Bei OECHSLER steckt der Pioniergeist tief in der DNA. Im Jahr 1864 als kleiner Beinknopfmacher-Betrieb im fränkischen Ansbach gegründet, ist das Unternehmen heute führend im Bereich Kunststoff-, Keramik- und Metallspritzguss. Es beliefert weltweit Kunden unter anderem aus der Automobilindustrie, aus der Medizintechnik, aus dem Bereich Konsum- und Sportartikel.
OECHSLER zählte immer schon zu jenen Unternehmen, die neue Technologien als erstes adaptierten und damit Innovation möglich machten. Das zeigt sich auch in der Rechtsabteilung, wo Stud. Jur. Anna Heidner als Werkstudentin tätig ist. Im Interview berichtet die Jungjuristin davon, warum OECHSLER sich zur Vertragsprüfung mit Künstlicher Intelligenz entschloss und wie diese die Zusammenarbeit von Rechtsabteilung und Vertrieb von Grund auf verändert.
Frau Heidner, OECHSLER nutzt seit einem Monat Legartis zur Vertragsprüfung von Geheimhaltungs-vereinbarungen (GHV). Erinnern Sie sich noch an die Zeit davor?
Aber natürlich! Ich erinnere mich vor allem daran, wie sich die Arbeit in der Rechtsabteilung oftmals gestaut hat. Ein Schwerpunkt meiner Aufgaben hier am Ansbacher Standort ist die Prüfung von Geheimhaltungsvereinbarungen (GHV) mit potenziellen Kunden und Lieferanten. Mit sieben Produktionsstandorten weltweit ist OECHSLER durch und durch international aufgestellt. Da kommt einiges an Verträgen zusammen, die gesichtet und verwaltet werden wollen.
In der Rechtsabteilung gibt es aber nur zwei Juristenstellen und mich als Werkstudentin. Es ist daher nur normal, dass es dadurch bei der Prüfung von GHVs zu Verzögerungen kommt. Insbesondere der Vertrieb ist aber darauf angewiesen, dass wir die GHVs von potentiellen Kunden sorgfältig und rasch prüfen. Erst dann kann die Evaluierung möglicher Geschäftsbeziehungen begonnen werden. Wir haben immer damit zu kämpfen gehabt, die Verträge in der vorgegebenen Zeit wieder an unsere internen Auftraggeber zurückzuspielen und niemanden warten zu lassen. Sagen wir so: Das Arbeitspensum war vor Legartis sehr hoch!
Wie ist OECHSLER darauf gekommen, die Rechtsabteilung mit AI zu entlasten?
Zuerst haben wir nicht explizit nach Künstlicher Intelligenz gesucht. Wir hatten es einfach nicht „auf dem Schirm“. Uns war zu dem Zeitpunkt nicht klar, dass Legal AI unsere bisher eher ineffiziente Vertragsprüfung stark verbessern könnte. Unser Head of Legal, RA Peter Dorscht, ist jedoch immer offen für neue Ansätze. Er ist auf einer Tagung auf Legartis aufmerksam geworden.
Das Konzept der automatisierten Vertragsprüfung auf Basis von AI fand er einleuchtend und sehr ansprechend. Er hat erkannt, dass uns diese Software unterstützen und die „Prüfungs- und Durchlaufzeit“ der Vertragsbearbeitung, besonders der zahlreichen GHVs, beschleunigen könnte.
Uns war klar: Wenn Legartis das kann, was es verspricht, würden wir sehr davon profitieren. Bei OECHSLER glauben wir an das Potenzial neuer Technologien, daher war die Hürde intern auch nicht groß. Wir haben uns abgesprochen und beschlossen, Kontakt zu Legartis aufzunehmen.
Was hat den Ausschlag gegeben, dass Sie sich für Legartis entschieden haben?
Definitiv die Demonstration der Software. Wir konnten dabei live erleben, wie es ist, mit Legartis zu arbeiten. Uns hat vor allem überzeugt, dass die Handhabung so einfach ist. Das Programm zeigt direkt an, welche Passagen eingefügt werden müssen und welche unserer Standardklauseln fehlen.
Mit Legartis schien es möglich, die Prüfung von GHVs in den Fachabteilungen vornehmen zu lassen, wodurch die Anzahl der an die Rechtsabteilung abzugebenden Dokumente effizient reduziert werden kann. Die ideale Lösung für uns!
Die manuelle, zeitaufwendige Prüfarbeit wird durch KI-assistierte Arbeitsabläufe ersetzt. Mit wenig Aufwand erzielen wir so exzellente Ergebnisse. Darum haben wir auch direkt entschieden, Legartis für die Vertragsart GHV einzusetzen – hier hatten wir am dringendsten Unterstützung nötig.
Neue Software bedeutet auch immer ein Zeitinvestment für die Mitarbeitenden. Wie hat der Vertrieb die Pläne aufgenommen?
Natürlich waren wir gespannt, wie die betroffene Abteilung auf die neue Software reagieren würden. Unser Leiter Recht hat sich im Vorfeld viel Zeit genommen, um mit den zuständigen Führungskräften über ihre Bedürfnisse zu sprechen. Dabei haben sich folgende Vorteile ergeben:
- Schnellere Bearbeitung: „Wir müssen nicht länger auf die Rechtsabteilung warten und können unseren Kunden schneller die Verträge zurückspielen.“
- Eigenständigkeit: „Wir können die Prüfung selbst in die Hand nehmen und uns die Arbeit untereinander aufteilen.“
- Rechtliche Sicherheit: „Wenn es Probleme oder Fragen gibt, können wir jederzeit auf die Profis in der Rechtsabteilung zurückgreifen bzw. werden von der Software direkt dazu aufgefordert.“
Wie verlief die Einführung der neuen Software? Was hat bei Ihnen gut funktioniert?
Die Einführung lief bei uns reibungslos ab. Unser Kundenbetreuer Herr Henke hat allen künftigen Nutzer anhand von Simulationen gezeigt, wie man mit der Software umgeht. Alle Beteiligten haben es sehr schnell verstanden und auch rasch das Selbstvertrauen gewonnen, selbst GHVs zu prüfen. Dabei hat es sicher geholfen, dass Legartis' Contract Review AI die Prüffolge vorgibt und einen bei jedem einzelnen Schritt begleitet.
“Legartis ist selbsterklärend - nach einer kurzen Einführung konnten alle User direkt loslegen.”
Ich habe zwei Tipps an Unternehmen, die die Einführung mit Legartis planen:
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Nutzeraccounts beschränken: Aktuell haben wir 10 Legartis-User. Dadurch bearbeiten immer dieselben Personen die GHVs und gewinnen mit der Zeit eine Expertise darin. Es ist gar nicht nötig, dass jeder einzelne Mitarbeiter der betroffenen Organisationseinheiten einen eigenen Account bekommt. Das Team kann sich selbst organisieren und die Aufgaben so verteilen, dass die Verträge zeitnah von den darauf trainierten Personen geprüft werden.
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Die Nutzer unterstützen: Wir in der Rechtsabteilung sind immer da, wenn unsere Kollegen zum Programm Fragen haben oder mit einem Vertrag nicht weiterkommen. Das gibt allen ein gutes Gefühl und sichert letztlich auch eine hohe Qualität in der Vertragsprüfung. AI ist ein hilfreiches Werkzeug, das die Arbeit strukturiert und beschleunigt. Einen Ersatz der Rechtsabteilung kann sie jedoch nicht leisten.
Wie ist Ihr Fazit nach einem Monat GHV-Prüfung mit Legartis?
Sehr positiv. Ich habe viel weniger Geheimhaltungsvereinbarungen auf meinem Schreibtisch! Ab und zu helfe ich einem User oder einer Userin bei der Nutzung der Software. Doch thematische Rückfragen sind bisher keine aufgetreten. Wir bewerten die Legartis-Einführung bisher als vollen Erfolg.
Persönlich komme ich sehr gut mit dem Programm zurecht. Legartis macht es einfach, schnell das Wesentliche in einem Vertrag zu erfassen und die wichtigsten Punkte chronologisch abzuarbeiten. Im Playbook sind alle wichtigen Informationen für mich hinterlegt; da weiß ich immer, wo ich nachschauen kann. Das ist nicht nur für die Nutzer ohne juristischen Hintergrund bedeutend, sondern vereinfacht auch mir die Vertragsprüfung.
Auch ein großer Pluspunkt: Ich muss mich nicht intensiv mit der Software an sich beschäftigen und verliere keine Zeit mit der Bedienung. Bei anderen Softwarewerkzeugen muss man viel Zeit investieren, bevor man einen Nutzen daraus zieht. Das ist bei Legartis anders und damit stellt die Software eine echte Hilfe dar. Mein Fazit: Ich nutze Legartis sehr gerne, denn es erleichtert meinen Arbeitsalltag enorm.
Wie bewerten Sie als angehende Juristin das Potenzial von AI für die Zukunft der Rechtsabteilung?
Aktuell setzen wir Legartis nur bei der Prüfung von GHVen ein. Ich kann mir aber vorstellen, es auf weitere Vertragsarten wie beispielsweise Qualitätssicherungsvereinbarungen auszuweiten. Diese sind sich oft sehr ähnlich in Form und Inhalt und bieten sich daher für eine AI-basierte Überprüfung an.
Für mich ist es sehr spannend, mit Zukunftstechnologien wie AI zu arbeiten und zu erleben, was der Einsatz von AI für Arbeitnehmende bewirken kann. In Zukunft wird es entscheidend sein, große Mengen an Verträgen effizient zu verarbeiten. Ich sehe da ein enormes Potenzial, gerade weil Fachkräfte rar gesät sind.
Daher kann man Legartis jedem Unternehmen empfehlen, das nicht länger eine große Anzahl an Ressourcen und Arbeitskräften in die Prüfung von Standardverträgen investieren will.
Das Interview wurde mündlich geführt.
