Haben Sie sich schon einmal mit einem dringend zu prüfenden Vertrag an Ihre Rechtsabteilung gewandt und die Antwort war: „Sicher, wir haben Zeit und werden uns sofort an die Arbeit machen“? Eher nicht. Legal Teams sind im Gros der Unternehmen chronisch überlastet.
Die Folge: Fachabteilungen müssen warten und werden in ihren Prozessen ausgebremst. In dieser Lage kommt dem Contract Playbook eine gesteigerte Bedeutung zu. Denn das hilfreiche Tool versetzt auch fachfremde Mitarbeiter:innen in die Lage, wichtige Teile von Vertragsverhandlungen selbst zu meistern. Aber was ist eigentlich ein Contract Playbook und in welchen Situationen kommt es zum Einsatz?
Was ist ein Contract Playbook?
Unter einem Contract Playbook versteht man das unternehmensinterne, grundlegende Regelwerk zur Vertragserstellung und -prüfung. Es fasst die Vertragsrichtlinien zusammen, listet Standardklauseln und stellt die zugelassene Vertragssprache bereit. Welche Formulierungen sind erlaubt, welche zählen zu den „Dealbreakern“? Ein Blick ins Contract Playbook macht das unmissverständlich klar.
Damit bieten Contract Playbooks allen Mitarbeiter:innen eine transparente, standardisierte Anleitung, wie sie Vertragsbestimmungen verteidigen, welche Alternativen sie ihrem Gegenüber anbieten können und welche Klauseln schlicht nicht verhandelbar sind. Doch das ist noch längst nicht alles: Das Contract Playbook vereint eine Fülle von Wissen über den Vertragslebenszyklus von der Verhandlung bis hin zur Überprüfung und Genehmigung.
5 Fakten zu Contract Playbooks, die Sie kennen sollten
- Jede Vertragsart benötigt ein eigenes Contract Playbook: Contract Playbooks decken nicht das gesamte Vertragsportfolio eines Unternehmens ab. Sie sind um einen einzigen Vertragstyp herum aufgebaut und spezialisieren sich auf diesen.
- Ein Contract Playbook kann die Form einer Tabelle oder einer Web Applikation annehmen: Das Contract Playbook hat typischerweise eine tabellarische Form. Die Informationen zu den Klauseln sind in den einzelnen Zeilen der Kalkulationstabelle untergebracht. Legal Tech-Lösungen wie Legartis hingegen betten das Contract Playbook in eine Applikation ein, die die Zusammenarbeit vereinfacht und über das Internet jederzeit zugänglich ist.
- Das Contract Playbook wird kollaborativ erstellt: In der Regel ist das Rechtsteam für die Erstellung des Vertragsleitfadens verantwortlich. Es sammelt dafür Informationen und Anregungen von den Personen und Abteilungen des Unternehmens ein, die am häufigsten mit der jeweiligen Vertragsart arbeiten.
- Das erste Aufsetzen des Contract Playbooks dauert nicht länger als eine Woche: Ein Contract Playbook zusammenzustellen wirkt wie ein aufwändiges Vorhaben. In Wirklichkeit lässt sich das Projekt jedoch in den meisten Fällen in wenigen Tagen realisieren: Das Wissen ist bereits vorhanden, Sie müssen es lediglich konsolidieren. Wie schnell Sie Ihre erste Version in den Händen halten, hängt vor allem von der bereits geleisteten Vorarbeit ab. Gibt es schon Unternehmens-Templates? Starten Sie von Null oder können Sie mit Ihrer Arbeit auf bereits bestehende Guidelines zu Klauseln und Formulierungen aufbauen?
- Das Contract Playbook ist niemals final, es wird laufend angepasst: Playbooks sind, genauso wie die rechtliche Vertragsarbeit, keine statische, sondern eine lebendige Angelegenheit. Anforderungen ändern sich, neue Klauseln kommen hinzu, Formulierungen werden noch passgenauer zugeschnitten. Rechnen Sie mit einem iterativen, niemals völlig abgeschlossenen Vorgang.
Sie entwerfen gerade Ihr erstes Contract Playbook und sind auf der Suche nach Inspiration? Lesen Sie jetzt die besten Tipps zur Erstellung eines Contract Playbooks!
Was ist der Zweck eines Contract Playbooks?
Ein sorgfältig erarbeitetes Contract Playbook stellt für alle Beteiligten des Vertragsprüfungs-Prozesses eine ausgesprochene Bereicherung dar. Sie werden feststellen, dass es – anders als viele administrative Schriften – nicht in der Schublade verstaubt, sondern rege eingesetzt wird. Und zwar von:
- allen Mitarbeiter:innen, die einen bestimmten Vertragstypen prüfen oder mit einer Gegenpartei verhandeln.
- Business Usern im Verkauf oder im Einkauf, sobald sie einen Vertrag abschließen
- Risikomanagement- und Compliance-Teams, die darin eine Übersicht über die „Red Flags“ finden.
- dem Legal Team selbst, das sich bei der Vertragsprüfung an dem Leitfaden orientiert
Ein Contract Playbook lohnt sich in jedem Fall, denn es spart Zeit und Geld, verbessert den Vertragsflow und reduziert Risiken. Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst:
Contract Playbooks ermöglichen Self-Service
Verabschieden Sie sich vom Bottleneck Rechtsabteilung! Im Playbook sind alle Infos zur Vertragsprüfung hinterlegt. Damit können fachfremde Mitarbeiter:innen entscheidende rechtliche Aspekte selbst abwickeln, ohne auf einen Juristen zurückzugreifen.
Contract Playbooks schaffen Klarheit
Wie genau habe ich mit dieser Vertragsart zu verfahren? Mit einem Contract Playbook an der Hand stellt sich diese Frage nicht mehr. Es erklärt alle wichtigen Prozesse und Regeln, die bei der Vertragsverhandlung zu befolgen sind. Das minimiert auch das Risiko von Fehlern.
Contract Playbooks verbessern die Vertragsprüfungs-Performance
Loslegen statt abwarten – die Unabhängigkeit von der Rechtsabteilung ist für viele User der entscheidende Vorteil des Contract Playbooks. Aus der unternehmerischen Perspektive wirkt das Playbook außerdem wie ein Schmiermittel zwischen den einzelnen Abteilungen, das für reibungslose Abläufe und eine höhere Leistungsfähigkeit sorgt.
Contract Playbooks beschleunigen und vereinfachen das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
Das Contract Playbook fungiert als zentraler Ort des Wissens – für bestehende wie für neue Kolleg:innen. Nach einer einführenden Schulung sind Neuzugänge damit sehr schnell fähig, in die Vertragsprüfung einzusteigen. Bei Fragen können sie jederzeit auf das Regelwerk mit seinen klar definierten Vorgaben zurückgreifen.
Contract Playbooks bringen Struktur und Standardisierung
Mit einem Contract Playbook legen Sie die Basis für einen strukturierten und standardisierten Vertragserstellungs- und prüfungsprozess. Beteiligte lesen hier nach, auf welche Unternehmens-Standards und -Richtlinien sie zurückgreifen können.
Wie wird das Contract Playbook bei Legartis erstellt?
Was bringt ein Contract Playbook: 3 Key Takeaways
- Das Contract Playbook bietet einen Leitfaden für den Umgang mit einer bestimmten Vertragsart. Es beinhaltet Informationen, mit deren Hilfe Geschäfts- und Rechtsteams Vertragsverhandlungen und -prüfungen eigenständig durchführen können.
- Playbooks sind in wenigen Tagen erstellt und kommen bei der Erstellung und Prüfung von Verträgen zum Einsatz. Sie können von jedem Mitarbeitenden verwendet werden, der/die an diesen Prozessen beteiligt ist.
- Für Unternehmen entfalten Contract Playbooks einen großen Nutzen. Sie optimieren die Prozesse der Zusammenarbeit, legen der Vertragsprüfung klare Richtlinien zu Grunde und ermöglichen durch Standardisierung den Einsatz von innovativer Technologie wie Künstliche Intelligenz (z.B. Legal AI).