Legal & Compliance der Zürcher Kantonalbank setzt ein Zeichen. Als eine der ersten Banken überhaupt nutzt Legal & Compliance zur Vertragsprüfung die künstliche Intelligenz von Legartis.
Was die Hintergründe sind und wie die Zürcher Kantonalbank Legartis gewinnbringend in der Vertragsprüfung einsetzt, erfahren Sie im Interview mit Tom Fischer, seit 2017 General Counsel der Zürcher Kantonalbank.
Herr Fischer, welche Bedeutung hat für Sie das Thema Digitalisierung der Rechtsabteilung?
Tom Fischer: Mitarbeiter:innen von Rechtsabteilungen haben sich sowohl aus juristischer als auch aus Anwendersicht zwingend mit digitalen Themen auseinanderzusetzen. Bis vor kurzem hat Legal & Compliance bei der Zürcher Kantonalbank z.B. noch Papierakten geführt. Wir sehen das Potenzial von digitalen Hilfsmitteln in der Steigerung der Prozesseffizienz und haben, nicht nur im Bereich der digitalen Aktenführung und des Case Managements, Projekte für die Exploration geeigneter LegalTech-Lösungen gestartet. Hierbei gehen wir strukturiert vor, analysieren erst Bedürfnisse, Arbeitsmethoden und Prozesse, ehe wir LegalTech-Lösungen evaluieren.
Auch in der Beratung hat uns die Digitalisierung verändert: Wir beraten viele Projekte, die sich im regulierten Bereich bewegen. Die agile Projektstruktur erforderte auch von uns ein Umdenken. Wir mussten die agile Vorgehensweise erlernen und Instrumente schaffen, mittels denen die Projektverantwortlichen erkennen können, welche Fragen relevant sind und juristisch beleuchtet werden müssen.
Wo sehen Sie Herausforderungen in der Rechtsabteilung, die es kurz-, mittel- bis langfristig zu lösen gilt?
Ein Fokus liegt in der Entlastung der Mitarbeiter:innen von Tätigkeiten, die wenig Möglichkeiten zur Differenzierung am Markt bieten, gleichwohl aufwändig sind und so wertvolle Ressourcen bei Legal & Compliance absorbieren.
Wir wollen den Linienstellen als Navigator für die zukunftsgerichteten Themen dienen, welche im Business einen Mehrwert schaffen. Die Herausforderung besteht darin, dass wir gleichzeitig den bestehenden Servicelevel im Tagesgeschäft ohne Qualitätseinbusse gewährleisten müssen. Und genau da können LegalTech-Lösungen helfen, solche Aufgaben rascher und qualitativ hochstehend zu erledigen.
Wieso jetzt: Wie passt Legartis in Ihre Digitalisierungsstrategie?
Legartis adressiert mit dem NDA- und dem DPA-Checker Vertragsformate, welche sorgfältig geprüft werden müssen, häufig eingesetzt werden und gleichwohl nicht differenzierend sind. Non Disclosure Agreements (NDA) und Data Processing Agreements (DPA) sind zudem sehr geeignet, um erste Erfahrungen zu sammeln und Vertrauen in den Einsatz der Software zu schaffen.
Mit der Möglichkeit, in einem Playbook die firmenspezifischen Vorgaben zu standardisieren, lässt sich gleichzeitig eine effiziente Qualitätssicherung einbauen, die im manuellen Prüfprozess nur mit aufwändigen Schulungen und Kontrollen erzielt wird. Schliesslich bietet Legartis auch die Möglichkeit, unsere branchenbezogenen Vertragstypen einzubringen und für diese gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
Welche Potenziale eröffnen sich für die Zürcher Kantonalbank durch die Automatisierung der Vertragsprüfung, bzw. welche Probleme werden dabei gelöst?
Das Potenzial besteht nicht nur in der Standarisierung von Prüfprozessen, sondern wir wollen gleichzeitig Effizienzgewinne erzielen. So können Prüfprozesse, welche heute spezialisierte Legal Counsels erledigen, durch die Procurement-Spezialist:innen ohne rechtliche Ausbildung weitgehend selbständig und in gleichbleibender Qualität durchgeführt werden.
Die Legal Counsels werden entlastet und können sich denjenigen Aufgaben widmen, die wirklich für die Geschäftsentwicklung massgebend sind. Und dabei stehen sie auch dem Procurement zur Verfügung, z.B. für jene Verhandlungen, bei welchen ein Vertrag einmal nicht innerhalb der Vorgaben des Playbooks verhandelt werden kann.
Sie haben sich für Legartis als Solution-Partner entschieden. Welche Aspekte gaben da den Ausschlag?
Für uns ist ausschlaggebend, dass Legartis einen hervorragenden Ruf in der LegalTech-Branche geniesst und die Software für die Nutzer:innen leicht verständlich und intuitiv anwendbar ist. Weiter besticht Legartis durch die Verfügbarkeit von Developers / Engineers in Zürich, durch ihre Nähe und die Flexibilität in der Bedürfnisabdeckung.
Welche Voraussetzungen mussten Sie intern schaffen, um mit einer KI-Lösung in der Rechtsabteilung zu überzeugen?
Die meisten Nutzer:innen haben noch nie mit einer vergleichbaren Software gearbeitet. Die Funktionsweise von KI und die Darstellung der Analyse-Ergebnisse, welche sich in das zu prüfende Dokument einbettet, waren für viele neuartig.
Wichtig ist, dass die Mitarbeiter:innen an die Lösung herangeführt werden, ihre Funktionsweise verstehen und so über die Zeit Vertrauen in die automatisierten Prüfprozesse aufbauen. Dieser Prozess ist zu keinem Zeitpunkt abgeschlossen, sondern er muss fortlaufend gepflegt werden – kurz gesagt, geht es insbesondere auch um einen Kulturwandel, der begleitet werden muss.
Welche Erfahrungen prägten die erste Zusammenarbeit, wie wird die künstliche Intelligenz aufgenommen?
Wir konnten rasch Erfahrungen sammeln, auch Feedback geben, welches Legartis in die Entwicklung des Produkts aufgenommen hat. Die Pilot-Mitarbeiter:innen waren rasch überzeugt von der Einfachheit des User Interfaces und der Usability.
Gleichzeitig galt es, eine Grundskepsis abzubauen: Einige wollten gleichwohl die geprüften Dokumente immer noch lesen und "markern". Über die Zeit steigt das Vertrauen in die Lösung. Durch den intensiven Austausch mit den Expert:innen von Legartis konnten wir auch Einblicke gewinnen, wie eine solche Software aufgebaut ist und wie man die KI trainiert.
Welches Potenzial schöpfen Sie heute mit Legartis ab - welches möchten Sie künftig nutzen?
Wir nutzen Legartis bei der Prüfung von NDAs und DPAs. Hier können wir einen standardisierten Prozess anwenden und gleichzeitig unsere unternehmensinternen Vorgaben nachvollziehen, wie sie in den Playbooks einprogrammiert sind.
In der Entwicklung sehen wir Potenzial, um Legartis auch in weiteren Bereichen einzusetzen, so z.B. bei der Prüfung von Lizenzverträgen, aber auch bei weiteren branchenbezogenen Vertragstypen.
Die Zürcher Kantonalbank als Vorreiterin in Bezug auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz in der Rechtsabteilung: Sollten sich Ihrer Meinung nach die Finanzintermediäre, vor allem die Banken, verstärkt dem Thema LegalTech annehmen - und warum?
Unbedingt! Sämtliche Banken stehen unter stetem Druck, ihre Prozesse zu vereinfachen, effizienter zu werden und auch Kosten zu senken. Gleichzeitig sind die Anforderungen im Bereich der Compliance besonders hoch. Und hier kann und will niemand Abstriche machen. Genau deshalb ist es Pflicht eines Legal Services, das Potenzial von LegalTech-Lösungen und speziell auch von KI-Lösungen für die eigenen Prozesse zu erkennen und zu nutzen.
Tom Fischer ist promovierter Jurist und seit 2017 General Counsel der Zürcher Kantonalbank und verantwortlich für Legal, Compliance und Tax. Nach seinem Studium und Tätigkeiten am Gericht erwarb er das Rechtsanwaltspatent und arbeitete danach als Anwalt in einer zürcherischen Kanzlei. Seine Karriere führte ihn anschliessend in die Finanzindustrie, wo er bei Banken und Versicherungen in diversen Führungsfunktionen tätig war, zuletzt als General Counsel der UBS Switzerland AG.
