Rechtsabteilungen in Unternehmen haben es schwer: Der Aufgabenberg wächst stetig an, während die rechtlichen Herausforderungen immer komplexer werden. Diese Entwicklungen erfordern vom Legal Team oft mehr Kapazitäten, als zur Verfügung stehen. Überlastete und frustrierte Mitarbeiter:innen sind die Folge.
Doch weil die Human Ressources nicht unbegrenzt erweitert werden können – Stichworte Kosten und Fachkräftemangel – greifen viele zu technologischer Unterstützung: Eine Software für die Rechtsabteilung stellt eine elegante Lösung dar!
Das Problem: Es gibt unzählige Varianten von Legal Software auf dem Markt und nicht jede davon ist wirklich für den Einsatz in der Rechtsabteilung geeignet. So stehen Sie schnell vor der Frage: Was muss eine Legal Software in Ihrer Rechtsabteilung eigentlich leisten?
Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen und die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden, haben wir Ihnen die wichtigsten Faktoren zusammengefasst. Wir helfen Ihnen, sich in dieser schwierigen Lage zurechtzufinden. In diesem Beitrag untersuchen wir
- ob Sie Ihre Legal Software kaufen oder selbst entwickeln sollten,
- was eine gute Software für die Rechtsabteilung ausmacht,
- welche Herausforderungen Software-Einführungen häufig mit sich bringen und
- warum Sie sich für den Kauf einer Legal Software besser an einen Spezialanbieter wenden sollten.
Wo wird Software in der Rechtsabteilung eingesetzt?
Zu Beginn des Projekts „Software für die Rechtsabteilung“ stehen einige essenzielle Vorüberlegungen. Die vielleicht wichtigste: Welches Problem möchten Sie mit der Software lösen? Ihre Antwort auf diese Frage zeigt Ihnen das zukünftige Einsatzgebiet der Software auf. Grundsätzlich kann Software in allen Tätigkeitsfeldern der Rechtsabteilung zur Anwendung kommen. Dazu zählen:
Matter Management: Im Legal Team sammeln sich physische wie digitale Ordner voller Mandanten- und Fall-Informationen. Software erleichtert die grundlegende Verwaltung von Rechtsprojekten.
Vertragsmanagement: Alle Stadien des Contract Lifecycles und damit verbundene manuelle Vertragsprozesse lassen sich mit sogenannter Contract Software automatisieren.
Kollaboration: Sei es bei der internen Abstimmung, der Terminfindung mit einem Mandanten oder der gemeinsamen Durchsicht eines Dokuments – Software verbessert die kollaborative Zusammenarbeit in der Rechtsabteilung.
E-Discovery: Jurist:innen durchsuchen bei der E-Discovery grosse Mengen an Daten nach relevanten Informationen oder Beweisen. Legal Software ist prädestiniert für das Auffinden von digital gespeicherten Daten.
Legal Operations: Mit der richtigen Software transformiert sich die Rechtsabteilung zum vorausschauenden betriebswirtschaftlichen Partner für die Unternehmensführung.
Legal Software gesucht? Stellen Sie sich zuerst diese Fragen
Sie möchten Legal Software in Ihrem Unternehmen einsetzen. Das ist hervorragend! Doch bevor Sie das erste Mal die Benutzeroberfläche Ihrer brandneuen und hoffentlich positiv disruptiven Software aufrufen können, haben Sie noch eine Menge Arbeit vor sich.
Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Ihre „Hausaufgaben“ im Vorfeld gewissenhaft erledigen. Sonst stehen Sie am Ende Ihres Projekts mit einer Software da, die Ihnen nichts bringt ausser einem großen Stapel Rechnungen. Eine teure und unnötige Lektion!
Starten wir mit einer Reihe von essenziellen Fragen, auf die Ihr Legal Departments gute Antworten finden sollte:
- Welches Problem soll die Legal Software lösen?
- Was ist der aktuelle manuelle Prozess, um das Problem zu lösen?
- Was sind unsere Anforderungen an eine Technologie, die diesen manuellen Prozess ersetzt?
- Gibt es eine solche Technologie bereits auf dem Markt? Welche Optionen für einen Kauf haben wir?
- Sind wir in der Lage, eine passende Technologie selbst zu entwickeln?
- Wer muss in diese Entscheidung involviert werden?
Ihre Antworten dürften Ihnen schon ein grosses Plus an Klarheit gebracht haben. Sie wissen nun so exakt wie möglich, was Sie brauchen. Sie kennen Ihre verfügbaren Ressourcen und haben den Markt sondiert.
An dieser Stelle kann es sein, dass Ihre Entscheidung zwischen Einkauf oder Eigenentwicklung von Legal Software bereits auf der Hand liegt. Etwa, weil es die Lösung, die Sie benötigen, noch nicht gibt. Oder weil Sie feststellen, dass Sie nicht über die Fähigkeiten verfügen, selbst ein Legal AI Programm zu entwickeln.
Wenn weiterhin beide Optionen zur Wahl stehen, wägen wir als nächstes die ausschlaggebenden Faktoren gegeneinander ab.
Legal Software – Make or Buy: Diese Faktoren sollten Sie bedenken
Wenn Sie darüber nachdenken, ob Sie Legal Software für Ihren Bedarf kaufen oder selbst programmieren, ist eines wichtig: Versuchen Sie, das gesamte Projekt zu überblicken. Bei Ihrem Legal Software-Projekt gibt es zwei grosse Bereiche:
- Erstmalige Entwicklung bzw. Implementierung
- Betrieb im laufenden Geschäft: Wartung und Weiterentwicklung
Viele Unternehmen sehen nur den erstmaligen Aufwand und blenden das laufende Geschäft aus. Das kann zu fatalen Fehleinschätzungen führen.
Schließlich bleibt die sogenannte Maintenance so lange auf Ihrer Agenda, wie Sie Ihre Legal Software nutzen – wir sprechen hier von einem Zeitraum von mehreren Jahren. Das bedeutet deutlich mehr Aufwand, als es zunächst scheint.
Wenn wir nun über Kosten, Ressourcen und Risiken sprechen, müssen wir beide Bereiche – die erste Anstrengung und die nötigen kontinuierlichen Arbeiten – in die Überlegungen einbeziehen.
Kosten des Legal Software-Projekts
Eigenentwicklungen können sehr teuer werden. Hinzukommt: Niemand weiss vorher genau, welche Kosten anfallen. Treten später Fehler bei der Legal Software auf oder möchten Sie neue Funktionen ergänzen, kommen weitere Ausgaben auf Sie zu. Auch für die Aufrechterhaltung des Betriebs müssen Sie Administrator:innen oder Informationstechniker:innen bezahlen.
Welche Löcher der Kauf einer Legal Software in Ihr Budget reisst, hängt natürlich von der jeweiligen Lösung ab. Hier gibt es eine breite Spanne von günstigeren Standardlösungen bis hin zu innovativen Best-in-Breed-Lösungen. Meist beinhaltet der Vertrag bereits die Wartung und Weiterentwicklung der Software in der Zukunft.
Bedarf an zeitlichen und personellen Ressourcen
Wollen Sie Ihre Legal Software selbst bauen, müssen Sie dafür großzügig Ressourcen bereitstellen:
- Vermutlich stellt die Entwicklung von Legal Software nicht Ihr Kerngeschäft dar. Alle damit verbundenen Aufgaben fallen damit nicht in den Kompetenzbereich Ihres Unternehmens. Benötigtes Personal muss erst angestellt werden, Tools beschafft und Abläufe etabliert werden.
- Für Ihr Unternehmen ist die Softwareentwicklung neu: Daher dauert alles länger und ist mehr Aufwand. Die Lernkurve wird zu Beginn eher flach sein. Bringen Sie Geduld und Zeit mit.
- Bei Eigenentwicklungen dürfen Sie jeden Fehler selbst machen, jeden Test selbst durchführen. Das braucht Zeit und Personal.
Der Kauf von Legal Software ist in der Regel weit weniger ressourcenintensiv als die Eigenentwicklung. Verkaufsbereite Legal Software ist fertig entwickelt und vielfach erprobt. Sie können davon ausgehen, dass diese ohne viel Aufwand funktioniert.
Natürlich dauert es dennoch seine Zeit, bis Sie das neue Programm in Ihre Arbeitsabläufe integriert haben. Auch die Mitarbeiter wollen abgeholt und geschult werden. Für die Steuerung der Implementierung reichen jedoch meistens 1 bis 2 Projektverantwortliche. Die fortlaufenden Aufgaben im Geschäft übernimmt in vielen Fällen der Anbieter.
Funktionsumfang
In puncto Funktionsumfang hat die Eigenentwicklung von Legal Software die Nase vorne: Eigene Software kann genau auf Ihren Bedarf zugeschnitten werden. Sie brauchen eine spezielle Lösung und können keine Kompromisse eingehen? Hier bekommen Sie genau das.
Standard-Branchenlösungen stehen jedoch kaum nach. Natürlich erfüllen sie nicht jeden Wunsch, im Durchschnitt überraschen die Lösungen jedoch mit ihrer Anpassungsfähigkeit. Nachfragen beim Anbieter lohnt sich!
Geschäftliches Risiko
Ein gewisses Risiko müssen Sie bei jeder Variante übernehmen. Jedoch ist das Risiko bei der Eigenentwicklung von Legal Software meist höher, weil Sie es komplett selbst tragen müssen. Was alles auf Sie zukommt, bis Sie die fertige Lösung in den Händen halten, lässt sich unmöglich sagen: Das Risiko ist nur schwer zu kalkulieren. Daher ist eine generell hohe Risikobereitschaft bei Eigenentwicklungen Voraussetzung.
Wenn Sie eine Lösung kaufen, haben Sie je nach Vereinbarung Ansprüche. Etwa auf Reparatur, wenn etwas nicht wie versprochen läuft. Oder auf Ersatz, wenn ein Schaden entsteht. Das minimiert Ihr geschäftliches Risiko.
Was bleibt, ist das Risiko, dass Sie sich für die falsche Lösung entscheiden, die Ihnen keinen wirklichen Vorteil bringt. Hier hilft nur umfassende Information vor dem Kauf und die Nutzung von entsprechenden Legal Tech Guides.
Qualitätssicherung
Als Entwickler sind Sie allein dafür verantwortlich, dass Ihre Legal Software stabil und zuverlässig arbeitet. Unterschätzen Sie nicht, welchen Aufwand die Qualitätssicherung zu Beginn und im laufenden Betrieb bedeutet.
Als Kunde eines Legal Software-Anbieters hingegen dürfen Sie sich grösstenteils zurücklehnen und andere die anfallende Arbeit machen lassen. Für die Qualitätssicherung ist nämlich Ihr Vertragspartner zuständig.
Der Einkauf von Legal Software ist fast immer die bessere Wahl
Unternehmen sollten genau abwägen, ob sich der Aufwand einer Eigenentwicklung lohnt. Sind Sie bereit, das Risiko zu tragen und über eine unvorhersehbare Zeitspanne in Ihre Entwicklung zu investieren, ohne Garantie auf einen zufriedenstellenden Ausgang? Oft heisst die Antwort: Nein.
In den meisten Fällen macht für Legal Teams eine Best-in-Breed-Lösung wie beispielsweise die automatisierte Vertragsprüfung von Legartis mehr Sinn. Der Fokus bleibt auf Ihrer Kernkompetenz, während Sie für alle Fragen rund um die Legal Software einen kompetenten Ansprechpartner haben.
5 Gründe, warum Sie Legal Tech Software besser einkaufen als selbst entwickeln sollten
- Schnelle Implementierung
- Erprobte Funktionalität
- Kalkulierbare Kosten
- Zeit und Raum für Ihr Kerngeschäft und Sales
- Verfügbarer Ansprechpartner bei Problemen
Das muss Software für die Rechtsabteilung können
Nachdem die Entscheidung zwischen “make or buy” gefallen ist, sollten Sie festlegen, welche Leistungen Ihre Software in der Rechtsabteilung mitbringen sollte.
Das Leistungsspektrum der Legal Software wird von ihrem Einsatzgebiet bestimmt. Doch jenseits konkreter Features gibt es einige Eigenschaften, die jede Software für die Rechtsabteilung haben sollte.
Checkliste: Legal Software Kauf
Ist Ihre Software für die Rechtsabteilung…
- anpassungsfähig und skalierbar? Ihre Bedürfnisse werden sich ändern und das sollte die Software abbilden können.
- individualisierbar? Recht ist sehr unternehmensspezifisch. Mit einer Standardlösung werden Sie in keinem Fall glücklich.
- intuitiv bedienbar? Sie möchten schliesslich, dass Ihre Software Ressourcen freisetzt und nicht frisst.
- rasch einsatzbereit? Es fehlt oft an Zeit und Knowhow, um die Software selbst zu konfigurieren oder die Legal AI zu trainieren.
- auch für Nicht-Jurist:innen anwendbar? Immer mehr Non-Legals arbeiten in der Rechtsabteilung. Vor allem diese profitieren von einer verständlichen (!) Legal Software.
Die 3 häufigsten Herausforderungen mit Software in der Rechtsabteilung - und wie Sie sie bewältigen
Die Implementierung von Legal Tech, wie Software für die Rechtsabteilung auch genannt wird, ist ein komplexer Prozess – der in der Praxis einige Stolperfallen bereithält.
Legal Tech beschleunigt interne Prozesse. Die Implementierung sollte jedoch gut geplant werden, damit sich neue Routinen etablieren können und ihre Vorteile nach einer Eingewöhnungsphase zeigen. Hier brauchen Sie vor allem eines: Geduld.
Neben diesen vorübergehenden Erscheinungen können aber auch schwerwiegendere Probleme auftauchen, deren Wurzel entweder bereits in der Auswahl der Software, bei der späteren Einführung oder im weiteren Verlauf der Nutzung liegen. Wir stellen die drei häufigsten vor und geben Hinweise, wie Sie sie vermeiden:
Akzeptanz der User:innen
Stellen Sie sich vor, Sie beschaffen eine Software – und niemand will sie verwenden! Der GAU für IT-Manager:innen, der häufiger vorkommt, als man meint. Die Ursachen für diese Misere sind mannigfaltig und reichen von mangelhafter Kommunikation und fehlender Schulung bis hin zu einer (zu) komplizierten Anwendung der Lösung im Arbeitsalltag.
In jedem Fall liegt hinter der Ablehnung der Mitarbeitenden selten reine Ignoranz oder Technologiefeindlichkeit, sondern eine ganz einfache Rechnung: Erledige ich die Arbeit schneller und angenehmer mit oder ohne der neuen Software? Fällt die Antwort negativ aus, ist die Legal Software logischerweise schnell vom Tisch.
3 Tipps für mehr Akzeptanz der Software im Legal Team:
- Legen Sie die Software vor dem Erwerb ausgewählten Test-User:innen vor. So stellen Sie sicher, dass die Anwendung intuitiv und hilfreich ist.
- Betten Sie Kauf und Einführung der Software in einen gut organisierten Change-Prozess ein, der auch Schulungen vorsieht.
- Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter:innen von Anfang an mit in die Entscheidungsfindung ein.
Return on Invest
Ihre Software funktioniert einwandfrei und wird gut vom Team angenommen. Aber leider bleiben der erwartete Effekt beziehungsweise die anvisierten Einsparungen auch nach einigen Monaten aus? Das ist bitter, denn Software für die Rechtsabteilung soll weder Selbstzweck noch „digitale Dekoration“ für Ihr Unternehmen sein. Der Return on Invest muss unterm Strich stimmen.
3 Tipps für einen zufriedenstellenden ROI:
- Checken Sie die Kompatibilität der neuen Lösung mit Ihren Systemen. Gibt es irgendwo Reibungsverluste? Optimieren Sie das Zusammenspiel.
- Nehmen Sie sich den gesamten Prozess vor, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren oder zu beheben. Denken Sie daran: Eine neue Software im alten (umständlichen) Prozess, das kann nicht funktionieren.
- Kaufen Sie nur Software, deren Nutzen bereits in der Demoversion klar ersichtlich wird.
Compliance
Jedes Unternehmen hat interne Compliance-Regeln definiert, die noch von allgemein geltendem Recht und Gesetz umschlossen werden. An diese muss sich selbstverständlich auch das Legal Team halten. Beim Einsatz von Software in der Rechtsabteilung kommt es allerdings gar nicht selten zu marginalen bis gravierenden Compliance-Verstössen, gerade was Datenschutz und Cyber-Security angeht.
3 Tipps für Compliance in der Rechtsabteilung:
- Diskutieren Sie Ihre Anforderungen vor dem Kauf mit dem Anbieter. So gibt es keine bösen Überraschungen.
- Erkundigen Sie sich beim Anbieter, ob sich die Software an individuelle Richtlinien anpassen lässt.
- Kontrollieren Sie engmaschig, ob die Software geltende bestehende Vorgaben einhält. Am besten von einem oder einer technisch geschulten Compliance-Mitarbeitenden oder einem externen Dienstleister.
Warum ist Legal Software wichtig?
In Technologie zu investieren, ist fast immer eine gute Idee. Denn die richtige Technologie an der passenden Stelle erhöht Ihre Produktivität, die Genauigkeit Ihrer Arbeit sowie die Geschwindigkeit, mit der Sie Ergebnisse generieren.
Das haben auch die meisten Rechtsabteilungen erkannt: Laut einer Gartner Studie aus dem Jahr 2021 werden Legal Teams bis 2025 immer mehr Geld für Legal Technology ausgeben. Wir stehen vor einer massiven technologischen Umwälzung im Legal-Bereich, von der wohl kein Legal Department ausgenommen bleibt.
Software in der Rechtsabteilung: Immer vom Experten
Der Kauf von Software erfordert eine sorgfältige Vorbereitung. Allerdings stossen Rechtsabteilungen allein hier schnell an ihre Grenzen. Ziehen Sie deshalb Anbieter in Betracht kommender Lösungen hinzu. Beratung lohnt sich!
Ein seriöser Anbieter hilft bei der Auswahl der richtigen Software, bei der Implementierung, Schulung und dem laufenden Betrieb. Er wird Ihnen ehrlich erklären, ob sein Produkt das richtige ist und kann einschätzen, ob es zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Dafür muss er die Herausforderungen der Rechtsabteilung kennen, weshalb Sie auf spezialisiertes Branchen-Knowhow achten und nur vom Experten kaufen sollten.
Legal Software: 3 Key Takeaways
- Legal Software ist für die ersten Schritte auf dem Weg zur digitalisierten Rechtsabteilung unerlässlich. Um zu entscheiden, ob das Budget am besten bei einer internen Entwicklung oder einem externen Anbieter aufgehoben ist, müssen Unternehmen eine detaillierte Analyse der eigenen Ressourcen und des Marktes durchführen.
- Ein Legal Software-Projekt bindet während und nach der Initial-Implementierung grosse Mengen an Ressourcen. Es stellt ein unberechenbares Vorhaben ausserhalb der eigenen Kompetenz-Zone dar. Nur besondere Umstände (etwa unumstössliche Anforderungen an den Funktionsumfang) rechtfertigen das Risiko einer Eigenentwicklung.
- Unternehmen sollten alle relevanten Faktoren gut abwägen und sich im Zweifel für eine bereits erprobte Best-in-Breed-Lösung entscheiden. Hier überwiegen die Vorteile und das Kosten-Nutzen-Verhältnis fällt meist positiv aus.
