Legal Tech Projekt: Unternehmen sollten investieren

Rechtsabteilungen sind einem steigenden Druck ausgesetzt. 75 % der Rechtsabteilungen geben an, dass die Arbeitsbelastung stärker wächst als ihre Budgets. Die Arbeit ist demzufolge kaum zu bewältigen, insbesondere im Bereich der Vertragsprüfung. Hier ist die Vertragsanzahl in den letzten sechs Jahren um 38 % gestiegen. Die Rechtsabteilung avanciert damit zum Nadelöhr, das schnelle Vertragsabschlüsse behindert und die Umsatzrealisierung verzögert. Das bestätigen 57 % der Geschäftsentwicklungsleiter:innen. An dieser Stelle verhilft eine LegalTech-Lösung zu einer Beschleunigung der Prozesse und Produktivitätssteigerung. Das führt zu einer nahtlosen Zusammenarbeit zwischen Rechts- und Fachabteilungen und damit zur besseren Nutzung von Business-Chancen.

Aus diesen Gründen suchen Rechtsabteilungen aktiv nach technischen Lösungen, treffen aber bisweilen auf interne Hürden. Wenn Sie die Geschäftsleitung von einer Investition in LegalTech überzeugen wollen, brauchen Sie trotz allem gute Argumente. Unser Leitfaden hilft Ihnen bei der Vorbereitung auf eine erfolgreiche Präsentation vor dem Management.

6 Schritte zum erfolgreichen LegalTech Pitch

Sie möchten beispielsweise den Vertragsprüfungs-Prozess mit Unterstützung von Technologie beschleunigen? Bevor Sie bei Ihrem Management um eine Anschaffung von Software zur automatisierten Vertragsprüfung werben, machen Sie sich die Bedeutung des Vertragsprüfungsprozesses bewusst: Geheimhaltungsvereinbarungen, Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen, Business-Verträge der Fachabteilungen, Partner- oder Lieferantenverträge: Es gibt kaum einen Arbeitstag, an dem kein Vertrag zu prüfen ist.

Die Vertragsprüfung ist eine Schlüsselstelle auf dem Weg zu mehr Wertschöpfung. (Sales mithilfe von AI). Den Prozess mithilfe von LegalTech zu vereinfachen, ist nicht nur im Interesse der Rechtsabteilung, sondern auch der Geschäftsführung.

1. Was ist das Problem?

Beschreiben Sie zu Beginn die aktuelle Arbeitssituation in der Rechtsabteilung: Die hohe Arbeitsauslastung hat Folgen. Verträge, die zur Prüfung ausstehen, stapeln sich. Die Vertragsprüfung ist zu einem Engpass geworden, sie behindert die Fachabteilungen, schnell zu einem Business-Abschluss zu kommen. Die Jurist:innen beschweren sich, sie können sich nicht mehr auf organisatorisch wesentliche Rechtsfragen konzentrieren. 

Nennen Sie konkrete Beispiele aus dem Unternehmensalltag, anhand derer dieses Problem bereits jetzt deutlich wird. Sprechen Sie dazu im Vorfeld mit Kollege:innen und verwenden Sie wenn möglich konkrete Aussagen von betroffenen Mitarbeiter:innen. Nutzen Sie Zahlen, um Verzögerungen und Produktivitätseinbussen zu veranschaulichen. 

2. Was wäre die ideale Situation?

Natürlich könnten Sie jetzt direkt die Lösung und Ihren Wunsch präsentieren, in eine Software zur Vertragsprüfung zu investieren. Für eine höhere emotionale Aufnahmebereitschaft sollten Sie allerdings zunächst ein Zielbild entwerfen und eine Vision veranschaulichen, die so attraktiv ist, dass Ihr Management davon begeistert ist.

Wie würde sich der Workflow für die Vertragsprüfungen mithilfe der richtigen Technologie vereinfachen und beschleunigen? Wie würden Risiken minimiert und die Qualität der Vertragsprüfung erhöht werden, wenn Sie mit LegalTech arbeiten? Versuchen Sie auch hier, möglichst konkrete Kennzahlen zu nennen. Wählen Sie nur Erfolgsvariablen, die für Ihr Unternehmen relevant sind und die Sie bei einem positiven Entscheid für das Projekt auch selbst messen könnten.

Tipp: Fragen Sie Anbieter von LegalTech-Lösungen nach Statistiken ihrer Referenzkunden. In den meisten Fällen wird man Ihnen gerne passendes Argumentationsmaterial liefern.

3. Welche Motivation treibt Ihre Stakeholder an?

Berücksichtigen Sie bei der Visualisierung der Zielsituation Ihre Adressaten und deren Motivation. Nehmen Sie möglichen Einwänden direkt den Wind aus den Segeln.

• Wenn Sie die Zustimmung der IT benötigen, bauen Sie Abwehr ab, indem Sie schildern, warum die neue Software keinen hohen Support- und Administrationsaufwand verursachen wird.
• Wenn Sie den CFO überzeugen müssen, stellen Sie Ihre Zahlen besonders sorgfältig zusammen und kalkulieren Sie zum Beispiel die Kosten einer Nicht-Investition.
• Kommt Ihr:e Geschäftsführer:in selbst aus einem Fachbereich kennt er oder sie wahrscheinlich das lästige Warten auf die Freigabe durch die Rechtsabteilung. Stellen Sie in diesem Fall die Prozessbeschleunigung für Operations ausreichend in den Fokus.

Egal, welche Stakeholder Sie für Ihr Projekt gewinnen müssen, versetzen Sie sich in ihre Lage. Versuchen Sie die Einführung als eine Win-win-Situation für alle Parteien zu vermitteln. Schliesslich sind es nicht nur die Unternehmensjurist:innen, die mit Einführung der Software freie Arbeitszeit gewinnen. Viele andere Unternehmensbereiche profitieren direkt oder indirekt ebenfalls. 

4. Was ist der Plan?

Haben Sie die Notwendigkeit und die Vorteile einer LegalTech-Lösung für Ihr Unternehmen aufgezeigt, konkretisieren Sie Ihre Pläne:

• Welche Software möchten Sie implementieren und was sind ihre Vorzüge im Vergleich zu Konkurrenzprodukten?
• Wie viele Nutzer:innen sollen zunächst, wie viele perspektivisch mit der Anwendung arbeiten?
• Wie viel Zeit kostet ein Einführungsprojekt, wie lange dauert die Implementierung? Gehen Sie darauf ein, ob der gewählte Anbieter einen schlanken Onboarding-Prozess vorsieht. 
• Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen durch Implementierung und Betrieb der Software?
• Wie leicht lässt sich die vorgeschlagene Lösung mit allen anderen Tools, die Sie verwenden, integrieren?
• Wie einfach sind die künftigen Updates technisch umzusetzen? Erläutern Sie, ob diese  spezielle Vorkenntnisse oder Vorkehrungen benötigen. 

5. Warum lohnt sich die Investition?

Da die Investition in LegalTech zunächst signifikant ist, schliessen Sie Ihren Pitch mit einer Übersicht über die quantitativen und qualitativen Vorteile der konkreten Anwendung. Zeigen Sie auf, inwieweit sich das Investment auszahlen wird. 

Hier eine Auflistung am Beispiel von LegalTech-Lösung von Legartis:

6. Was sind die nächsten Schritte?

Geben Sie einen Ausblick, wie ein Pilotprojekt ablaufen könnte. Visualisieren Sie, welche Schritte in der ersten Woche, dem ersten Monat und bis zum Go-live erfolgen. Damit geben Sie den Entscheider:innen ein Gefühl, wie stark das Tagesgeschäft beeinträchtigt wäre und welche Auswirkungen ihre Zustimmung auf bestehende Prozesse hätte.

Fazit

Letztlich müssen Technologien Aufgaben lösen, die für die Nutzer:innen ein Problem darstellen. Ihre Präsentation vor dem Management sollte die Gewinne und den Nutzen der vorgeschlagenen LegalTech-Lösung überzeugend darlegen. Bilden Sie die Business-Realität der Rechtsabteilung im Kontext des Wertschöpfungsprozesses Ihres Unternehmens ab.

Zeigen Sie auf, welche Wirkung die vorgeschlagene LegalTech-Anwendung auf das Unternehmen und die Abteilungen hat. Dieser Legal Tech Guide unterstützt Sie mit mehr Informationen zum Thema. Unterlegen Sie diese Wirkung mit Zahlen, Daten und Fakten. Dazu gehören auch qualitative Gewinne wie eine höhere Zufriedenheit in den Abteilungen, die nachweislich zu Produktivitätssteigerungen führt.

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