Künstliche Intelligenz beschleunigt die Vertragsprüfung: Arvato Bertelsmann führt die KI von Legartis in und außerhalb der Rechtsabteilung ein. Warum diese Zusammenarbeit schnell erfolgreich war und wie sich KI ganz einfach umsetzen lässt, erfahren Sie im Interview mit Dr. Marc Hansmann.
In welcher Situation bei Arvato habt ihr euch dazu entschieden, eine Legal Tech-Lösung einzuführen?
Vor der Einführung einer Legal Tech-Lösung hatten wir eine klassische Bottleneck-Situation in der Vertragsprüfung. Das lag vor allem daran, dass nur einige wenige Experten DPAs prüfen konnten und das meistens unter großem Zeitdruck. Das hat schnell zu Verzögerungen im Prozess geführt. Wir wollten den Vertragsprüfungsprozess auf weniger erfahrene Kolleg:innen ausweiten und eine Möglichkeit finden, einen vergleichsweise standardisierten Vertrag wie einen DPA auch außerhalb der klassischen Rechtsabteilung prüfen zu lassen.
Was war das Ergebnis eurer Überlegungen, wie seid ihr zum konkreten Handlungsbedarf gekommen?
Unser Ansatz war, die initiale Vertragsprüfung zu verkürzen. Die ist aufwändig und dauert relativ lange, weil ich mich in ein 20- bis 40-Seiten Dokument eindenken muss. Das erste Lesen, Verstehen und Kommentieren wollten wir in die Hände einer Software geben. Die Jurist:innen haben dann im zweiten Schritt den kommentierten Vertrag vorliegen und können sich auf die kritischen Punkte stürzen. Sie haben nicht mehr den Aufwand 40 Seiten von A bis Z durchzulesen, zu diskutieren und an Einkäufer:innen oder Kundenmanager:innen zurückzugeben. Also haben wir gedacht: Könnte man das, da es repetitiv ist, weil es ja auch einen gewissen Standard im Unternehmen geben soll, nicht automatisieren?
Hattet ihr bei Arvato eine klare Vorstellung und ein Zielbild von der richtigen Lösung für euch?
Für uns waren drei Aspekte für den Erfolg der Lösung ausschlaggebend. Eine Vertragsprüfung bei einem Datenschutzvertrag dauert etwa 45 bis 60 Minuten. Unser Ziel war es, diese Zeit zu reduzieren. Die Software schafft die erste Prüfung in etwa sieben Sekunden, aber ich muss natürlich noch einmal drüber schauen.
Der zweite Aspekt war die Frage, ob wir die Prüfung mit der Legal Software auch an Nichtjurist:innen geben können. Jurist:innen werden durch die Software schneller, aber ich möchte sie auch vollständig entlasten können. Unsere Vorstellung war, dass jeder mit der Software arbeiten kann, ohne eine ergänzende Excel Checkliste zu benötigen und trotzdem nach allen Unternehmensstandards zu arbeiten.
Als drittes wollten wir einen einheitlichen Standard bei der Prüfung sichern: Kann die Software bei gleichbleibender Qualität für eine Standardisierung sorgen?
Unsere Ziele waren also Zeitreduktion, Standardisierung, Erweiterung der User und Verringerung der Arbeitsbelastung.
Welche Faktoren waren für Arvato am Ende entscheidend?
Wir wollten vor allem mehr Personen befähigen, Verträge zu prüfen. Eine technologische Lösung sollte also sehr intuitiv sein und keinen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Legartis bietet genau so eine intuitive Nutzung und als Add-In in Word können unsere Nutzer:innen in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten. Die Hürden sind extrem niedrig. Das ist quasi ein Klick und dann bin ich in der Prüfung. Ich muss also niemandem ein Tool beibringen, sondern kann direkt in der Lösung arbeiten.
Ausschlaggebend war dann aber vor allem die fachliche Qualität. Ihr seid bei Legartis selbst großteils Juristen. Wir trauen Legartis zu, dass dort eine Software entwickelt wird, die wir weitergeben können. Wir empowern damit User, ohne dass wir noch einmal über die Schulter schauen müssen. Das waren die zwei wichtigsten Punkte: intuitive Nutzung in Word und fachliche Qualität. Und ein Stück weit haben wir uns auch auf die Empfehlung von Allen & Overy verlassen.
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Wie habt ihr die Einführung der Contract Review Software nach der Entscheidung umgesetzt?
In der Umsetzung dieses Projekts war erst einmal wichtig, dass alle Stakeholder abgeholt werden. Das ist ein Management, das sind die Teams, die Legal Teams, aber auch diejenigen außerhalb der Legal Teams, die wir ermächtigen wollen, DPAs zu prüfen. Deswegen haben wir schon einmal manuell geprüfte Verträge noch einmal durch die Software laufen lassen und festgestellt, dass sie zu den gleichen Ergebnissen kommt. Durch diese Übung haben wir für uns selbst das Zutrauen gefunden und gemerkt, dass die KI auch auf Seite 60 des Vertrags noch hellwach ist und Dinge findet, bei denen der Mensch nachlässig wird.
Was sind die Auswirkungen der Nutzung von Legartis bei euch intern?
In einem Wort: Wir sind effizienter geworden. Ich muss den Vertrag nicht mehr von A bis Z lesen, sondern kann mich von der Legal AI leiten lassen und kann mir gleich kritische Klauseln ansehen. Wir sind bei der initialen Prüfung, egal wer sie durchführt, schneller geworden.
Die Anwendung ist außerdem sehr, sehr intuitiv. Das Add-In nimmt einen an die Hand und sagt Usern Punkt für Punkt, was sie machen müssen. Man braucht wenig bis keine fachlichen Vorkenntnisse, um einen Vertrag zu prüfen. In Zahlen heißt das: Statt zwei, drei Mitarbeitenden, die vorher bei uns DPAs zentral geprüft haben, haben wir aktuell sieben User, die in dem Tool Verträge prüfen. Wir konnten die Anzahl der Menschen, die DPAs prüfen können, deutlich erweitern.
Schwieriger zu qualifizieren, weil man etwas qualifizieren müsste, was nicht eintritt, ist natürlich das Thema der Risiken. Wir haben unsere Unternehmensrichtlinien in Contract Playbooks hinterlegt. So haben wir mit der Software Risiken reduziert, weil wir mit den Contract Playbooks ein Stück weit eine Standardisierung sicherstellen. Die sieben User, also vier zusätzliche User, prüfen nun auf jeden Fall im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien. Die übersehen nichts, die vergessen nichts, weil sie durch das Playbook und durch die KI geführt werden und im Zweifel auch angeben müssten: «Warum weiche ich an einer Stelle ab?»
Verändert die Einführung von Legal Tech euch auch in der Wahrnehmung nach außen?
Ja, ein Aspekt, den wir noch gar nicht genannt haben: Die Rechtsabteilung steht sehr selten im Verdacht, besonders progressiv und innovativ und digital zu sein. Wir können mit dem Einsatz einer Legal Tech-Lösung als Arbeitgebermarke tatsächlich nochmal ganz anders punkten. Das ist ein positiver Nebeneffekt. Wir merken das vor allem in Gesprächen mit Kandidaten, aber auch bei den aktuellen Mitarbeitern. Die Arbeit mit einer KI lässt aufhorchen.
Gibt es noch weitere quantitative Ergebnisse, die ihr in der Prüfung oder in der Rechtsabteilung erreicht habt?
Wir können nicht ab sofort drei Juristen einsparen, so lässt sich der Use Case nicht rechnen. Aber quantitativ kann man die Ergebnisse sehr gut an der Bearbeitungszeit festmachen: Von 45 bis 60 Minuten in der Bearbeitung eines DPAs habe ich die Zeit mit Legartis für die initiale Prüfung auf 10 Minuten reduziert. Die KI ist in wenigen Sekunden fertig, aber ich muss mir die Klauseln natürlich noch einmal anschauen und mir Gedanken zu den Vorschlägen der KI machen. Aber nach 10 Minuten habe ich den Vertrag durch kommentiert. Den Effekt bemerke ich vor allem, weil Zeit übrig bleibt, in der ich mich um Themen kümmern kann, die wirklich kritisch sind.
Noch ein Thema: Ich gewinne 100 Prozent Ressourcen, weil ich die Userbasis für die Vertragsprüfung erweitern kann. Ich kann Mitarbeiter:innen, die schon im Unternehmen sind, in die Lage versetzen, mit wenig Aufwand die Initialprüfung durchzuführen. Im Unternehmen ist das eine deutliche Zeitersparnis, einfach schnell zu sein, agil zu sein, nicht Prozesse zu bremsen, was vorher vielleicht der Fall war, weil man dann sagt: Jetzt müssen jetzt die Jurist:innen erst mal Zeit haben, sich die 60 Seiten durchlesen. Da sind wir einfach deutlich agiler.
Vielen Dank für das Nennen dieser konkreten Zahlen. In aller Kürze: Was sind Deine Key Takeaways aus der bisherigen Zusammenarbeit?
Wir müssen bei der Einführung von KI alle Beteiligten mitnehmen. Mit einer KI zu arbeiten, ist heute noch nicht überall üblich. Wir müssen die Menschen emotional abholen. Das Technische ist nicht das Problem. Aber wir müssen die User Vertrauen in die KI aufbauen lassen, bis sie sich ein Stück weit auf die Software verlassen. Das braucht Zeit und darf nicht unterschätzt werden.
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Das Interview wurde im Webinar mit Arvato Bertelsmann und Allen & Overy am 17.11.2022 mündlich geführt.