Was macht eine Contract Analysis Software?
Eine Contract Analysis Software ermöglicht es, Verträge schnell und einfach zu analysieren und wichtige Informationen zu extrahieren. Dies hilft dabei, Prozesse innerhalb des Vertragslebenszyklus teilweise zu automatisieren, was Zeit und Ressourcen spart. Aber was genau macht eine Contract Analysis Software und wie hilft sie Ihrem Unternehmen?
Automatisierung von Vertragsprozessen
Eine der möglichen Funktionen einer Contract Analysis Software ist die Automatisierung von Vertragsprozessen. Die Software analysiert Verträge und extrahiert wichtige Informationen, um diese beispielsweise in einem Contract Lifecycle Management (CLM) System zu hinterlegen. So beschleunigt eine Contract Analysis Software Teilprozesse bei der Vertragsverwaltung (abspeichern von relevanten Informationen aus Verträgen) - denn mit der Automatisierung erübrigt sich das manuelle Abtippen von Vertragsinhalten in ein CLM. Unternehmen sparen damit Zeit und Ressourcen bei einer höheren Datenqualität (Reduktion von menschlichen Abtippfehlern). Es wird sichergestellt, dass Verträge effizient verwaltet werden.
Extraktion von relevanten Vertragsinshalten
Eine Contract Analysis Software extrahiert relevante Informationen aus Verträgen. Dazu benötigt die Software ein auf den juristischen Bereich trainiertes Large Language Model (LLM). Ein auf juristische Fragestellungen und Terminologien trainiertes LLM erkennt wichtige juristische Begriffe (Namen, Daten, Vertragsbedingungen, …) innerhalb der Vertragsklauseln. Das ermöglicht die Visualisierung der erkannten Daten beispielsweise in einem übersichtlichen Dashboard, um sofort die wichtigsten Vertragsinformationen zur Hand zu haben. Und das, ohne Hunderte von Textseiten durchgehen zu müssen.
-1.svg)
Analyse von Vertragsinhalten
Eine weitere wichtige Funktion einer Contract Analysis Software ist die Klassifikation von Vertragsinhalten. Die Software klassifiziert, indem Verträge auf bestimmte Vertragsinhalte analysiert werden. Die heutigen auf Klassifikation von Vertragsinhalten trainierten Large Language Models sind in der Lage, Synonyme für gewisse Begriffe zu identifizieren und zu klassifizieren. Bei Legartis wird diese Art der Klassifikation genutzt, um Vertragsinhalte mit den eigenen Unternehmensrichtlinien abzugleichen - so können Nutzer:innen sicherstellen, dass die Unternehmensrichtlinien jederzeit eingehalten werden. Zudem beschleunigt die Vertragsanalyse mit einer AI (Legal AI) die Vertragsprüfungsprozesse um ein Vielfaches.
Risikomanagement
Eine weitere Anwendungsmöglichkeit liegt in der Analyse von Risiken, die sich aus Verträgen ergeben. Die Software extrahiert Vertragsinhalte zu vertraglichen Verpflichtungen und/oder Haftungsansprüchen. So werden Risiken aus Verträgen sofort sichtbar. Unternehmen sind in der Lage, Massnahmen zur Risikenreduktion zu ergreifen.
Metadaten-Analyse
Contract Analysis Software ist in der Lage, die Metadaten von Verträgen automatisiert zu erkennen. Auf diese Weise werden Details wie der aktuelle Vertragsstatus oder zugehörige Abteilungen schnell erfasst und für Abfragen zusammengefasst.
Compliance-Prüfungen
AI ermöglicht jederzeit ein automatisiertes Abfragen von Daten und erlaubt auf Grundlage von Gesetzestexten und Playbooks ihre Auswertung. Auf diese Weise werden auch nach Gesetzesänderungen bereits bestehende Verträge beschleunigt analysiert und ihre Compliance abgefragt.
Due Diligence
Bei der Due Diligence-Prüfung werden gezielt Dokumente mit spezifischen Metadaten und Klauseln gesucht. Relevant wird das vor allem, wenn regulatorische Änderungen auftreten, Dokumente gegenüber Behörden offengelegt werden müssen oder Fusionen und Übernahmen geplant werden.
Integration in andere Systeme
Eine Contract Analysis Software kann auch in andere Systeme integriert werden, um den Prozess der Vertragsverwaltung weiter zu automatisieren und zu rationalisieren. Seien das CRM-Systeme, Buchhaltungssoftware oder andere Geschäftssysteme. Tief integriert, gewährleistet das einen nahtlosen Vertragsprozess.
Warum sollte man eine Contract Analysis Software einsetzen?
Die Verwendung einer Contract Analysis Software bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten gehören:
- Zeitersparnis
Die manuelle Überprüfung von Verträgen ist sehr zeitaufwändig. Mit einer Contract Analysis Software sparen Unternehmen Zeit, sind produktiver und beschleunigen die Prüfprozesse. - Verbesserte Compliance
Durch die Automatisierung der Vertragsanalyse stellen Unternehmen sicher, dass sie alle regulatorischen Anforderungen erfüllen und ihre Verträge rechtskonform sind. - Risikominimierung
Eine Contract Analysis Software trägt dazu bei, potenzielle Risiken in Verträgen zu identifizieren, indem diese Vertragsbedingungen und - fristen überwacht. So stellen Unternehmen sicher, keine wichtigen Verpflichtungen zu übersehen. - Kostenersparnis
Durch die Automatisierung der Vertragsanalyse (automatisierte Vertragsprüfung) reduzieren Unternehmen die Kosten für die Überprüfung von Verträgen und setzen ihre Ressourcen effektiver ein.
Eine Contract Analysis Software stärkt die Verhandlungsposition von Unternehmen, indem sie dabei hilft, potenzielle Schwachstellen in Verträgen zu identifizieren und zu vermeiden
Key Takeaways
Eine Contract Analysis Software hilft Unternehmen dabei, Zeit und Geld zu sparen, die Compliance und Risikomanagement-Strategie zu verbessern und ihre Verhandlungsposition zu stärken. Repetitive Arbeiten fallen weg, was Fehlerquellen durch manuelle Arbeit reduziert. Das schafft den juristischen Mitarbeitenden Raum für wertschöpfende Tätigkeiten. Der Fokus verlagert sich auf die Bearbeitung von business-relevanten Aufgaben. Das steigert die Produktivität in Unternehmen insgesamt und schafft Wettbewerbsvorteile. Und nicht zu vergessen: Der Einsatz von Technologie zieht Talente an!
Wenn Sie auf der Suche nach einer Contract Analysis Software sind, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die Ihre spezifischen Anforderungen erfüllt und eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet. Vergleichen Sie die verschiedenen verfügbaren Optionen und wählen Sie diejenige, die am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Wie man eine Contract Analysis Software erfolgreich einsetzt: Lesen dazu das Interview mit Dr. Marc Hansmann, Director Legal & Governance, Arvato Bertelsmann.
