Höhere Anforderungen, schnelles Tempo und mehr Risiken - die Herausforderungen der Rechtsabteilung steigen mit den wachsenden wirtschaftlichen und regulatorischen Ansprüchen an ihre Unternehmen. Die Rolle von Legal Teams entwickelt sich konstant weiter und die Erwartungen an ihre Mitarbeit bei rechtlichen Fragestellungen, aber auch an ihre Unterstützung bei operativen Abläufen steigen.
Das bleibt nicht ohne Folgen. Ein Fokus von Legal Teams liegt deswegen auf der Optimierung von rechtlichen Prozessen und der Einführung von Legal Technology. Aber was sind die Herausforderungen, vor denen die Rechtsabteilung steht? Und wie lassen sie sich meistern?
Warum steht die Rechtsabteilung vor Herausforderungen?
Begrenztes Budget, mangelnde Ressourcen und steigende Vertragsprüfungsvolumen - die Rechtsabteilung wird zudem von steigenden regulatorischen Ansprüchen im Unternehmen schnell überlastet. Die Rechtslandschaft befindet sich im stetigen Wandel: Seit Covid19 hat sich die Arbeitsgesetzgebung verändert, Datenschutz und -verwaltung werden neu justiert und die Bedeutung von Compliance-Themen wächst in Unternehmen.
Eine steigende Anzahl von Verträgen und die wachsende Komplexität ihrer Betreuung fordern ein hohes Arbeitsaufkommen in Legal Teams. Mit sich verändernden Geschäftsmodellen und Regularien erhöht sich der Aufwand der Erstellung, Prüfung, Verhandlung und Betreuung von Verträgen. Die Anforderungen an inhaltliche Transparenz und Verfügbarkeit von Daten und juristischem Wissen steigen.
Während die Anforderungen an die Rechtsabteilung und Unternehmen wachsen, mangelt es an verfügbaren Ressourcen, die die Aufträge bearbeiten und Herausforderungen bewältigen. Die manuelle Bearbeitung von Verträgen kostet Zeit - und mit jedem Tag, den die Bearbeitung braucht, verstreichen Chancen durch verlorene oder zu spät abgeschlossene Vertragsabschlüsse. Je schneller Verträge also bearbeitet werden, desto mehr wertvolle Zeit wird für strategisch wichtige Aufgaben gewonnen.
Bottleneck Vertragsprüfung
Die Rechtsabteilung ist die juristische Beratung des Unternehmens - Sie begleitet strategische Entscheidungen, sorgt dafür, dass Gesetze und Richtlinien eingehalten werden und schließt Haftungsrisiken aus. Häufig stehen für die Aufgaben der Rechtsabteilung, inklusive der Bearbeitung von Verträgen, nur wenige Experten zur Verfügung.
Dabei dauert allein die Vertragsprüfung im Durchschnitt 24 Stunden - und kostet rund 800 Euro. Bei Hunderten von zu bearbeitenden Verträgen im Monat bleiben andere Aufgaben schnell liegen. Wenn dann noch verschiedene Fachabteilungen in die Vertragsprüfung involviert sind, verzögert sich gerade in dieser Phase der Prozess. Die Vertragsprüfung wird zum Bottleneck des Unternehmens.
Wie alle Marktakteure stehen auch wir unter einem enormen Kostendruck. Wir können gar nicht so viele Leute einstellen, wie wir für unsere Vertragsprüfung eigentlich bräuchten. Da kommt es in unserer zentralen Rechtsabteilung schon einmal zu Engpässen.
Norbert Knapp, Publicis Group Germany
5 Herausforderungen bei der Vertragsprüfung
-
Fehlende Kapazitäten
Freie Ressourcen sind in der Rechtsabteilung Mangelware. Zusätzlich werden ihre Kapazitäten häufig mit administrativen und repetitiven Aufgaben belegt. Die Arbeitsbelastung von Mitarbeiter:innen der Rechtsabteilung wächst, während Aufträge sich stauen. So wird die Rechtsabteilung schnell zum Bottleneck des Unternehmens. -
Höhere Komplexität
Nicht jeder Vertrag braucht das gleiche Maß an Betreuung - Mit einer steigenden Anzahl von Verträgen, neuen Geschäftsmodellen und regulatorischen Anforderungen wird aber auch die Betreuung von neuen und Bestandsverträgen zu einer komplexen Herausforderung. Das erhöht den Aufwand der Vertragsprüfung und kostet Zeit. So werden Zeitmanagement und effiziente Unterstützung in der Vertragsbetreuung zu wichtigen Faktoren, um komplexe Herausforderungen zu meistern. -
Digitalisierungs- und Kostendruck
Die Margen werden aufgrund eines hoch kompetitiven Marktes immer kleiner. Es kommen immer neue Anbieter auf den Markt. Das setzt Unternehmen und auch die Rechtsabteilung unter Kostendruck. Die Digitalisierung von Prozessen zur Effizienzsteigerung findet in jeder Abteilung statt. Auch in der Rechtsabteilung starten jetzt Digitalisierungsinitiativen mit Fokus auf teure, langwierige Prozesse wie bspw. die Vertragsprüfung. -
Qualitätssicherung
Mit manuellen Mitteln ist die Einhaltung der Qualität mit hohem Aufwand verbunden. Die Rechtsabteilung muss beispielsweise Verträge auf ihre Rechtskonformität und mögliche Risiken prüfen, jede Klausel einzeln lesen und auf ihre Zulässigkeit untersuchen. Die Vertragsprüfung ist so abhängig von individueller Bearbeitung, während die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien immer anspruchsvoller wird und die Compliance an Bedeutung gewinnt. Legal Tech Anwendungen standardisieren rechtliche Vorgaben und sichern so die Qualität der Vertragsbearbeitung. -
Repetitive Arbeiten
Rechtsabteilungen werden schnell von repetitiven Arbeiten überlastet. 7 von 10 Anfragen an Legal Teams sind mit wiederkehrenden, hochstandardisierten Verträgen verbunden. Das ist ermüdend und kostet Zeit. Da bleiben nur wenige Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben. Repetitive Arbeit verlangsamt die Geschwindigkeit ihrer Bearbeitung und birgt Risiken durch menschliche Fehler.
Sie kennen sich aus mit den Herausforderungen der Rechtsabteilung, aber wissen noch nicht, wie sie zu meistern sind? Keine Sorge, wir haben die besten Legal Tech Lösungen für Sie zusammengestellt. Lassen Sie sich inspirieren!
Wie lassen sich die Herausforderungen der Rechtsabteilung meistern?
Die Überlastung von Legal Teams führt schnell zu einer Verzögerung der Prozesse in allen Unternehmensbereichen. Die Optimierung von Prozessabläufen im Legal Bereich und das Meistern der Herausforderungen der Rechtsabteilung ist deswegen für das ganze Unternehmen eine Bereicherung.
Legal Tech für mehr Effizienz
Die Herausforderungen der Rechtsabteilung basieren vor allem auf drei Faktoren: Wenig Ressourcen, wachsende Anforderungen und die Überlastung des Legal Teams durch repetitive Arbeiten.
Damit das nicht so bleibt, gibt es passgenaue Legal Tech Lösungen, die in unterschiedlichen Phasen des Vertragslebenszyklus zum Einsatz kommen oder den vollständigen Bearbeitungsprozess unterstützen. Digital. So können Ressourcen entlastet, Anforderungen und Wissen zentralisiert und repetitive Aufgaben minimiert werden.
Softwarelösungen für die Dokumenterstellung und automatisierte Vertragsprüfung unterstützen Sie in der Pre-Signing Phase. Andere Anbieter bieten Lösungen für die Unterzeichnung von Verträgen an. Und auch für die Analyse des Vertrags in der Post-Signing Phase gibt es innovative Unterstützung auf dem Legal Tech Markt.
Um Legal Teams wirklich unterstützen zu können, nutzen einige Legal Tech-Anwendungen Künstliche Intelligenz (AI). Während der Vertragsprüfung können mit der Hilfe von AI beispielsweise juristische Konzepte und Formulierungen “gelesen”, erkannt und auf ihre Zulässigkeit geprüft werden. Unternehmensrichtlinien werden dazu digital hinterlegt. Unternehmensvorgaben werden mit den Vertragsinhalten abgeglichen und vertragliche Unstimmigkeiten können automatisiert markiert und korrigiert werden.
Legal Tech Lösungen beschleunigen Prozesse, entlasten Rechtsabteilungen und erleichtern ermüdende Arbeit. Die passende Lösung ist eine große Hilfe bei der Optimierung der rechtlichen Prozesse und sichert gleichzeitig die Qualität der Vertragsbearbeitung. So ermöglichen innovative Lösungen zuverlässige Deals für Sales und es bleibt mehr Zeit für konstruktive Kommunikation und wertschöpfende Aufgaben.
Key Takeaways
Um die Herausforderungen der Rechtsabteilung möglichst effizient zu meistern, bieten Legal Tech Lösungen eine zuverlässige Unterstützung an. Mit ihrer Hilfe können interne Prozessabläufe optimiert und Vertragsabschlüsse beschleunigt werden. Aber nicht nur Schnelligkeit ist ein Vorteil von digitalen Lösungen in der Rechtsabteilung - Die Standardisierung der Vertragsbearbeitung erleichtert Legal Teams vor allem mühsame Arbeit und schafft Zeit für wertschöpfende Aufgaben.