in der Rechtsabteilung am besten einführen.
KI in Unternehmen einzusetzen, ist lange kein Neuland mehr. Im Legal Technology-Bereich entwickelt sich der Markt ebenfalls mit hoher Geschwindigkeit. Es steigt der Druck auf die Rechtsabteilungen, Digitalisierungschancen zu nutzen, zugunsten einer höheren Produktivität und Effizienz.
Es gilt also, sich einen Überblick zu verschaffen und auszuloten, wo und wie Technologie die Rechtsabteilung bestmöglich unterstützt. Der Technologie-Dschungel, bzw. die schiere Menge an digitalen Lösungen macht es nicht einfach, mit dem Richtigen zu starten.
Definition Legal Technology
Legal Tech oder Legal Technology bezeichnet digitale Technologien, die juristische Arbeitsprozesse automatisieren oder assistieren. Mithilfe von intelligenten Software Anwendungen werden Rechtsdienstleistungen digitalisiert, effizienter gestaltet und sowohl Juristen als auch Business Anwendern zugänglich gemacht.
Das Spektrum von Legal Technology ist breit: Unter den Begriff Legal Tech fallen Anwendungen, die administrative Abläufe digitalisieren, die Büroorganisation und Dokumentverwaltung unterstützen bis hin zu Anwendungen, die bei juristischen Kernaufgaben assistieren und zum Beispiel in der Dokumenterstellung und -prüfung unterstützen. Mehr über die verschiedenen Anwendungen erfahren Sie in unserem Blog zu Legal Technology.
Wo Technologie-Kompetenzen noch fehlen, empfiehlt sich: Starten Sie nicht mit dem grössten Projekt. Sammeln Sie Erfahrungen mit einer Legal Technology-Lösung, die Ihnen das erste Problem löst!
Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel auf, weshalb bei der Einführung von Legal Technology oftmals die kleinen Schritte zu schnelleren Erfolgen führen.
Legal Technology: Mit kleinen Schritten starten
Verantwortliche der Rechtsabteilung meinen oft, dass erst ein Contract Management System da sein müsse, bevor andere Prozesse beispielsweise mit Legal Technology automatisiert werden sollten. Was aber Rechtsabteilungen von anderen Unternehmen und Abteilungen lernen können: Wenn man schneller werden möchte, sollte man nicht mit den grössten Projekten starten, sondern Erfahrungen sammeln, auf denen man aufbauen kann.
Es müssen nicht alle Prozesse auf einmal automatisiert werden – Teilschritte hin zu höherer Effizienz verhelfen dazu, die Digitalisierung der Rechtsabteilung durch Legal Technology schneller voranzutreiben. Denn auf jeder erklommenen Stufe wächst das Technologieverständnis und die Technologiekompetenz im Team.
“When digital transformation is done right, it’s like a caterpillar turning into a butterfly, but when done wrong, all you have is a really fast caterpillar.”
George Westerman, Principal Research Scientist, MIT Sloan School of Management
In Teilschritten denken
Die Erfahrung aus Digitalisierungsinitiativen zeigt, dass gerade Abteilungen mit tiefen Technologie-Kompetenzen gut daran tun, nicht gleich alle Arbeitsprozesse digitalisieren zu wollen. Die Ernüchterung und der Frust, dass grosse Digitalisierungsprojekte lange und mit unvorhersehbaren Rückschlägen, sehr hohem internem Ressourceneinsatz und einem hohen Koordinationsaufwand zwischen den Unternehmenssystemen einhergehen, wird von den Mitarbeitenden als negativ bewertet und hat einen nicht unwesentlichen Einfluss darauf, wie gut sie die neue Legal Technology später annehmen. Zudem stellen sich motivierende Erfolge mit der neuen Technologie erst viel später ein – bis dahin arbeitet das Team einfach träge mit den alten Prozessen weiter.
Hier hilft es, etwas schlanker zu denken. Um von einem trägen zu einem agileren Denken zu gelangen, sollten sich Rechtsabteilungen fragen: Gibt es Prozesse, die oft wiederholt werden und vom Team viele Ressourcen einfordern? Könnte man diese nicht sofort mit Legal Technology automatisieren (z.B. durch automatisierte Vertragsprüfung)? Was hilft uns kurz,- mittel- und langfristig, um schlanker zu werden und das Unternehmenswachstum voranzutreiben?
Um das Technologie-Verständnis und die Technologie-Kompetenzen im Team für spätere Roll-outs von grösseren Systemen aufzubauen, hilft es, Technologien in Teilschritten einzuführen: Ein schlanker Ansatz, der rasch Technologie-Erfahrungen ermöglicht und das Team Schritt um Schritt in digitalisierte Abläufe überführt.
Das Team von Anfang an mit auf die Reise nehmen
Interne Hürden und Ängste sind an erster Stelle zu nennen, wenn es um das Scheitern geht bei der Einführung von neuen Technologien. Die neuen Systeme zwingen Nutzer:innen dazu, einen Prozess neu anzugehen oder komplett umzustellen. Um die Unternehmensjurist:innen mit auf den Technologie-Weg zu nehmen, ist es hilfreich, mit einem Prozess zu starten, den man mit Legal Technology digitalisieren oder automatisieren möchte.
Das Team sollte bereits von Anfang an integriert sein in die Fragestellung: Wo haben wir derzeit den grössten Handlungsbedarf, wo würde uns eine Automatisierung entlasten, welcher Prozess verschlingt grosse Ressourcen?
Die Identifikation eines gemeinsamen Problems unterstützt die Akzeptanz bei der späteren Einführung einer Lösung. Zudem sollte das Team sich dazu verpflichten, dieses Problem, diesen Prozess verbessern zu wollen. Für die nachfolgende Evaluation und Durchführung des Legal Technology-Projekts braucht es einen Projektleiter, der das Team während des gesamten Prozesses informiert und begleitet.
Legal Technology einführen: Analyse des Legal Problems
Gemeinsam im Team sollte eine Analyse durchgeführt werden, die Erkenntnisse liefern soll, wo als Erstes eine Legal Technology dem Team Mehrwert versprechen könnte.
Dazu eignen sich diese Fragestellungen:
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Welche Prozesse belasten das Team (Ressourcen, Zeit, Kosten)?
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Welche Prozesse sind repetitiv (fehleranfällig) und kommen häufig vor?
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Welche Prozesse würden von einer Standardisierung und Automatisierung profitieren?
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Welche Gewinne würden das Team, respektive das Unternehmen, aus dieser Automatisierung ziehen?
Sobald die Prozesse, ihre Häufigkeit (Frequenz) sowie die daraus erwarteten Gewinne wie Zeiteinsparung, vereinfachte Kooperation, höhere Produktivität identifiziert wurden, können Sie diese mithilfe des untenstehenden Legal Technology Frameworks clustern. Das Framework zeigt auf, welche Prozesse sofort, mittelfristig oder langfristig digitalisiert werden sollten.
Die Erkenntnisse aus dieser Analyse verhelfen dazu, dass das Team den Einsatz einer neuen Technologie begrüsst, da es den Nutzen daraus von Anfang an erkennt.
Legal Technology Auswahl: Schnelle, erste Erfolge
Ja, es gibt viele Anbieter auf dem Markt. Da aber die zu digitalisierenden Prozesse klar identifiziert wurden, ist die Auswahl an Legal Technology-Lösungen schon deutlich kleiner.
Jetzt stellen sich dem/der Projektleiter:in andere Fragen, die er/sie vor dem Hintergrund einer kurzfristigen Digitalisierungs-Initiative beantworten sollte:
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Wie gut löst die Legal Technology das beschriebene Problem?
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Ist die Legal-Technology-Lösung flexibel auf die vorhandenen und späteren Unternehmenssysteme anpassbar?
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Erschwert die Lösung die Einführung von anderen Systemen?
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Wie komplex ist die technologische Implementierung?
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Wie gut wird das Team während der Legal Technology-Einführung vom Anbieter unterstützt?
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Wie einfach ist die Anwendung (User Experience)?
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Wie schnell sind damit erste Erfolge zu feiern (Erfahrungen gesammelt)?
Bei der Legal Technology-Auswahl bilden oben beschriebene Fragen nicht alle Kriterien ab, die vom Anbieter beantwortet werden müssen. Sie geben aber die Stossrichtung vor, von der sich der/die Projektleiter:in lenken lassen sollte.
Key Takeaways
Oft stellt sich die Frage, ob man erst das grosse Problen lösen sollte, zum Beispiel mit der Einführung eines Contract Lifecyle Management Systems, bevor andere Prozesse optimiert werden. Die Antwort dazu lautet: Nein. Die Einführung von komplexen Systemen verlangsamt die Digitalisierung und den Technologiekompetenzen-Aufbau einer Rechtsabteilung. Und es dauert lange, bis die Mitarbeitenden und das Unternehmen von Effizienzgewinnen profitieren.
Wie bei jeder Technologie-Initiative gilt auch bei der Einführung von Legal Technology: Erfahrungen sammeln und mit kleinen Schritten starten. Dafür eignen sich Prozesse, die oft wiederholt werden und viel repetitive, manuelle Arbeiten beinhalten. Das Clustern von Prozessen nach deren Frequenz und Gewinnpotenzialen mit dem Legal Technology Framework verhilft zur Erkenntnis, welche Digitalisierungsschritte jetzt, morgen oder viel später unternommen werden sollen.
Der bewusste Entscheid für eine Technologie, die eines und nicht alle Probleme löst, verhilft zu Geschwindigkeit bei der Einführung von Legal AI in Rechtsabteilungen.