Publicis DACH gehört zur weltweit agierenden Publicis Gruppe. Sie ist mit 2.300 Mitarbeitenden eine der grössten Networkagenturen der Region. Ihr Versprechen: alle Kommunikationsleistungen aus einer Hand. Und das ist nicht übertrieben: Publicis deckt von klassisch bis digital alles ab, was Kunden für eine moderne Kommunikation brauchen.
Als Chief Commercial Officer der Publicis ist Norbert Knapp u.a. auch für die Verhandlung von Agenturverträgen verantwortlich. Darunter finden sich zahlreiche Non-Disclosure Agreements (NDA), die alle Beteiligten zum vertraulichen Umgang mit Vertragsinhalten verpflichten.
Im Interview erzählt uns Norbert Knapp, wie seine Mitarbeitenden anfallende NDAs mit Hilfe von Legartis selbst prüfen und somit die interne Rechtsabteilung um ein großes Stück entlasten.
Herr Knapp, wie kam es dazu, dass Publicis mit Legartis eine AI-basierte Legal Software in der Vertragsprüfung einsetzt?
Bei Publicis ziehen wir es vor, unsere Ressourcen im operativen Geschäft einzusetzen, wo sie einen unmittelbaren Mehrwert generieren können. Allerdings hängt an unserem Tagesgeschäft immer ein ganzer „Rattenschwanz“ an Verträgen. Das bindet im Backoffice gewaltige Ressourcen.
Wie alle Marktakteure stehen auch wir unter einem enormen Kostendruck. Wir können gar nicht so viele Leute einstellen, wie wir für unsere Vertragsprüfung eigentlich bräuchten. Da kommt es in unserer zentralen Rechtsabteilung schon einmal zu Engpässen, was gerade bei sehr engen Deadlines, die uns oftmals vom Kunden vorgegeben werden, problematisch werden kann.
Vertragsprüfungen sind aufwändige Prozesse. Vor Legartis haben sie uns im Backoffice mehr Ressourcen gekostet, als wir aufbringen konnten und wollten.
Daher stand schon länger im Raum, das Legal Department und das Backoffice mit Künstlicher Intelligenz zu entlasten. Nur die richtige Lösung hat uns noch gefehlt. Als dann unser schweizer CFO den CEO und Mitbegründer von Legartis David Alain Bloch und sein Produkt kennenlernte, war uns schnell klar: Das ist es! Legartis bedeutet eine Chance für uns. Und mit der Rückendeckung unseres Legal Teams war es kein Problem, das Tool bei Publicis DACH einzuführen.
In welchen Bereichen und für welche Vertragsarten wenden Sie Legartis an?
In jeder operativen Gesellschaft gibt es ein Teammitglied, das über eine Legartis-Lizenz verfügt. Damit ist jede Agentur in der Lage, Legartis selbstständig für sich zu nutzen.
Für den Anfang haben wir uns komplett auf die Vertragsart NDA konzentriert. Diese Verträge sind relativ überschaubar – und unterliegen gewissen rechtlichen Standards in der Struktur und der Formulierung. Das NDA bildet nicht die Basis für die spätere, vertragliche Beziehung zu unseren Kunden und wir hatten damit nie rechtliche Streitigkeiten, da das Thema Geheimhaltung bei all unseren Agenturen ohnehin sehr akribisch gelebt wird. Aber dennoch muss es natürlich korrekt und rechtssicher formuliert sein.
Jede Agentur, die vertrauliche Daten mit dem Kunden austauscht, benötigt ein NDA. Jährlich hat die Rechtsabteilung rund 350 dieser Verträge bearbeitet – plus Dunkelziffer! Denn in der Vergangenheit haben sicherlich einige Agenturen die NDA aus Zeitgründen selbst geprüft und mit den potenziellen Neukunden zum Abschluß gebracht.
Um genau das zu vermeiden, haben wir jetzt Legartis. Die Software reduziert sowohl das Risiko, dass NDAs nicht geprüft werden und erhöht gleichzeitig die Qualität der NDA-Vertragsprüfung.
Früher war die alles entscheidende Frage: „Wie bekomme ich einen NDA der vom Kunden kommt, innerhalb von wenigen Stunden durch die Rechtsabteilung geprüft?“ Jetzt prüft jede Agentur einfach selbst und muss ihre Kunden nicht länger warten lassen.
Um Legartis nutzen zu können, braucht es ein Contract Playbook. Wie zeitaufwändig war die Erstellung dieses Regelwerks?
Das Contract Playbook, also die Zusammenstellung unserer Vertragsrichtlinien, ist von der Legal-Abteilung erarbeitet worden und basiert auf unseren Compliance-Vorgaben. Jede NDA-Prüfung läuft auf Basis dieser Guidelines ab. Das gibt uns das gute Gefühl, dass am Ende ein „sauberes“ Dokument zum Kunden geht.
Das Contract Playbook aufzusetzen ging schnell, das hat insgesamt nur etwa einen Tag gedauert. Wir haben von Legartis eine gute NDA-Vorlage erhalten, die wir dann noch individualisiert und ergänzt haben.
Wie schnell ging das Onboarding? Was sind die ersten Rückmeldungen der Nutzenden?
Die Legal Software selbst kommt sehr gut an! Innerhalb kürzester Zeit sind alle User trainiert worden und waren einsatzbereit. In der ersten Feedbackrunde berichteten alle User, dass sie bereits erfolgreich NDA mit Legartis prüfen. Wir passen jetzt sukzessive die hinterlegten Compliance-Richtlinien an und arbeiten das Feedback der User in das Playbook ein. So gestalten wir den Prozess für unsere Agenturen noch reibungsloser.
Was den Zeitaufwand der NDA-Vertragsprüfung angeht: Die AI ist schnell. Wir müssen im Anschluss nur noch die einzelnen Formulierungen prüfen und den Handlungsanweisungen der AI folgen.
Wie stark vertrauen die Anwender der Legal AI?
Die User haben grundsätzlich grosses Vertrauen in die AI. Was bleibt, ist eine gewisse Unsicherheit bei den Formulierungen, gerade bei Sonderprüfungen: An welche Stelle passt diese Klausel? Kann ich diese Änderung so durchführen? Was mache ich mit einem NDA aus den USA, das ganz anders aussieht als üblich?
Wir schulen aktuell unsere juristisch weniger fachkundigen User, damit sie einzelne Formulierungen besser einordnen können und somit noch mehr Sicherheit bei der Vertragsprüfung gewinnen.
Was sind Ihre Learnings nach 3 Monaten mit Legartis?
Legartis ist generell super aufgenommen worden und dabei, sich in unserem Unternehmen zu etablieren. Drei Punkte habe ich während der Anfangszeit gelernt:
- Das Playbook ist nicht von Beginn an perfekt, sondern wird verbessert, bis die Formulierungen wirklich sitzen.
- Anfangs fehlte unseren Usern das juristische Knowhow, um bestimmte Formulierungen einordnen zu können. Grundlegende Schulungen der User zur jeweiligen Vertragart machen Sinn, damit sie die nötige Sicherheit in der Anwendung von Legartis gewinnen.
- Data Security war ein Thema, das ich zunächst unterschätzt hatte. Legartis ist ja eine fremde Anwendung, die wir in unsere Systeme integrieren wollten. Bis zur erfolgreichen Installation mussten wir so einige interne Hürden überwinden.
Warum sollte man sofort mit Legartis starten und nicht zuwarten?
Es gibt einfach keinen Grund zuzuwarten. Das Thema Ressourcen ist zu wichtig, als dass man digitale oder AI-gestützte Chancen verstreichen lässt, um Ressourcen im operativen Geschäft einzusetzen.
Die Routineaufgabe der Vertragsprüfung ist mit AI besser gelöst als durch kostenintensive Ressourcen im Backoffice. Jede Stunde, die auf einen Kunden investiert wird, ist besser, als diese für Backoffice oder Admin-Funktionen aufzuwenden. Der Kostendruck ist dafür einfach zu gross.
Kurz und knackig zusammengefasst: Inwiefern profitieren Sie und Ihre Teams von Legartis?
Wir sparen uns Zeit und Kosten, ohne bei der Qualität Abstriche machen zu müssen.
- Risiken-Minimierung: Mit Legartis stellen wir sicher, dass wir unsere Compliance-Richtlinien erfüllen und jedes NDA geprüft wird.
- Verbesserter Einsatz der Kapazitäten: Freilegung von Ressourcen im Legal Department für wertschöpfende Tätigkeiten.
- Beschleunigung bei Ausschreibungen und Pitches: NDAs sind schnell abgeschlossen, was wiederum den engen zeitlichen Vorgaben bei Ausschreibungen zu Gute kommt.
Oft hat der Business User seinen Pitch im Blick und das Thema Legal wird dabei vergessen. Das kann nach hinten losgehen. Mit Legartis schaffen wir rechtliche Sicherheit und beschleunigen gleichzeitig den Pitch-Prozess.
Werfen wir einen Blick auf die kommenden 5 Jahre. Wie wird sich Ihre Arbeit mit Legartis verändert haben?
Ich denke, die NDA-Vertragsprüfung wird bis dahin zur Tagesordnung übergegangen sein und wie selbstverständlich ablaufen. Wir werden genau wissen, was wir selbst lösen können und wo wir besser unser Legal Department dazuholen.
Unsere Rechtsabteilung hat keinerlei Befürchtungen, von Legartis AI abgelöst zu werden. Wir brauchen jetzt und werden auch künftig immer unsere Anwälte brauchen.
So eine AI ist ja auch nicht statisch. In fünf Jahren wird die Legartis AI bereits sehr viel über Publicis gelernt haben, z. B. spezielle Vorlieben und Prozesse. Vielleicht wird sie dabei sogar klüger als wir selbst? Ich sehe schon den Tag vor mir, an dem sie einen Formulierungsvorschlag bringt, der uns selbst nie eingefallen wäre!
Das Interview wurde mündlich geführt.
