Automatisierte Vertragsprüfung: Mit AI in die Zukunft

„Bis 2024 wird sich der manuelle Aufwand für die Vertragsprüfung in Unternehmen, die fortschrittliche Lösungen zur Vertragsanalyse einsetzen, halbieren.“ – Gartner Inc. Mit dieser Prognose lässt der führende Anbieter von Marktforschungsergebnissen und Analysen über die Entwicklungen in der IT aufhorchen. Die automatisierte Vertragsprüfung rückt zunehmend in den Blickpunkt vieler ambitionierter Unternehmen, die fortlaufend auf der Suche nach neuen Legal-Tech-Lösungen sind und ihre Legal Operations verbessern wollen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was hinter dem Begriff der automatisierten Vertragsprüfung steckt und weshalb diese die Zukunft in den grossen Rechtsabteilungen für Unternehmensjurist:innen sein kann.

Die automatisierte Vertragsprüfung: Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung

Die Digitalisierung in der Arbeitswelt schreitet unaufhörlich voran und bringt in den jeweiligen Branchen viele Potenziale mit sich. Diese wollen Unternehmen bestmöglich ausschöpfen, um neue Wettbewerbsvorteile auf dem umkämpften Markt zu generieren. Gerade im Rechtsbereich fallen hierbei die Keywords „Legal Tech“ und „automatisierte Vertragsprüfung“ immer häufiger. Ebenfalls finden viele Besprechungen nur noch über Videokonferenzen statt und die Nutzung cloudbasierter Anwendungen für die Arbeit im Homeoffice ist alltäglich geworden. Unternehmen sind gezielt auf der Suche nach neuen innovativen Tools mit Potenzial, um ihre Workflows so effizient wie möglich zu gestalten. Eine dieser neuen Potenziale ist die automatisierte Vertragsprüfung, die Rechtsabteilungen mit grossen Vertragsprüfungsvolumen entlastet. Mit ihrer Hilfe lassen sich mehrere hundert Arbeitsstunden im Jahr einsparen bei gleichzeitiger Erhöhung der Prüfungsqualität aufgrund von Standardisierung.

Was ist automatisierte Vertragsprüfung?

Die automatisierte Vertragsprüfung ist eine KI-gestützte Anwendung, die einen Vertrag Klausel für Klausel analysiert und die Ergebnisse für den Nutzer strukturiert. So leitet die Software den Nutzer durch die Vertragsprüfung und gibt Handlungsanweisungen bei Klauseln, die nicht unternehmenskonform sind. Die Prüfung und Analyse erfolgt dabei innerhalb von Sekunden und liefert aussagekräftige sowie präzise Ergebnisse. Die automatisierte Vertragsprüfung basiert auf dem Einsatz künstlicher Intelligenz (Legal AI), die vortrainiert ist und laufend mit neuen Vertragsarten und Datensätzen trainiert wird. Somit ist die KI immer auf dem neuesten Stand und versteht sich auf die Prüfung zahlreicher Vertragsarten. Sie nutzt vordefinierte Cluster, um eine möglichst hohe Zielgenauigkeit bei der Vertragsanalyse zu erreichen.

Fallstudien haben nachgewiesen, dass die automatisierte Vertragsprüfung den gesamten Prüfungsablauf um bis zu 80 Prozent beschleunigen kann. Zudem reduziert sie Fehler um bis zu 90% im Vergleich zur manuellen Vertragsprüfung.

Die Software erkennt zuverlässig die problematischen Klauseln in einem Vertrag, vergleicht diese mit den Unternehmensrichtlinien und macht Handlungsanweisungen zur Lösung der Probleme. Ebenfalls erkennt die Software automatisch bei der Prüfung, welche Sprache im vorliegenden Vertrag verwendet wird. Die automatisierte Vertragsprüfung entfaltet ihre volle Kraft während der Pre-Signing-Phase, wenn die Verträge mit einer Gegenpartei verhandelt werden. Innerhalb von Sekunden liefert die AI aussagekräftige Ergebnisse und weist auf die kritischen Stellen im Vertrag hin.

6 gute Gründe für die automatisierte Vertragsprüfung

Die auf künstlicher Intelligenz basierende automatisierte Vertragsprüfung bringt den Rechtsabteilungen eine Fülle an Vorteilen. Nachfolgend sehen Sie eine Auflistung mit sechs guten Gründen, die für eine KI-gestützte Vertragsprüfung sprechen:

1. Mehr Kapazität

Die automatisierte Vertragsprüfung verschafft den Unternehmen durch die sekundenschnelle Analyse und Überprüfung der Verträge mehr Kapazitäten und sichert Mitarbeiter:innen so wertvolle Zeit für strategisch Wichtiges.

2. Weniger Kosten

Freie Ressourcen sind im Unternehmen oft Mangelware. Mit der innovativen Vertragsprüfung können Sie diese optimal ausnutzen und effektiv Kosten einsparen. Durch den beschleunigten Prozess verkürzen Sie nicht nur die Dauer der Prüfung, sondern kommen auch schneller mit Kunden ins Geschäft.

3. Höhere Qualität und Effizienz im Prüfungsprozess

Die Software automatisiert den Vertragsprüfungsprozess und schafft neue Standardisierungen in Ihrem Workflow, die sich in Form von höherer Qualität und Effizienz bemerkbar machen. Zudem halten Sie Ihre Unternehmensrichtlinien jederzeit ein und bringen Kundenverträge sicher zum Abschluss.

4. Weniger Risiken

Viele Verträge fallen ohne Automatisierung durch das Raster einer Prüfung - mit erheblichen Unternehmensrisiken aus Haftungsklauseln. Diese Risiken entfallen. Durch die objektive, standardisierte Vertragsprüfung senkt sich zudem die Fehlerquote, was zu einer spürbaren Verbesserung der Compliance führt.

5. Mehr Erkenntnisse

Aufgrund der KI-gestützten Vertragsanalyse und den klaren Handlungsanweisungen ist nachvollziehbar, warum bei einer Vertragsprüfung gewisse Klauseln hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden müssen.

6. Weniger Blind Spots

Strittige Entscheidungen können von der automatisierten Vertragsprüfung nachvollziehbar und datengestützt aufgezeigt werden. Sie erhöht die Transparenz bei der Vertragsprüfung und unterstützt nachhaltig eine objektive Betrachtung des Sachverhalts.

Automatisierte Vertragsprüfung: Lohnt sich das?

Anhand einiger festgelegter Kriterien lässt sich schnell ermitteln, ob Unternehmensjurist:innen oder Unternehmen mit integrierter Rechtsabteilung von der Software profitieren würden.

Die automatisierte Vertragsprüfung lohnt sich dann, wenn die Rechtsabteilung mit der Prüfung und Analyse von Verträgen stark ausgelastet ist und dem Unternehmen nicht mehr im gewünschten Umfang strategisch beratend zur Seite stehen kann. Die grösste Effizienz erreicht die automatisierte Vertragsprüfung vor allem bei der Prüfung von Verträgen derselben Art, wie beispielsweise bei Auftragsdatenverarbeitungsverträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Werk- und Dienstleistungsverträgen. Mit der automatisierten Prüfung lassen sich Arbeitsabläufe standardisieren, was wiederum zu messbaren Verbesserungen der Arbeitsergebnisse in Bezug auf Qualität sowie Effizienz führt.

Weiterhin unterstützt die automatisierte Vertragsprüfung in der Pre-Signing-Phase, wenn die Verträge mit einer Gegenpartei verhandelt werden. Innerhalb von Sekunden liefert die AI relevante Vertragsprüfungs-Ergebnisse und weist auf die kritischen Stellen im Vertrag hin, sodass die Verträge entsprechend der Unternehmensrichtlinien angepasst werden können.

Rechtsabteilungen leiden besonders oft unter Ressourcenknappheit und unterliegen dem Druck, effizienter und produktiver zu arbeiten. Dabei ist die Arbeitslast oft durch die manuelle Vertragsprüfung so hoch, dass für komplexe Rechtsfälle und individuelle Beratungen die Zeit fehlt. Selbst wenn die Prüfung von langjährig berufserfahrenen Unternehmensjurist:innen durchgeführt wird, dauert die durchschnittliche Vertragsdurchlaufzeit oft bis zu zwei Wochen oder mehr. Die automatisierte Vertragsprüfung hilft in diesem Fall und erlaubt es, dass Jurist:innen Verträge innerhalb von kürzester Zeit zuverlässig und korrekt prüfen.

Viel repetitive Arbeit begünstigt Fehler. Bei der Vertragsprüfung begangene Fehler bergen ein hohes Unternehmensrisiko, beispielsweise aufgrund von Haftungsklauseln. Die automatisierte Vertragsprüfung sorgt für eine deutliche Reduktion dieser Risiken, die aufgrund von Flüchtigkeitsfehlern oder nicht ordentlich geprüften Verträgen entstehen.

Sollten eine oder mehrere der genannten Kriterien auf Ihr Unternehmen zutreffen, macht es Sinn, über eine Investition in die automatisierte Vertragsprüfung nachzudenken. Die KI-gestützte Software hilft dabei, Ihren Workflow zu optimieren, Risiken zu minimieren, langfristig Kosten einzusparen sowie wertvolle Ressourcen wertschöpfender einzusetzen.

Zahlen, Daten und Fakten zur automatisierten Vertragsprüfung

Die Vorteile einer automatisierten Vertragsprüfung lassen sich auch in messbaren Prozentsätzen ausdrücken. Nachfolgend sehen Sie eine kurze Auflistung dieser Daten:

• Beschleunigung der Vertragsprüfungsprozesse um bis zu 80 %

• Einwandfreie Vertragsprüfungen mit bis zu 90 % weniger Fehlern

• Verkürzung der Durchlaufszeit von Verträgen um bis zu 85

• Geringere Haftungsrisiken (alle Verträge können geprüft werden)

• Schnellerer Abschluss von Geschäften (bis zu 80 %)

• Objektive und standardisierte Vertragsprüfungen

• Mehr Zeit, die in wertschöpfende Arbeiten wie Rechtsberatung investiert werden kann

Fazit: Automatisierte Vertragsprüfung - die Zukunft der Rechtsabteilung? 

Abschliessend lässt sich festhalten, dass gerade die Automatisierung des Vertragsprüfungsprozesses sehr gut dazu geeignet ist, Technologie-Kompetenzen in der Rechtsabteilung aufzubauen. Es ist ein einfacher, erster Prozess, der von der Digitalisierung profitiert. Zudem werden durch die automatisierte Vertragsprüfung nicht nur Verhandlungsprozesse mit Vertragspartnern beschleunigt. Gleichzeitig werden Risiken minimiert, eine gründlichere Arbeit ermöglicht, Unternehmensstandards automatisch eingehalten und Rechtskosten langfristig reduziert. Die gewonnen zusätzlichen Kapazitäten in Form von mehreren hundert Arbeitsstunden pro Jahr können wiederum für zusätzliche Rechtsberatungen oder für andere Rechtsgebiete genutzt werden.

Die Handhabung der automatisierten Vertragsprüfung fällt auch Fachabteilungen leicht – Schritt für Schritt werden Fachbereichsmitarbeitende durch den gesamten Prüfungsprozess geführt. Die Prüfung von Verträgen direkt vom Fachbereich beschleunigt die Durchlaufszeit eines Vertrags und entlastet die Rechtsabteilung. Die Effizienzgewinne sind überzeugend, sodass die Fachbereiche die neue Technologie begrüssen. Zudem minimiert die Standardisierung des Vertragsprüfungsprozesses Risiken – fielen vorher Verträge durch das Prüfungsraster, ist dies jetzt kaum mehr möglich.

Die Entlastung der Rechtsabteilung schafft freie Kapazitäten, um das Unternehmen in wichtigen rechtlichen Fragen strategisch zu beraten. Die Standardisierung ermöglicht zudem eine effizientere interne Kollaboration zwischen Fach- und Rechtsabteilungen. Somit kann die Nutzung der automatisierten Vertragsprüfung im dynamischen Wettbewerb, mit einhergehendem hohen Kostendruck für Unternehmen, zu einem echten Wettbewerbsvorteil führen.

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